在當今信息時代的背景下,檔案管理發生了巨大的變化,而檔案立法工作則相對滯后,現行的一些檔案法規已不能反映時代要求。政府在提供檔案服務方面,受一些基礎性的客觀條件約束,影響政府的政策選擇,導致了一些問題:一是經濟發展水平與檔案服務需求不能同步;二是國家財政能力與檔案工作需求之間存在脫節現象;三是政府投入的力度與公眾的需求不符。
我國檔案法規也存在著諸多不足。我國的檔案法規以《中華人民共和國檔案法》( 以下簡稱“《檔案法》”) 為核心,并包括若干檔案行政法規、規章。我國檔案法規大都制定時間早,修訂次數少,部分法律法規條款已顯滯后,沒有體現時代發展的需要,不能滿足新時期檔案工作的需求。首先,部分法規已不符合社會發展的需要。法律法規是用來規范人們社會生活的,任何法律法規的制定和實施必須適應時代發展的要求。自1996年至今, 中國社會經歷了飛速的發展,政治、經濟、文化等各方面有了巨大的變化,《檔案法》中部分條款已經過時。其他檔案法規中,也有相當一部分已不符合現實的需要,導致“有法難依”的現象。其次,是某些新領域、新情況、新問題沒有適用的法規,出現了無法可依的狀況。計算機技術的迅猛發展和辦公自動化平臺的廣泛應用,產生了大量的電子文件,這是一種有別于傳統檔案的全新的檔案形式。目前,關于電子文件的研究很多,大量研究成果已經問世。相對而言,在實際工作中,由于檔案法規在此處的缺位,檔案工作者在處理電子文件時,找不到一個統一的、長久的辦法,往往按照自己的判斷進行。最后,檔案法規圍繞檔案管理而制定,對開發和利用不夠重視,服務意識不足,主要體現在現行檔案法規在檔案信息資源利用方面還不完善。從檔案的生成、流轉、收集、立卷歸檔、資源利用等方面來看,現行檔案法規主要以服務為核心。
我國政府政策和法規在檔案管理方面的不足,在現階段應該引起足夠的重視。對政府而言,主要工作在于建立合理的制度安排,促使這項工作整體上達到
公平、正義。根據政府層級合理調整檔案專項資金的力度,特別是要加強專業機構和基層工作部門的財政能力。對于弱勢群體的檔案工作,可以采用結構性補貼的思路,設立固定資金和其他政策優惠,鼓勵弱勢群體和社會普通群眾參與檔案工作。
修訂和完善檔案法規是做好檔案管理工作的必要保證。一方面,要加強立法,填補法規空白,并針對某些已過時的條款進行必要的調整。如,應重視電子文件的立法建設,增加針對電子文件在信息時代收集、整理、鑒定、保管和利用的相關條目,避免無法可依,力求將其管理納入法制軌道,以適應文檔一體化和圖情檔一體化發展的需要。另一方面,不僅要注意保持法規的穩定性,還應注重一定的前瞻性和預測性。檔案法律、法規為規范檔案實踐而立,必然要隨著檔案實踐的變化而調整、廢止或重新制定,使立法適應檔案工作發展的實踐需要。針對我國現行檔案法規的結構、內容上存在的不足之處,應該在廣泛調研的基礎上,適時地修改過時條款,對現行檔案法規中的空白點給予補充和完善,對信息時代檔案工作實踐中的新生事物作出規定。盡可能對立法效果及未來可能出現的問題、可能發展的方向作出正確判斷,在預測性和前瞻性的指導下,發揮法律、法規的引導作用,保證立法的順利進行和健康發展。
檔案法規修訂要與其他法律法規的修訂完善相配合,注重系統性檔案的立法過程中,不僅要根據已有的檔案法律法規揚長避短,建立科學系統的檔案法規體系,而且,應吸取其他法律法規建設的有益方面,做到相互協調和相互補充。