談行政執法檔案的收集與整理

行政執法檔案是行政執法部門在行政執法活動中形成的、具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。行政執法檔案對行政部門科學管理、依法治理、避免糾紛、維護公民合法利益具有重要作用。行政執法檔案是行政執法部門的專業檔案，有別于一般的文書檔案。目前，檔案行政管理部門和行業管理部門尚未制定相應的管理辦法，有必要對行政執法檔案的收集和整理進行探討。

1 行政執法檔案的收集

1.1 行政執法檔案收集中存在的問題：一是惜交現象。有的部門或個人認為，自己辦理的案件所形成的材料，如果移交，今后不便使用。二是丟失現象。平時不注意材料的收集和保管，案件結了，材料丟了。三是缺乏專人收集保管。由于各個科室工作檢查多，事務忙，管理范圍大，辦理案件多，人員流動大，在材料收集方面，缺乏專人負責，無法完整收集和保管。

收集是檔案整理和管理、利用的基礎。行政執法檔案應由行政執法單位的形成部門先行收集、整理，然后向檔案室移交，任何部門或個人不得據為己有。

1.2 行政執法檔案應收集的內容：行政執法檔案應收集行政執法整個流程中形成的所有有價值的材料。

1.2.1 行政許可材料。收錄準予行政許可（含變更或延續行政許可，下同）或不予行政許可的書面決定、行政許可申請書、不予受理通知書、受理通知書、補正材料告知書、當場或實地檢查材料、聽取意見或聽證通知書（告知書）、聽證記錄、招標（拍賣）情況材料、檢驗（檢測、檢疫）結果、專家評審（鑒定）意見、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續、行政復議或訴訟材料等。

1.2.2 行政處罰材料。收錄行政處罰決定書、限期改正通知書、結案報告、討論記錄、立案報告及立案通知書、各種證據材料、保全材料、擬行政處罰的審查意見、行政處罰事先告知書、陳述申辯材料、聽證告知書及通知書、聽證記錄、送達憑證、罰沒款票據、暫緩或分期繳納罰款材料、行政復議或訴訟材料等。

1.2.3 行政強制材料。收錄行政強制決定書、采取行政強制措施的批準文件、現場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結或解除凍結存款決定書、督促催告的書面材料、當事人陳述申辯記錄、代為履行材料、申請法院強制執行材料、法院裁定材料以及行政復議或訴訟材料等。

1.2.4 行政檢查材料。收錄檢查結論、行政許可后的跟蹤監督檢查和日常巡回監督檢查情況，包括現場勘查（書面檢查）記錄、詢問筆錄、現場采取的措施等。

1.2.5 其他行政執法活動材料。收錄行政執法機關的確認、裁決、給付、獎勵等結論性材料，當事人申請及提供的材料，有關證據材料，行政執法機關的審查意見以及其他有關材料。

2 行政執法檔案的整理

從行政執法的實際情況來看，為保持案件材料的完整性、系統性，避免檔案材料的遺失，行政執法檔案以卷為單位整理更為合適。

2.1 行政執法檔案的分類。根據行政執法活動的類型，大致可分為行政許可類、行政處罰類、行政強制類、行政檢查類、其他行政活動材料等五類。

2.2 行政執法檔案的立卷

2.2.1 適用一般程序的行政處罰案件應當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。適用簡易程序的行政處罰案件可以多案合并組卷。簡言之，大的案件材料較多，可一案一卷，或一案多卷；若案件較小，材料較少，可同類合并立卷。

2.2.2 對不定期的、某一類對象進行的執法檢查，應以本次檢查活動為一案歸檔；對定期的、同一對象進行的執法檢查，應以年度為單位，將對該對象的檢查情況作為一案歸檔。

2.2.3 對涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的行政執法檔案，可立正卷和副卷（正卷是完整材料，一般不對外公開，副卷是部分結論性材料，可對外公開）。

2.2.4 同一執法對象所形成的檔案若材料較少，可合并立卷。如餐飲業、美容美發業、旅店業、洗浴業等。

2.3 卷內材料的排列：首先，卷內每一案件材料按時間先后順序排列；在每個案件中的材料，應當按照結論、決定、結案處理性文件在前，依據材料在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后的順序排列。其他材料應依其形成規律或特點，按時間、事件之順序排列。

行政執法部門領導要高度重視行政執法檔案，確定文化素養高、業務素質好且具責任心的同志負責檔案材料的收集、整理工作，各部門在年終時，對形成的執法檔案進行系統整理后移交檔案室集中保管。