2003年~2011年我國檔案信息資源整合研究綜述

摘 要：文章從檔案信息資源整合的定義、內容、原則、模式、技術標準、體制機制等六個方面，對2003年～2011年我國檔案信息資源整合研究進行了綜述，認為檔案信息資源整合是一項系統工程，其整合內容涉及實體、信息、技術、標準、管理、服務等諸多方面，整合過程應堅持完整系統、科學規范、有效便用、完善配套、經濟實用等原則，可采用實體整合、虛擬整合、虛實結合等模式整合檔案信息資源，為使整合富有成效，不僅要大力突破技術與標準瓶頸，更要盡快完善管理體制、創新管理機制。

關鍵詞：檔案信息資源；整合；研究綜述

自2003年起，我國檔案學界開始關注和研究檔案信息資源整合問題。2005年后，較多研究者將檔案信息資源整合置于網絡環境下予以探究。時至今日，“檔案信息資源整合”依然是研究者津津樂道的熱點話題之一。我們于2011年7月初，在中國知網以“檔案信息資源整合”為題名進行檢索，共檢索到相關文獻65篇。本文試從檔案信息資源整合的定義、內容、原則、模式、技術標準、體制機制等六個方面的研究進行綜述。

1 檔案信息資源整合定義研究

研究者對“檔案信息資源整合”所下的定義是不統一的，可謂“眾說紛紜”。

徐瑞鴻認為，是“對分散形成的檔案進行信息資源集中，以集中反映某一實踐領域或對象的基本情況，最終，達到檔案資源結構合理、配置優化的社會系統工程”。[1]

劉怡芳認為，是“對現有檔案信息資源進行重組，在一定范圍內，形成檔案信息跨區域、跨行業的有機聯系，形成具有針對性服務的檔案信息流”。[2]

滕霞認為，是“用網絡技術連接區域性綜合檔案館保管基地，通過以區域內檔案實體整合與數字檔案信息整合兩種方式來進行管理的模式”。[3]

蔣冠認為，是“對各個相對獨立的信息系統中的檔案信息資源、功能結構及其互動關系進行融合、類聚和重組，重新結合為一個新的有機整體，形成一個效能更好、效率更高的新的資源系統”。[4]

楊紅仙認為，是“以‘統一領導，分級管理’的檔案事業管理體制為前提，以網絡技術、通信技術現代化技術為手段，以信息相關法律法規及信息安全技術為保障，以系統思想為指導，以檔案實體整合、信息整合、技術標準整合、系統整合、人才結構整合等為內容，以資源結構優化、系統功能完善、人才保障到位、信息資源共享為目標而進行的一項社會文化事業系統工程”。[5]

上述前三項定義，強調從檔案實體及檔案信息兩方面來進行序化、重組，主要針對的是檔案信息，屬于狹義的檔案信息資源整合；后兩項定義，則從系統的角度，將檔案信息資源的相關技術、人員、設備等因素納入整合任務中來，屬于廣義的檔案信息資源整合。綜合上述五種說法，我們將檔案信息資源整合的定義表述為：在“統一領導，分級管理”檔案事業管理體制下，以現代信息技術和相關法律法規為依托，根據實際需要，圍繞特定主題，對相對分散的檔案實體、檔案信息及其相關技術、人員、設備等資源進行融合、類聚、重組，以相對集中地反映某一領域基本情況，最終實現檔案信息資源結構合理、配置優化、功能完善、保障到位、社會共享等目標的系統工程。

2 檔案信息資源整合內容研究

蔣冠認為，傳統的檔案信息資源整合僅側重于檔案部門內部的整合，網絡環境下的整合則上升到包容其他信息資源的高度，包括系統的整合、信息的整合、管理的整合、服務的整合。[6]

王羽佳認為，檔案信息資源的整合包括信息機構的整合、基礎設施的整合、信息數據的網絡整合、人力資源的整合、信息服務的整合等方面。[7]

楊紅仙則更全面地指出，檔案信息資源整合的內容，包括檔案實體整合、信息整合、技術標準整合、系統整合、人才結構整合等。[8]

雖然，論及檔案信息資源整合內容的文獻并不多，但都基于“檔案信息資源整合是一項系統工程”的共識，認為不僅需要整合檔案的實體及其信息，還需要整合技術、標準、系統以及人才、管理、服務等。因此，我們認為，檔案信息資源整合的內容應該涵蓋：（1）檔案實體及其管理的整合；（2）檔案信息及其數據的整合；（3）檔案信息技術及其標準的整合；（4）檔案信息系統及其運行的整合；（5）檔案信息人才及其服務的整合。

3 檔案信息資源整合原則研究

檔案信息資源整合，需要遵循一定的原則。

徐瑞鴻指出，檔案信息資源整合應貫徹“有秩序、有效用、有價值”三個基本原則，不僅要使檔案實體由零亂到系統，由無序到有序，成為有規可循的有機整體，而且，要使整合起來的檔案信息資源對國家和社會具有廣泛而長遠的利用價值。[9]

劉明認為，檔案信息資源整合應遵循“完整性、科學性、層次性、經濟性”四大原則，確保整合后的檔案信息資源在內容上具有多維性，相互之間具有聯結性，強調注重整合資源選擇、整合資源組織、資源整合系統在交互接口上的科學性以及整合數據、整合結構、檢索操作的層次性，并強調要用盡可能小的成本，取得盡可能大的效益。[10]

楊紅仙在闡述檔案信息資源整合原則時，將其概括為“標準統一、規范”、“檔案信息內容序化、全面、系統”、“檔案信息系統功能完善、易學易用”、“硬件設施配套”、“人才隊伍保障”、“相關法律、法規的完善”等六大原則。[11]

此外，孫長臨強調，檔案信息資源整合應重視以便于社會利用和為人民服務為原則，滿足為資政服務和為人民群眾服務的需要。[12]曹航、謝敏認為，檔案信息資源整合需堅持區別對待原則，各地檔案部門不能照搬外地檔案信息資源的整合經驗，而應正確把握本地檔案工作實際情況和整合的時機、契機，并爭取當地黨政部門的支持。[13]

綜合上述觀點，我們認為，檔案信息資源的整合應堅持以下五條原則：（1）完整系統原則，即整合后的檔案資源要完整全面、系統有序；（2）科學規范原則，即整合資源選擇、組織要科學合理，標準要統一規范；（3）有效便用原則，即整合起來的檔案資源，要對國家和社會有保存價值，使檔案資源價值發揮到最大化，并且，便于社會利用；（4）完善配套原則，即檔案信息系統功能和相關法律法規要完善，硬件設施要配套；（5）經濟實用原則，即檔案資源整合要用盡可能小的成本取得盡可能大的效益，避免資源閑置和浪費，同時，要考慮本地實際利用需要。

4 檔案信息資源整合模式研究

整合模式研究，屬于檔案信息資源整合研究中具有重要實踐意義的一個議題。研究者把檔案信息資源整合區分為“實體檔案信息資源整合”、“虛擬檔案信息資源整合”兩種基本模式。

劉怡芳認為，一種是面向各類檔案館的檔案實體整合，即通過體制變革和制度變革，使原有分散和已經被分割的檔案實體重新集中，重新明確檔案的歸屬流向，以實現檔案實體的系統、有效和高度共享；另一種是面向機關檔案室的檔案信息和部分檔案實體的整合，即通過制度保障和技術支持，使需要集中使用的檔案信息和部分檔案實體實現共享。[14]陳永生也認為，虛擬檔案信息整合模式，無需改變檔案現有的保管位置，而是借助數據庫技術、網絡技術等，建立區域性檔案目錄中心或檔案信息資源共享平臺，實現對國家檔案資源的控制管理與共享。[15]

滕霞認為，檔案實體整合，是一個個體層次的整合過程，而虛擬檔案信息資源整合屬于群體層次的整合，是在統一的技術層面框架下，提供一個先進、開放、廣泛兼容的平臺。[16]張艷菊認為，實體檔案信息資源整合，是通過對國家檔案資源歸屬與流向的調整、檔案機構的歸并等多種措施，最大限度地優化國家檔案資源配置。而虛擬檔案信息資源整合的核心，在于充分運用先進的信息技術來解決長期困擾檔案界的檔案資源分散性、孤立性、封閉性與社會對檔案資源需求多樣性、綜合性、遞增性之間的矛盾。進而強調實體整合模式是主體，虛擬整合模式是實體整合的有效補充，為實體整合提供線索和基礎。[17]王國振認為，檔案實體整合與虛擬檔案信息整合模式是相對的概念，檔案實體整合是物理整合、直接整合、基于手工的整合、重在擁有式的整合，虛擬檔案信息整合是邏輯整合、間接整合、依托信息化技術的整合、重在共享式的整合。[18]

綜合上述觀點，我們認為，檔案信息資源整合模式大體可分為三類：（1）實體檔案信息資源整合模式，是以檔案實體集中管理為核心的一個個檔案物理實體的直接整合的模式，是檔案信息資源整合的主體模式；（2）虛擬檔案信息資源整合模式，是以檔案信息內容共享為核心的基于現代信息技術和網絡平臺的不改變檔案現有保管位置的間接整合，是實體檔案信息資源整合的有效補充模式，是未來檔案信息資源整合模式的發展方向；（3）實體檔案信息資源整合與虛擬檔案信息資源整合相結合的“復合型”整合模式，這種“復合型”整合模式，是當前和今后相當長時期內檔案信息資源整合的最現實的選擇模式。

5 檔案信息資源整合技術標準研究

技術與標準是制約檔案信息資源整合的重要“瓶頸”，許多研究者為破解“難點”進行了有益嘗試。

張文芝認為，網絡和信息技術是實現資源整合的關鍵性因素。[19]倪麗娟認為，實現檔案信息整合，要解決好檔案信息數字化的技術問題與數字化實踐的協調問題，要運用數字技術，對傳統檔案信息資源進行數字化轉換，進而對檔案信息資源進行問題或邏輯整合。[20]楊紅仙認為，檔案信息資源整合的技術支撐包括網絡技術、通信技術、信息技術、多媒體技術等現代化技術。[21]劉明認為，網絡檔案信息資源整合的技術保障涉及數據的組織、轉換相關技術，數據存儲與壓縮技術，分類、索引與檢索技術，用戶界面與系統集成技術，安全技術等。[22]

馮曉莉認為，在檔案信息資源整合過程中，新技術運用是不可缺少的，而檔案信息資源整合的技術強調“堅持標準”。[23]熊志云指出，標準化是整合檔案信息資源的前提，檔案信息的網絡技術服務平臺必須建立在信息系統標準、數據內容標準、數據結構標準、數據值標準等各項標準的基礎之上，當前，應盡快建立起一套相關標準，其中，尤以制定各種類型的檔案數據庫結構標準更為迫切。[24]梁作華指出，迄今為止，標準問題仍未受到足夠重視，缺乏制定標準的統一機構，國家尚未出臺檔案數據庫結構、信息存貯和著錄格式、軟硬件配置、網絡體系結構、信息處理界面等方面標準，要建立一個比較完整的檔案信息資源整合的標準體系，還需一個長期的探索和實踐過程。[25]

目前，較多研究者試圖從信息技術和網絡技術角度闡釋檔案信息資源整合的發展策略，一定程度上，導致了研究成果應用性過于濃重，而理論性則比較粗淺的結果，不利于檔案信息資源整合理論統一體系的形成與完善。尤其是標準問題的解決，研究者更是“各抒己見”，致使檔案信息資源建設過程中，缺乏強有力的理論指導。換言之，檔案信息資源整合之技術標準問題的解決，可謂“路漫漫其修遠兮”，需要從國家到地方各級各類檔案部門的共同努力與長期實踐。

6 檔案信息資源整合體制機制研究

檔案信息資源整合需強有力的體制機制作為保障，研究者希望盡快完善管理體制、創新管理機制。

劉怡芳指出，我國檔案管理體制是統一領導、分級管理，使得檔案信息資源高度分散，完全不利于信息高度共享。[26]黃衢征也認為，條塊分割、體制約束是檔案信息資源整合的最大困境。[27]梁作華指出，由于長期受條塊分割等因素的制約，檔案信息管理機構間的溝通協作機制普遍缺失，不同檔案部門很難實現有效協作。[28]徐瑞鴻也指出，在檔案信息資源整合“互動”方面，無論是檔案行政管理部門，還是各級檔案館、室，還只停留在構想或是初步協商上，并未開展實際工作。[29]

為了加快檔案信息資源整合的步伐，丁永平認為，檔案部門應更新工作理念，加強合作。[30]張文芝也認為，要樹立科學發展觀，扎實推進檔案信息資源整合進程。[31]面對“剛性”體制，曹航、謝敏認為，應在機制創新上尋求突破，一方面，借助信息技術實現檔案信息資源整合機制的創新，另一方面，檔案實體整合也要凸顯機制創新。[32]黃衢征也認為，通過機制創新，可有效拓展檔案信息資源整合空間。[33]

盡管，學界對檔案信息資源整合的體制機制問題作了不少探索，但在檔案信息資源整合所需的體制改革目標與機制創新舉措方面，論述明顯不夠深入。對于如何強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制，也是淺嘗輒止。

檔案信息資源整合，是社會公眾對檔案信息資源利用的迫切需求，是檔案管理模式逐步向信息化發展潮流靠攏的必然趨勢。盡管學界已取得了一些檔案信息資源整合研究成果并付諸實踐，但仍有許多理論與實踐問題沒有解決，需要我們共同探索和思考。

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（作者單位：浙江麗水學院來稿日期：2011-10-18）