跨區域重大活動檔案的收集、整理和管理方法文獻研究綜述

摘 要：目前，跨區域重大活動中形成的檔案，在收集、整理和管理方法研究上還是一個空白。在我們研究跨區域重大活動檔案的收集、整理和管理方法之前，首先，我們應該掌握重大活動檔案收集、整理和管理工作的研究經驗。

關鍵詞：跨區域；重大活動；檔案；文獻綜述

在本行政區域之外所發生的重大政治、經濟、科學、技術、文化、體育、宗教、工程建設和突發事件處置等活動，我們稱之為“跨區域重大活動”。檔案是社會實踐活動中自然形成的，也就是說，檔案形成是有規律可循的，跨區域重大活動檔案的形成規律同樣與社會實踐分不開。研究跨區域重大活動檔案收集、整理和管理方法，我們首先應借鑒重大活動檔案管理工作中已形成的研究經驗。鑒此，本文就目前我國重大活動檔案收集、整理和管理方法研究現狀作以下介紹綜述。

1 重大活動與跨區域重大活動檔案形成規律探析

重大活動檔案是指在重大的政治、經濟、文化、體育、宗教等活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等材料。現有的資料認為，重大活動檔案收集、整理和管理多是限制在本行政區域內的活動。重大活動的形成特點多是短期行為，其機構和管理部門也多是臨時成立的。

在本行政區域之外跨區域地區所發生的重大政治、經濟、科學、技術、文化、體育、宗教、工程建設和突發事件處置等活動中形成的檔案，我們稱之為“跨區域重大活動檔案”。跨區域重大活動既有短期行為的活動，又有長期的重大活動。目前，由于信息化的迅猛發展，跨區域重大活動中電子文件的形成也在逐年增加。跨區域重大活動各具特色，形成的檔案資料內容也不盡相同，其形成特點又具有普遍性。

1.1 重大活動與跨區域重大活動的共同點。隨著2001年7月13日北京“申奧”成功，同年11月10日，中國成功加入WTO后，我國在國際上地位不斷提高，2005年澳門“東亞運動會”、2006年沈陽“世界園藝博覽會”、2007年長春“第六屆亞洲冬季運動會”、2008年北京“奧運會”、2009年哈爾濱“大冬會”、2010年上海“世博會”、2010年廣州“亞運會”、2011年西安“第41屆世界園藝會”等一系列重大活動成功舉辦。就活動來看，筆者認為，這些重大活動既是本區域的，同時，又是跨區域的重大活動。只是個體看待問題所站的角度不同。

劉曉春、呂萍在《重大活動檔案管理淺議》中指出，重大活動檔案具有以下特點：一是特色明顯、價值重大。許多重大活動都是由當地政府主辦，或與國家有關部委聯辦，國家和省市有關領導出席開幕式，規格高、影響大、地方特色明顯。二是重大活動檔案資料形成單位多。三是重大活動形成的檔案形式多樣。由于重大活動規格高、參與單位多、時代感強，致使其活動中形成的文件既有紙質的，也包括大量特殊載體的。[1]

韓素君、方學清、張麗萍《從舉辦“2000北京朝陽國際商務節”談重大活動檔案、資料的收集》一文中指出，重大活動形成的檔案資料對于記錄和反映一個地區的政治、經濟、社會發展，體現地方特色等具有重要作用。[2]在這里，我們看出，跨區域重大活動與重大活動的共同點就在于在活動中所形成的材料都是具有重要價值的，它真實反映和記錄了國家、地區在不同時期的政治、經濟及社會發展的全過程。

1.2 重大活動與跨區域重大活動檔案形成的不同特點。重大活動與跨區域重大活動不同點就在于地域的差異。張一在《重大活動檔案收集工作》一文中提出：“重大活動的特點及檔案收集的困難：①臨時性；②時效性；③規模性；④保密性。”[3]

韓素君、方學清、張麗萍在《談重大活動資料收集》一文中指出，重大活動各具特色，形成的檔案資料內容不同，但形成特點具有一定的普遍性。（一）重大活動分階段的特點及形成的主要材料：①策劃階段；②籌備階段；③舉辦階段；④總結階段。（二）檔案資料相對分散的特點；（三）檔案資料價值高的特點。[4]

從上述材料中分析，重大活動與跨區域重大活動的不同點就在于，一個是本區域內的活動，而另一個則是非本區域的活動。重大活動的最大的特點，是臨時性、時效性、規模性、保密性比較強。跨區域重大活動除了有與重大活動相同的特點以外，還具有以下特點：一是長期性，二是長效性，三是長期利用性及特殊專業性，這是與重大活動最大的不同特點。

2 重大活動與跨區域重大活動檔案收集現狀分析

目前，從檔案收集現狀來看，檔案收集工作不容樂觀。重大活動檔案收集也存在著問題。

2.1 謝江濤在《重大活動檔案征收集工作的問題與對策》一文中提出，一、一些單位對重大活動的檔案資料征收集工作重要性認識上的錯位。許多單位與部門受組織委派，參與重大活動的專業公務人員常常錯誤地認為，這些資料是自己勞動所得，屬自己的勞動成果……大大增加了重大活動檔案資料征收集工作的難度。二、檔案人員參與重大活動的全程缺位。三、征收集工作管理措施不到位……忽視了重大活動檔案資料的獨立性、成套性要求，最終導致今后這些檔案正常管理和有效利用的難度加大。究其原因，主要是相關的制約性規定措施不健全、不配套、不落實。[5]韓素君、方學清、張麗萍在《談重大活動資料收集》一文中指出，一般重大活動往往成立臨時機構，參與活動人員大多由各單位臨時抽調。活動結束人員解散，機構自行取消。人員和機構缺乏長期穩定性，給重大活動檔案收集帶來一定困難。[6]范曉琴、張戰爭在《重大活動檔案收集的現狀與對策》中指出：“重大活動檔案收集存在的問題，（1）重大活動中檔案收集制度不夠完善；（2）重大活動中相關單位人員檔案意識不強；（3）重大活動檔案收集具體實施中各個環節不夠緊密”。 [7]

重大活動檔案收集中存在著問題，從而有人提出超前介入、明確責任、落實措施等方法。并提出加強督導，健全制度，確保重要會議、重大活動檔案管理工作。同樣，在跨區域重大活動中，也存在著以上的問題。由于檔案部門長期的弱勢地位所決定，檔案人員參與重大活動的可能性幾乎為零，而且，主管經費的部門對檔案收集沒有一個合法的制約條款。往往是經費下撥后，活動完成，一項工作就算結束。因此，很多個人將檔案資料據為己有，這種行為已不是少數。

2.2 劉南山《推進重大活動建檔工作》指出：回顧APEC會議建檔工作，我們深深地感到，做好重要會議、重大活動的建檔工作，必須有運作機制規范加以保障……建立健全重要會議、重大活動建檔的運作機制，從溝通信息、主動聯系、提前介入、明確責任、落實措施、加強督導等方面加以規范，形成制度，確保重要會議、重大活動的建檔工作有條不紊、保質保量開展。[8]

韓素君、方學清、張麗萍《從舉辦“2000北京朝陽國際商務節”談重大活動檔案、資料的收集》提出，要針對重大活動檔案資料的形成特點，采取科學的方法和措施進行收集工作。收集工作超前介入，既能得到領導的重視與支持，又強化工作人員的檔案意識，文書人員也便于操作；建立樹形收集網絡，是重大活動文件材料收集工作的組織保證；采取全過程跟蹤收集，便于檔案人員督促檢查文件材料的收集積累；檢查驗收是保證重大活動資料齊全完整的關鍵環節。[9]劉曉春、呂萍在《重大活動檔案管理淺議》中指出，重大活動檔案屬于國家所有，要按照集中統一的原則，由各級綜合檔案館統一收集、整理、保管，并按規定向社會各界提供利用。各具體組織、承辦重大活動單位應自重大活動結束之日起3個月內，向同級綜合檔案館移交重大活動檔案。[10]李軍在《加強單位重大活動檔案的收集和整理》一文中提出，把好重大活動檔案收集關，要對各單位承辦的重大活動、發生的重大事件等信息密切關注，提前介入，及時責成，指導相關人員制訂收集預案，形成事前指導、事中監督、事后檢查，輔以備案制度，以保證相關材料及時歸檔的良好機制。[11]

上述觀點，對重大活動檔案收集現狀從不同角度進行闡述。當前，各級檔案部門在重大活動中利用高科技手段，采取科學的方法和措施進行收集工作。在收集工作中能夠取得領導重視與支持，加強活動組織者的檔案意識，建立健全收集網絡，使重大活動文件材料收集工作得到組織保障，這是重大活動檔案收集工作的經驗和福音。由于跨區域重大活動在形成的特點上與重大活動有著許多相同之處，因此，筆者認為，跨區域重大活動檔案收集中，可借鑒采用重大活動檔案收集的方法和措施。

3 重大活動與跨區域重大活動檔案的整理和管理

重大活動和重大活動檔案都是社會關注的焦點，重大活動檔案是國家機關、社會組織以及個人在重大活動中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的紙質、電子、聲像以及標志性實物等不同形式的歷史記錄。重大活動檔案收集后的整理和管理工作必不可少，關系到檔案今后的利用。

3.1 做好重大活動、跨區域重大活動檔案的整理和管理工作，其目的就在于檔案今后的利用。劉曉春、呂萍在《重大活動檔案管理淺議》一文中提出：重大活動檔案管理工作應遵循統一領導、加強監管、完整收集、集中保管、方便利用的原則。[12]檔案利用的好壞首先取決于收集，其次是整理和管理工作。蔣志英在《事業單位重大活動檔案管理工作相關問題分析》一文中提出：（1）建立檔案部門參與重大活動的工作機制；（2）加強重大活動的檔案收集工作；（3）加強單位重大活動檔案的移交工作；（4）做好特殊檔案的整理工作；（5）加強檔案人員的綜合素質。[13]將重大活動檔案“及時開發利用，變檔案為資源”，這是紹興市檔案局在重大活動檔案管理工作中的經驗。無獨有偶，中國空間技術研究院從1993年開始，開展了《中國空間技術研究院年鑒》的編撰工作。為重大活動檔案的利用提供了一個新的途徑。

3.2 制度是重大活動檔案管理工作的保障，史銀霞《用新的理念監督重大活動檔案管理工作》提出三條監督措施：（1）觀念要新；（2）監督的方式、方法要新；（3）監督的措施要新。[14]李興利在《重大活動與專項工作檔案的整理》一文中指出，重大活動社會影響一般比較大，在其發生后，很快會成為社會關注的熱點和新聞媒體報道的焦點，其范圍往往超出主管單位的職責權限而成為社會問題。專項工作所形成的檔案，反映了某個時期一個地區經濟社會發展的軌跡，是國家檔案資源的重要組成部分，也是進行愛國主義教育的生動素材，具有重要的保存價值。[15]

無論是跨區域重大活動還是重大活動的檔案管理，都離不開制度的管理、法律的制約。“充分發揮行業主管部門的作用，形成全方位監督局面。重大活動、重大事項往往涉及若干部門，在開展檔案工作中，檔案部門不要唱‘獨角戲’，多調動其他部門作用，形成齊抓共管，全方位監督的機制。”

4 跨區域重大活動檔案工作初探

目前，跨區域重大活動已得到社會各界的逐步認識，在這里，人們更加清醒地認識到，重大活動的組成，不僅是本區域的活動，事實上，跨區域重大活動多于本區域的重大活動。崔秀博、孫秀芹在《以創新意識抓好重大活動檔案歸檔監督》一文中指出：“重大活動或重大事項往往是跨行業、跨部門甚至跨區域的涉及民生影響深遠的中心工作和重點工作。重大活動形成的檔案材料無疑是寶貴的集體和社會的財富。”[16]

劉南山在《推進重大活動建檔工作》一文中提到，（上海）市委辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》指出，對在本市舉行跨地區、跨行業，在國內外有重大政治、經濟和社會影響，并成立籌辦組織機構的各種重要全國性、國際性會議和重大經貿、科技、文化、體育活動，市檔案行政管理部門要提前介入，并參加重要會議和重大活動籌辦組織機構，以切實做好重要會議、重大活動的建檔，檔案進館的協調服務和監督指導工作。[17]

5 結論

通過上述材料分析，重大活動檔案管理，無論在收集、整理還是在管理過程中，雖然存在著不少問題，但是，我們從文獻中可喜地看到，在找出問題的同時，也總結出了改革的經驗。

“面向社會、服務社會”，這是檔案工作的永恒法則，也是檔案工作的立身之本。總結經驗、不墨守成規，在做好服務的前提下，做好重大活動、跨區域重大活動檔案整理和管理工作，這對于今后跨區域重大活動的檔案收集、整理和管理工作來講，具有一定的積極意義。重大活動檔案管理工作的經驗，對于今后跨區域重大活動檔案的收集、整理和管理有著積極的引導作用，無論是重大活動，還是跨區域重大活動檔案收集、管理的前提，就是必須建立完善的法制體系和制度，才能對檔案收集工作進行監督。

重大活動、跨區域重大活動檔案的及時收集、安全保管與有效利用，對于豐富檔案信息資源，真實地記載歷史、維護歷史真實面貌，記載改革開放和現代化建設成就，促進經濟社會發展具有重要意義。

參考文獻：

[ 1 ][ 10 ][ 12 ] 劉曉春，呂萍.重大活動檔案管理淺議[J].湖北檔 案，2004（5）.

[ 2 ][ 9 ] 韓素君，方學清，張麗萍.從舉辦“2000北京朝陽國際 商務節”談重大活動檔案、資料的收集[J].檔案學研 究，2002年增刊.

[ 3 ] 張一.重大活動檔案收集工作[J].北京檔案，2009（7）.

[ 4 ][ 6 ] 韓素君，方學清，張麗萍.談重大活動資料收集[J].北京 檔案，2001（11）.

[ 5 ] 謝江濤.重大活動檔案征收集工作的問題與對策[J].山西 檔案，2009（2）.

[ 7 ] 范曉琴，張戰爭.重大活動檔案收集的現狀與對策[J].管 理科學，2009第22卷（6）.

[ 8 ][ 17] 劉南山.推進重大活動建檔工作[J].中國檔案，2002 （6）.

[ 11 ] 李軍.加強單位重大活動檔案的收集和整理[J]. 黑龍江科 技信息，2010（19）.

[ 13 ] 蔣志英.事業單位重大活動檔案管理工作相關問題分析 [J].科技傳播，2011（1）下.

[ 14 ] 史銀霞.用新的理念監督重大活動檔案管理工作[J].業務 研究，2007（3）.

[ 15 ] 李興利.重大活動與專項工作檔案的整理[J].檔案管理， 2010（1）.

[ 16 ] 崔秀博，孫秀芹.以創新意識抓好重大活動檔案歸檔監 督[J].圖書與檔案，2009（23）.

（作者單位： 中科院寒區旱區環境與工程研究所 來稿日期：2011-10-18）