淺議檔案信息資源管理

社會信息化和“數字化”的構建，為檔案信息資源的科學管理和開發利用帶來了新的契機。如何抓住這一機遇，開發檔案信息資源，推進檔案工作融入“數字化”的步伐，推動檔案事業的持續發展，是檔案工作的重要課題。

1 “數字化”的構建，給檔案事業帶來了前所未有的巨大發展機遇

所謂“數字化”，是指充分利用數字化及其相關計算機技術和手段，對基礎設施和與生活發展相關的各方面內容進行全方位的信息化處理和利用，具有對復雜系統的數字網絡化管理、服務與決策功能的信息體系。“數字化”是信息技術的綜合應用。

按照“數字化”構想，在未來的2~3年內，隨著信息資源管理中心的建立和“電子政務”的建設，將促使信息資源的開發利用程度和數字化、網絡化、社會化水平全面提高。人們將開始享受“數字化”帶來的快捷和便利，也給檔案事業的發展帶來巨大機遇。

1.1 檔案信息資源的合理配置是檔案工作自身發展的必然選擇。檔案工作的根本目的，在于充分發揮檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務。在知識和信息已經成為經濟和社會發展首要資源的今天，要求檔案工作必須提供方便、快捷、超越時空限制的信息服務。

1.2 城域網的建設，架起連接檔案館和因特網的橋梁，使“天塹”變“通途”。各級各類檔案館作為管理檔案的機構，保存著大量的檔案信息，但信息的利用率卻相對較低，“鎖在深閨人不識”。如果將這些信息公布于因特網上，憑著其歷史記錄的原始性、真實性、權威性特點，相信會吸引大量的讀者閱覽檔案信息，使檔案館擴大影響，達到開發利用檔案信息資源的目的，實現其社會功能，也會給檔案館提供無限生機。

1.3 隨著網絡工程的深入開展，必將產生大量的電子文件，具有保存價值的電子文件，必須歸檔保存，電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案將逐步成為檔案館館藏中的主流成分，對電子檔案如何接收、管理、提供利用，以及信息共享與信息安全等，勢必成為檔案館事業在新形勢下發展需要面對的新問題。

2 推進檔案信息化建設的步伐，大力開發檔案信息資源

2.1 積極主動地將館藏檔案與網絡信息相結合，加快檔案數字化管理進程。檔案數字化，其手段就是對檔案實現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，實現檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。

2.2 加快數字檔案館建設，努力適應飛速發展的檔案利用需求。數字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結果。與傳統檔案館相比，它具有信息多媒體化、管理計算機化、信息傳輸網絡化和存貯多載體化等一系列特點。數字技術的應用完善發展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件長久保存。數字檔案檢索系統方便、快捷，極大地滿足了利用要求，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現檔案的異地查找。利用網絡的交互方式，數字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”形象，改善檔案服務的落后面貌。

2.3 檔案信息的網絡化建設要統一布局、合理規劃。檔案信息的網絡化建設應成為檔案事業宏觀管理工作的一部分，需要進行全局性的規劃。可以考慮以檔案社會化、信息化利用為導向，積極采用現代計算機技術和通信手段，逐步建立以中央級檔案館為核心，省市級綜合檔案館為基礎，連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網，為經濟建設和社會發展提供網上服務。不論是在檔案館內部建立的局域網檔案管理系統，還是在機關及企事業單位建立的辦公事務和檔案管理網絡，它們都使用網絡環境下的文件、檔案一體化管理軟件，實現辦公行文管理、辦公事務管理和檔案管理各環節的自動化及文、檔一體化，共享網絡多種類型的信息。實際上，檔案編研成果的材料來源并不僅局限于檔案材料，包括各種相關的文件、圖書、資料等。進而言之，在各檔案系統之間實現遠程聯網所共享的網絡資源，也將是多種類型的數據，這將進一步提高文件、檔案一體化管理水平，提高文件、檔案等信息資源的利用效率。

2.4 充分利用網絡的優勢，開發利用檔案信息資源。在網絡環境下，檔案部門可以利用互聯網的窗口，在網上進行信息發布與交流，采用制作主頁方式通過檔案館或檔案室所在單位的網站發布信息，擴大檔案部門的社會影響，讓公眾了解所藏檔案文獻；在網上與各檔案網站實現交互信息、計算機檢索目錄等資源共享，并通過新聞組、BBS以及電子郵件對檔案網絡建設的有關問題進行探討；還可加強與圖書、情報等其他信息部門及國外檔案同行的協作與交流，等等。在檔案數據庫建設正處起步階段，還未在全國范圍內實現真正意義上的資源共享的今天，能在網絡上以HTML頁面方式進行檔案信息的發布與交流，不失為目前檔案信息資源開發利用的一個有效途徑。

3 檔案信息化建設應注意的問題

3.1 應重點抓好數據庫建設。數據庫是存放信息資源的倉庫，是整個計算機信息網絡的核心。進行檔案信息化建設，開發利用檔案信息資源，必須首先解決好數據庫的建設問題。數據庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以，在進行檔案處理時，所揭示的檔案信息須有一定的廣度和深度，以確保系統存儲的檔案信息內容豐富，只有網絡環境下的檔案數據才能實現真正意義的資源共享，否則，難以滿足利用者的各種檢索要求。要避免各數據庫之間數據的重復，形成各具特色、內容豐富、實用的各類檔案數據庫。

3.2 注意數據庫結構的設計。數據庫結構的設計并不是簡單地將單機數據庫向網絡中移動。建設一個實現資源共享的檔案計算機網絡，要突破以往“各自為政”、“閉門造車”的局限，突破單機數據庫數據無法共享的局限，由國家檔案行政部門集中統一規劃，分類指導，按不同數據庫的特點進行開發利用。單機數據庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方予以補充。

3.3 注重電子文件的收集。與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中連成一體，共同形成高質量的電子文檔。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業，因此，標準化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過紙質文件，應引起足夠的重視。電子文件如果能在網上傳輸，直接與檔案管理系統掛接，可以避免以后通過掃描轉化為數字信息的大量工作。所以，我們應及時將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網絡工作的一個重要部分。電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

3.4 配備必要的設備。電子檔案的管理不同于紙質檔案，它從其形成到利用都離不開技術設備。要實現網絡化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。適時地更新設備是保證“網絡化”高效率的重要前提。電子文件的產生，改變了傳統觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案存在的形式、特征、特性、意義的認識。電子文件的產生、形成、歸檔及其傳送、存貯、保存等管理均與傳統的紙質檔案所用技術、方法不同，這是文件管理的一場革命。只有認真研究電子文件，了解電子文件，掌握電子文件的特性和生成規律，才能管理好電子文件，有效地提供電子檔案為社會所利用。

3.5 網絡安全將成為影響檔案信息化管理的主要問題。隨著網絡化的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出，網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加。在一些發達國家，保證網絡安全已引起最高領導層的重視。在國外，重要的安全舉措是以“總統令”的方式發布的。一般認為，構成對計算機網絡系統安全的威脅主要有黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內部的攻擊、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對檔案管理有關的網絡及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。今后，將有一系列技術措施和標準出臺。這些標準和技術措施，將對檔案管理網絡安全等級劃分及測評、檔案信息上網前的密級控制、網絡中的檔案信息的安全管理等提供規范化的要求或解決方法。

3.6 培養一批電子檔案管理人員。電子檔案的接收、征集、管理、利用都要靠管理人員來完成。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，對電子檔案的管理人員提出了更高的要求。電子檔案的管理人員必須具備電子計算機應用及自然科學基礎知識，同時，要掌握檔案管理基本知識，并熟練地掌握英語。各級檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式培養一批電子檔案管理人員，這是當務之急。