淺談學校檔案管理

筆者學校是企業辦學，是一所煤炭技校，專門為煤炭企業服務。主要業務有：技工教育、安全生產培訓和煤炭職業技能鑒定。近幾年煤炭形勢看好，特別是去年公司成功增資擴股，成為永城煤化控股集團有限責任公司的子公司后，公司生產和效益出現很大增長，學校教育、培訓任務也越來越大，亟需引進人才，充實教師隊伍。盡管以前學校在檔案管理上缺乏經驗和標準要求，但在校領導的正確領導和科學管理下，目前學校的檔案管理工作已步入正軌，檔案管理早已規范化、標準化。

一、整理后的檔案分類及要求

目前學校的檔案管理主要分為幾大項：教學管理、學生學籍、教師業務、培訓學員。關于培訓科的檔案是以“期”的形式來整理裝訂的，分為安全培訓、安全復訓和班組長培訓，以及一些專項培訓。

1.安全培訓檔案

安全培訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發證統計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、學員登記表、學歷證明、省份證復印件、實操考試題、實驗報告和體檢表。

2.安全復訓檔案

安全復訓檔案包括：總結、辦班審批表、考核申請表、受理申請、考核發證統計表、成績單、考勤表、課程表、座談會記錄、班主任日志、違章證明、學員登記表、體檢表和身份證復印件。

3.班組長培訓檔案分一人一檔

班組長培訓檔案分一人一檔和一期一檔，一人一檔包括：

目錄、考卷、身份證復印件、學歷證明、心得體會和學員登記表。

4.班組長一期一檔

班組長一期一檔包括: 總結、座談會記錄、班主任日志、考勤表、課程表、成績單、標準試卷、考場座次表、課堂效果評估表及培訓質量綜合評價表。

5.專項培訓

專項培訓包括：簽到表、試卷、評估表和學員登記表。每期還有對教師的考評和行為層跟蹤效果表，以及老師的教案。每一期的檔案裝一個檔案盒，檔案盒封面上寫上期別、日期、工種、人數，讓人一看一目了然。

檔案管理員要有思想教育意識，弘揚檔案管理員艱苦創業、甘為人梯的奉獻精神，樹立良好的職業道德，遵守、保守機密。并能始終保持競爭意識，不斷地去學習，努力提高自我的應變能力和適應能力。檔案管理員要把人生中最美好的黃金時間獻給檔案工作，在這個默默無聞的崗位上，以快樂的心態和“要做就做最好”的自我要求，干好本職工作，雖然這項工作很枯燥，但要用自己的耐心、細心、恒心、愛心、平常心、愉悅心對待本職工作，做一名快樂的檔案管理員。

二、不斷夯實檔案基礎，加大檔案管理力度

1.高度重視，加強領導

學校領導高度重視檔案管理工作，不斷加強對檔案管理工作的領導，真正做到認識到位，組織到位，措施到位。學校不僅配備了具有檔案管理資格的人員擔任檔案管理工作，來進一步加強檔案管理，而且在檔案設施上不吝嗇投資，配備了專用的檔案室，撥出經費為檔案室配置了檔案柜，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了檔案管理的需要。

2.加強制度管理，規范檔案管理

為進一步加強檔案管理制度建設，規范學校的文書檔案管理，自學校檔案室成立以來，學校先后制定了一系列檔案管理規章制度。明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍和整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。在歸檔過程中，學校檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用檔案專用的檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使學校的檔案逐步走向規范化、科學化管理軌道。

三、存在的問題和今后檔案工作的重點

做好檔案的目的是為學校的生存和發展服務，對照標準，我們的工作還存在以下不足，檔案室的庫房建設還不完善，開展檔案工作宣傳力度還不夠，資料收集不很齊全，整理欠規范，檔案網絡化管理還在籌備階段，檔案管理人員的業務水評有待提高。我們將嚴格按照檔案室標準要求自己，加強薄弱環節建設，自加壓力，高標準、高質量地做好檔案工作，我們要加大檔案信息開發利用的力度，加快實物檔案歸檔工作。爭取購置網絡版檔案管理軟件，實現網絡化管理，使檔案更好地為教學、科研、管理等工作職務，為全校廣大師生員工服務，把學校檔案管理工作提高到新的層次和水平。

[作者單位：安陽鑫龍煤業（集團）技工學校]