關于做好檔案管理工作的思考

如何科學開發和利用好檔案資源，是檔案管理人員面對的新課題。筆者結合工作實踐，淺談以下幾點認識。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環節。

1.健全管理體制，發揮網絡作用

結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系；協調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

1.加強管理意識

檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現代化技術，整理檔案

利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、創新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，實現檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

（作者單位：煙臺市北海醫院）