中職學校管理學籍檔案的有效管理探究

【摘 要】本文在對現階段中職學校學籍檔案管理的主客觀缺失簡析的基礎上，探究現代中職學校學籍管理的創新思路，并提出了一些關于中職學校學籍檔案管理科學有效的微觀對策。

【關鍵詞】中職學校 學籍檔案 歸檔整理 管理

前言

正如眾所周知，現代中職學校的學籍檔案蘊藏著豐富的教育管理信息資源。為此，現代中職學校的學籍檔案工作也不失為學校綜合工作中的一個重要或基礎的組成部分；學籍檔案工作的好壞，不僅是衡量中職學校教育教學管理水平的一個十分重要的標志，而且也是評價中職學校全面建設的重要綜合指標。

一、現代中職學校學籍檔案管理的主客觀缺失探源

現代中職學校在綜合管理工作中殘存的學籍檔案管理問題，突出地表現在其主觀與客觀方面因素的嚴重缺失：重視欠力度、管理欠規范，專業人才缺少、先進設備缺乏。

（一）中職學校現行的學籍管理制度欠完善、欠規范。現階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜，其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學（包括教學計劃、課務、教材、考試、學生成績、學籍、德育等）等檔案管理也多種多樣；同時，少數中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較，認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢，“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此，中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

（二）中職學校的學籍歸檔程序欠明確欠適當，檔案信息的存儲有欠安全。少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”，對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確；較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置訪問權限，檔案數據儲存分散，未進行備份，防病毒措施較差，易于丟失。

（三）中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時，信息完善不足。少數中職學校的建校時間較長，學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩存放而導致其積壓堆積眾多；同時，新近學生的學籍，應做齊資料的卻沒有及時補足，或任意增刪改棄而致檔案或遺失或信息不全或索引困難，這都勢必會影響日后檔案的開發利用。

（四）中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏，檔案管理設備落后。一方面，中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊，抑制著學籍檔案的正常管理；另一方面，隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷地增加，原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。

二、現代中職學校學籍檔案管理的思路創新探析

現代中職學校學籍檔案管理工作的深入開展，需要努力通過自身管理方面的革新與大力通過管理設備的技術改造來實現。

（一）大力加強學籍管理人才建設。現代中職學校要樹立“人才強國”的戰略思想，努力培養忠誠學校檔案管理工作、懂得學籍檔案管理的人才隊伍；努力營造適宜專業人才張揚個性、勇于創新的良好工作氛圍；加強學籍檔案管理者的信息化繼續教育，以使之在檔案管理實踐中不斷成長。

（二）務實創新學籍檔案管理理念。創新是社會進步的源泉，也是中職學校檔案管理工作進步的源泉。學校領導理應樹立整體觀念，正確處理學校全盤工作和學籍管理工作的辯證關系，重視和提高學籍檔案管理工作的地位，進一步尊重學籍檔案管理工作者的勞動價值；確實打破“重藏輕用、被動服務”的陳舊觀念，努力實現學籍檔案管理工作的“四化”目標，即現代知識化、先進科技化、優新信息化和綜合社會化。

（三）努力創新管理內容與方式。中職學籍檔案管理雖是以收藏與管理學籍檔案為主，但應根據學校與學生需求，適時動態調整工作內容；必須有目的、有計劃、有重點地收集整理學籍檔案，以使學籍管理工作呈現“三化”：管理規范化、專業系統化、存儲有序化，以便能及時準確、務實高效地為學校領導與師生提供便捷優質服務。從現代學籍檔案管理的評價標準考察，學籍檔案管理的水平高低主要取決于學籍檔案工作者對學籍信息資源的開發利用程度和為學校教職工服務的效果。

（四）努力改造學籍檔案管理設備。現階段的中職學校要適當加大投資力度，購買先進的學籍檔案管理設備以及配套管理軟件，盡快實現學籍檔案管理工作的信息化、科技化；要及時修補軟件安全漏洞，實行實時自動升級，設置訪問權限。

三、現代中職學校學籍檔案管理的微觀對策

（一）進一步建章構制，完善管理體系。為了充分發揮學籍檔案的積極作用，確保學校的全面健康發展，現代中職學校要進一步加強學籍檔案工作的制度建設，具體制定學籍信息登記制度、學籍歸類存放制度、學籍檔案借閱制度等；努力構建科學的學籍檔案管理體系，明確學籍檔案的搜集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環節的工作分工，形成檔案管理網絡；規范學籍檔案制作和控制程序，嚴格各環節的管理權限，對學籍檔案中的各類修改信息應予備注，不可任意刪除。

（二）規范學籍檔案收集，明確歸檔整理程序。現行的學籍檔案包括紙質檔案與電子檔案。務必要求學生及時、完整、準確地填寫紙質檔案，并按時間順序分年分班整理歸類入柜；同時要認真填寫學籍電子檔案，遇有休學、退學、轉學等異動情況及成績、獎懲情況，應及時在紙質和電子檔案中填寫注明。要通過電腦刻錄光盤備份，或采用電腦備份或移動硬盤備份。

（三）嚴格履行查閱外借手續。查閱、外借或復印學籍檔案資料須經學校有關領導審批，并要做好簽名登記，注明查閱的內容、目的與起止時間；歸還檔案時應認真檢查是否完整。

（四）健全學籍檔案檢查制度。中職學校務必建立相應的學籍檔案核查制度，定期或不定期地進行檢查督促。

【參考文獻】

［1］蔡杜娟. “淺析中職學校檔案管理的現狀及對策”. 中國科技博覽，2011（35）.

［2］肖箐. “中職學校的學籍檔案管理及其綜合利用”. 中國校外教育，2010（11）.