教育系統文件材料歸檔方法改革的實踐與思考

【摘 要】本文簡析傳統文件材料歸檔方法存在的主要問題，探討了現有文件材料歸檔方法改革的主要內容，并就其改革的主要成效與完善問題進行了一些務實性的思考。

【關鍵詞】文件材料 立卷 歸檔方法 改革

前言

社會科技的發展催進著教育系統文件材料檔案管理水平的不斷提升。伴隨著電子計算機等現代辦公設備的普遍應用與辦公自動化進程的加速，傳統檔案管理立卷方法的局限性已日顯突出。為此，從2001年開始，清遠市教育行政部門和部分中小學按照《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》的要求，采用了以“件”為單位的新的歸檔方法。那么，近十多年來歸檔方法改革的實踐效果與價值如何呢？這是筆者時常在探討或反思的問題。

一、原有文件材料歸檔方法存在的主要問題

（一）立卷歸檔較難

立卷難是檔案管理者共同的認識，特別是在《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》實施之前。其“難”，不僅在于對大堆文件的分類、鑒定和擬寫案卷標題等方面，更在于立卷方法的復雜繁瑣和隨意性較大方面。這種情況，在學校層次多樣、內容龐雜的教育行政部門的檔案管理中尤為突出。

（二）歸檔質量難保

傳統意義上的我國文件材料歸檔方法基本上是沿用“六個特征”立卷或組卷歸檔；立卷方法的復雜繁瑣和隨意性較大的特點，使得歸檔文件整理的質量很難保證，立卷歸檔成了文書和檔案人員沉重的工作負擔。

（三）工作重點沖突

傳統歸檔工作的側重點是整理、保管和保密；而計算機技術應用于檔案管理后歸檔工作的重點理應是側重收集、開放和利用，要簡化整理、深化檢索。

二、現有文件材料歸檔方法改革的主要內容

（一）適應改革的需要制定分類方案

依據《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》，區別學校與機關的工作職能的不同，進行制定相關的文件材料分類方案，將全部檔案分為七大門類（即文書、基建、設備、會計、已故人員、聲像、實物和教育教學專業檔案等），各門類檔案根據不同情況分別設一、二、三級子目。

（二）根據分類的方案確定歸檔范圍

在類目的最低一級子目中，盡可能地列舉具有典型特征的應歸檔文件材料名稱；整合相關交叉“問題”的文件材料，使之體現其歸屬的合理性。

（三）按照材料的價值劃分保管期限

嚴格堅持檔案的價值鑒定原則，對所有應歸檔文件材料逐份給予價值定位，按永久、長期、短期或定期（30年、10年）“明碼標價”；對那些不具備檔案性質但對工作有借鑒作用的材料做資料保存，如部門人員個人的工作總結、教師常規性教案、教學常規檢查日志等。

（四）依據操作的規范確保有條不紊

為了增強文件立卷歸檔的可操作性，教育系統應進一步制定檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限一覽表，明確歸檔的原則與要求，且發文至檔案管理人員及其主管部門，實行“誰主管誰負責”。

三、現有文件材料歸檔改革的主要成效與完善

（一）文件材料歸檔方法改革的實踐成效

1. 省略工作程序，節約時間經費。經過改革，案卷目錄即為原來的卷內文件目錄，這就省去了按問題分類或擬寫案卷標題等許多工作程序；檔案人員再也無須為某份文件歸屬哪一個案卷而發愁，也不必為擬好每一個案卷題名而絞盡腦汁，且除去了這些工作須等到次年才能進行的煩惱（因為同一問題的文件材料不能分開立卷）；另外也節約了軟皮、原來的案卷目錄、每卷檔案內的卷內目錄等。

2. 優化配置時間，提高歸檔效率。文件材料歸檔方法改革后，能做到真正意義上的平時立卷。文件隨辦隨歸，分散整理，可以充分發揮檔案人員的主觀能動性，優化配置其他工作與文件材料整理歸檔工作的時間，化整為零、見縫插針地進行整理，減少、避免文件材料的堆積。這樣，大大減少了檔案工作與文書處理工作中的重復勞動，提高了工作效率。

3. 檢索方式便捷，檔案利用便利。采用新方法歸檔的前提是使用了電子計算機并配有優秀的檔案管理軟件。文件的歸檔可按部門、檔號、時間、文號等進行排序；查閱檔案可直接在計算機網絡（局域網）上進行，或按檔號、時間、文號查找，或按責任者、關鍵詞、保管期限等查找。這種高效、快捷、靈活的檢索方式，既減輕了檔案部門的壓力，又方便了各部門的利用；特別是對檔案的編研工作更為便利，只需將相關內容的檔案在計算機上查出、復制、編輯即可。例如，按照市檔案局、市檔案館關于編印出版《清遠建市十五周年大事記》精神所上報的教育系統各部門或各單位的歷史進程和重大事件，既方便快捷，又準確無誤。

4. 科學歸檔查找，有利保護保密。在單件歸檔整理時，最大限度地保持了歸檔文件材料的歷史原貌。在提供利用時，有相當一部分利用者只需查閱歸檔文件材料的文號、標題、形成時間、責任者即可。如果該單位是采用了網絡版檔案管理軟件，利用者只需要在本部門（科室）的計算機上就可以直接（分權限）查找；如果該單位采用的是單機版檔案管理軟件，利用者也只需要到檔案室專用電腦上查找歸檔文件條目，這起到了保護檔案實體的作用。即使是按“件”借出原件，也減少了單份文件的使用次數，實際上也保護了檔案實體，方便了多人利用檔案，便于檔案保密（利用者只能見到所利用的文件，接觸不到其他文件）。

5. 補充歸檔靈活，插卷更為方便。每一年度的歸檔工作結束后，如發現有其他應歸檔的文件材料未歸檔，只需確定年度、保管期限和部門，將文件排在已歸檔文件之后編號歸檔，不需拆卷或將檔號重新排列。

（二）文件材料歸檔方法改革的有待完善

1. “改革方案”的適用要靈活處理。通過在檔案管理實踐中的調查了解，筆者發現，有些學校在采用“改革方案”以后，不僅加大了對教育教學專業檔案文件材料整理的工作量，而且給文件的利用工作帶來了新的不便。例如，把學生學籍冊機械地分年度按“件”整理，而未按照該批次學生的畢業年度以班為單位進行整理歸檔，這樣就造成了編目的混亂與查找利用的困難。另外，“改革方案”僅能適用于文書檔案，基建檔案也不宜采用“改革方案”，因為基建檔案有其固有的特性，如點多、線長、有專門的機構和人員進行管理等，它必須是按建筑工程項目整理，不同項目的基建文件材料不能放在一起歸檔，在整理過程中必須保證它的成套性，以及必須在一個項目完工后才能最后整理歸檔。

2. 單份文件的固定方式方法有待統一。改革前，文件材料的固定普遍使用左側“三孔一線法”。現在，有的單位采用膠水粘貼，有的單位采用縫紉機裝訂，有的單位采用塑料訂書釘，有的單位幾種方法兼而用之；文件固定的位置也不統一，有的在文件左側，有的粘貼在文件左上角，有的固定文件左側中三分之一。筆者認為，檔案文件的裝訂方式必須符合保護檔案的原則，裝訂方式應最大限度維持文件的原貌，方便利用；同一個基層單位，過多的裝訂方法會增加投入的成本，有損形式的統一美觀。

3. 關系密切文件材料的內在聯系需要加強。按照“改革方案”，文件是按部門分開、按形成時間的先后歸檔。這樣，一些聯系密切的文件則不能排在一起編號而有可能會出現“兩地分居”，無法保持其內在的聯系或形成規律，例如請示和批復、本單位召開的大型會議或舉辦的大型活動等。再如全市教育工作會議，從會議的籌備到會議結束，期間往往會有一個時差，如果單純地按時間先后“隨辦隨歸”，勢必造成一些毫無相關的文件夾雜其中；這就要求文書或檔案工作人員不能機械地、教條地理解“隨辦隨歸”，而應靈活操作。

4. 檔案管理制度與工作人員培養制度需要健全。有些部門的領導對檔案工作的重視不夠，未能建立健全檔案管理制度，沒有配備專職管理人員，即使有配備也是業務生疏，即使是參加了省市專業培訓的人員也是不能扎根很久。歸檔方法改革后，電腦檢索是主要途徑，這就要求檔案管理人員對計算機知識、檔案計算機管理知識與辦公自動化知識的掌握有進一步的提高。以“件”為單位進行整理，雖然降低了文件整理的難度，但需要將重點精力放在細管理、精檢索上。這就要求檔案工作人員的服務意識要更新，變被動服務為主動服務；收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動收集”；整理工作要改變過去先收后整為邊收邊整，從源頭抓起，提高檔案歸檔質量；查找利用工作要改進過去“等客上門”為“主動送信息上門”等。這對檔案工作人員的知識水平和業務能力都提出了更高更全面的要求。檔案人員素質不高成為改革的制約因素。

結束語

教育系統文件材料歸檔管理工作的實踐在不斷發展著，我們的檔案管理者務必要在“揚棄”傳統文書立卷歸檔方法的基礎上不斷與時俱進地改革歸檔方法，以使我們的檔案管理工作更加適應現代化的要求，更能滿足社會的需求。

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