對學校檔案管理工作的幾點思考

學校檔案是學校直接記錄和反映學校活動、保存?zhèn)洳楦鞣N學校文件材料的總稱。它是研究改進、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標尺之一。只有建立健全高效、快捷的學校檔案管理體系，才能更好地為教育科研和學校各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。下面就如何加強學校檔案的管理工作，提出幾點思考。

一、檔案管理的組織保障和制度建設

檔案管理工作是提高學校工作效率和進行教育教學的重要基礎(chǔ)和必要條件，要抓好學校檔案工作，首先要提升檔案管理水平。

1.檔案管理的組織保障。建立健全管理機構(gòu)，加強對檔案工作的領(lǐng)導。學校要成立以校長為組長、各處室負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，健全檔案機構(gòu)管理網(wǎng)絡，建立綜合檔案室，配備專職檔案員。學校黨委、校長辦公室、教務處、政教處、、總務處、工會、團委等都要設有兼職檔案員，從組織上、人員配備上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領(lǐng)導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發(fā)展。學校要組織好《檔案法》學習與宣傳活動。校領(lǐng)導要結(jié)合本院實際，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護學校檔案工作的氛圍。

2.檔案工作的規(guī)范化管理。學校要建立完善的檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。學校還應把檔案工作納入處室工作目標管理責任制的檢查考核中，各部門按工作目標責任制和學校制定的檔案、臺帳資料考評表的要求，結(jié)合年終考核與個人獎勵掛鉤外，還要作為年終評優(yōu)選先的依據(jù)，認真研究落實本部門的檔案工作任務，做到各年級、各科室，職責明確，建立規(guī)范化的制度，基本做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。

二、檔案資料的收集整理和規(guī)范保存

1.檔案資料的收集和整理工作。學校檔案形成不同于一般的文書檔案，它形成的時間具有特殊性，是每年的9月1日至下一年的8月31而形成的，如學生的學籍表(卡)、學生登記表、各科成績表等，是按學年制度形成的，在最后一個學年內(nèi)才立卷歸檔；學校檔案還具有很強的周期性，即每一屆學生從入學到畢業(yè)為一個教學周期，檔案材料是每屆學生從入學到畢業(yè)這段時間延續(xù)產(chǎn)生。這就要求檔案管理人員要勤收集、勤整理、勤檢查核實立卷，把好收集整理關(guān)。檔案的收集要不分巨細，悉數(shù)保存。對于教師資料，學校要抽出專人搞好收集整理，幫助教師建立個人檔案，并幫助他們整理保存；圖片資料，學校舉行的各類活動，比如重要會議、學術(shù)交流、培訓、觀摩、接待來訪、采訪錄像、師生獎懲等等，這些都要按年度登記保存；學術(shù)資料，也應整理好編印成冊，全部歸檔保存

2.規(guī)范檔案簿、冊管理，健全登記檢索系統(tǒng)。檔案資料收集整理齊全后，接下來的重要工作就是把好質(zhì)量關(guān)和利用關(guān)。要特別抓好《教師登記簿》《學生的學籍表》《畢業(yè)生登記簿》《后勤職工登記簿》等重要賬簿的管理?！督處煹怯洸尽肥呛苤匾牡怯洸荆墙處熐闆r總的登記簿，它的檢索要素為總順序號。要按照時間順序進行流水登記，并進行逐個編號。

三、檔案工作者專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)

面對不斷發(fā)展的檔案工作的需要，要不斷加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要不斷拓寬知識面，學習技術(shù)，學習相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在加強檔案管理員政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”理念；要選配工作責任心、事業(yè)心強的檔案工作人員來充實學校檔案工作崗位。使他們能扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。

四、進一步加強檔案工作的建議

1.加強檔案館建設，提高學校檔案服務功能，進一步加強檔案基礎(chǔ)建設，擴大館藏能力，切實改善檔案保管條件。要把檔案資源建設作為重點任務，進一步豐富和優(yōu)化館藏，加強基礎(chǔ)業(yè)務建設，特別是要做好重點教學檔案工作，為檔案館充分發(fā)揮服務功能、更好地為滿足學校各方面需求提供基礎(chǔ)性保障。

2.加強檔案利用工作，拓展學校檔案公共服務功能檔案工作在為領(lǐng)導決策、工作查考做好服務的同時，要主動、自覺地做好相關(guān)服務工作。要創(chuàng)新學校檔案服務工作思路，豐富服務手段，改善服務條件，提高服務水平。要積極主動地深入探索檔案信息資源的深度開發(fā)，大力拓展檔案館的公共服務功能，不斷提升檔案部門的服務能力。