院系二級教學管理體制下教學秘書作用的研究

摘 要：隨著我國教育體制的不斷完善，高校規模也在不斷擴大，高校之間的競爭也變得日益激烈，不僅是教學質量，高校的管理質量也成為高校競爭的重要因素之一。二級教學管理體制已經成為高校普遍采用的管理模式，在高校管理中發揮著重要作用。主要從院系二級教學管理體制入手，進一步探究教學秘書的作用。

關鍵詞：二級教學管理體制；教學秘書；作用

在高校教學管理中，教學秘書發揮著重要作用，其職能主要包括溝通協調、教學管理和輔助參謀。教學秘書主要接受院系領導的安排，落實院系工作，同時也為其提供參謀，傳達領導指示，并反映下級情況。教學秘書還是院校協調者，在學校師生之間、院系部門之間架起溝通橋梁。總之，教學秘書在學校管理中的作用不可忽視。

一、二級教學管理體制下教學秘書的作用、特點

二級教學管理，就是根據教學管理的目標，按照教學的特點和規律，在教學管理思想原則的指導下，采用院系分級的教學管理方法，對教學活動進行有效優化、管理的過程。在這種新的體制下，教學秘書呈現出新的作用和特點：

1.溝通協調作用

教學秘書在學校管理中起到溝通紐帶作用。在學校教學中，課程、考試的安排，各部門之間進行的活動都需要教學秘書進行溝通，對于其中的一些矛盾，教學秘書要做好協調工作，盡量減少摩擦，在學校管理中營造一種和諧氛圍。

2.教學管理作用

教學秘書能夠起到一定的管理作用。教學秘書實現對高校的日常管理，包括教學的日常環節，如教學計劃、學科實驗、考試安排；組織院校課程安排，如監督教師課堂情況，安排下學期的教學內容；教師評比工作，如教師教學質量、教師評比等；院校檔案管理，將學校的各種檔案資料進行分類整理，為下學期工作做好準備。

3.出謀獻策作用

教學秘書能夠為高校管理出謀獻策，教學秘書是學校的一個綜合部門，集協調、服務于一身，對學校教學資源、教師和學生都有比較充分的了解，因此，能夠為學校政策的出臺出謀劃策，對學校發展提供比較懇切的建議。

4.教學服務作用

在教學管理中體現自身的服務職能。學校師生在具體生活、工作中會存在對學校規章制度的不理解，這時教學秘書就要發揮自身的服務職能，認真為其講解相關制度，為師生提供服務。

二、教學秘書工作現狀與存在的問題

現階段，高校教學秘書工作在高校教學管理中的作用不斷增加，但教學秘書工作卻呈現倦怠狀態，秘書人員工作積極性低，不能很好地發揮自身的教學管理職能，并且高校對于教學秘書的重視度不高，教學秘書工作沒有呈現繁榮景象。其存在的問題如下：

1.工作壓力大，積極性不高

現代教學管理中，教學秘書的工作量不斷加大，一些教務處的工作也下放給教學秘書。教學管理工作增加了，但是在人員數量方面沒有做相應的調整。過重的工作量使得教學秘書的壓力不斷增大，以至于在工作中不能積極主動地做好自己的工作，在溝通中處于被動局面，不能夠充分發揮自己的職能。

2.工作范圍廣，工作出現倦怠

教學秘書實現的是全學校的溝通，范圍涵蓋部門、師生、教師。教學秘書接受的是領導的安排。因此，在長期工作中形成了“領導指示”“不管閑事”的工作作風，不愿主動承擔工作，不愿意主動了解各部門的工作，工作中推卸責任，不能耐心、認真地完成學校管理工作。

3.專業能力弱，秘書隊伍不穩定

在高校教學管理中，部分教學秘書在能力方面存在欠缺，不能很好地進行教學管理，沒有掌握專業的教育管理知識，在一些高校中，由于領導的不重視，教學秘書的入崗條件較低，秘書人員中專科學歷占了很大比例。并且，缺乏一定的專業培訓，培訓也只局限于短期、簡單的訓練，沒有進行系統培養。

4.社會地位低，晉升空間小

由于教學秘書的工作具有服務性、從屬性，因此，工作往往具有隱蔽性，不被社會所認可，在發展過程中，存在晉升空間小、晉升難度大的問題。教學秘書晉升的方向是行政崗位，但在現實的發展過程中，由于學歷、經驗等各種問題，其晉升空間比較狹窄，職稱也只集中于初級和中級。并且晉升難度較大，高校在進行職稱評比時，對教學秘書的要求較高，教學秘書屬于管理層面，程序較為復雜，成功率較低，教學秘書人員在崗位上無法得到職業滿足和認同。同時，教學秘書工資也無法滿足工作人員的生活需求，存在工資低、待遇補貼不完善的弊端，一定程度上降低了工作積極性，不利于工作的開展。

三、改進教學秘書工作方法與途徑

1.從秘書人員自身改進工作

顧遠明教授曾經說過，如果一個職位人人都可以擔任，那么這種職業是沒有社會地位的，所以，教學秘書人員必須具備專業的教學管理知識，才能夠獲得其應有的職業認同感，得到社會的尊重。在高校規模不斷擴大的同時，高校的教學管理也變得更加復雜，教學管理人員必須提高自身素養，配合高校不斷發展的需要，不僅要熟讀教學管理知識，還要掌握一定的心理學、教育學知識，認真研究高校發展規律；熟悉教學管理的各個環節，科學安排教學任務；加強對教學環節的溝通、協調、疏導，增強應對突發事件的能力。同時，還要掌握一些基本的辦公操作軟件，使教學管理變得更加便利、快捷。

2.從學校角度改進工作

高校管理工作離不開教學秘書工作的支持，高校領導應該加強對其的重視度。要提高教學秘書入崗要求，嚴把入口關，提高秘書報名資格，以研究生學歷為標準，提高教學秘書的權威性。同時，在錄用過程中，還要考慮應聘者的心理素質，從整體上提升秘書人員的素質。加強對秘書人員的培訓，在高校教學秘書中，一直疏于對人員的培訓，教學秘書隊伍的建設處于被動局面。因此，現階段要結合崗位要求，不斷擴大人員的知識面，提高人員的實踐能力。加強崗前培訓，在入職前，對新進職員進行必要的知識、技能訓練，一方面能夠給予應聘者充分的思想準備，另一方面給出學校是否接受應聘者一個評判標準。除了崗前培訓，還要加強秘書人員的日常培訓，定期召開討論會或學習講座，使大家互相交流經驗，并將一些先進的管理經驗介紹給大家，不斷豐富管理人員的知識。還要經常開展一些專題培訓，提高秘書人員的業務能力；要給予秘書人員廣闊的晉升空間，消除晉升難、晉升空間狹窄的弊端，給予秘書人員足夠的工作動力，提高工作積極性。高校要加強對秘書人員職稱評比的重視度，給高校教學秘書工作更多的幫助與支持，減少評比過程中的繁瑣程序，從秘書工作的實際出發，合理設置評比標準，對教學秘書工作給予充分的肯定；建立教學秘書補貼，從工資待遇方面體現對教學秘書的重視，薪資作為一種激勵方式，是對教學秘書工作肯定的一種表現形式，體現對教學秘書人員的尊重和認可。高校要加強對教學秘書工作硬件的支持，為其提供全面的辦公設備，為其管理工作提供保障，提高工作效率。高校領導還要深入秘書隊伍的深處，多傾聽他們工作中的困難，減輕其心理負擔，從精神上給予支持，體現對工作的重視度。

綜上所述，在二級教學管理體制下，教學秘書的作用越來越突出，已經引起高校領導的廣泛關注，其存在的不足也得到了高校相關部門的重視，高校應該從宏觀角度加強對教學秘書崗位的重視，并根據崗位中存在的具體問題，采取有效方法，切實使問題得到解決，充分發揮教學秘書工作在高校中的作用，使秘書人員的潛能得到充分發揮，價值得到認可。教學秘書作為高校管理的后勤部門，其工作具有隱蔽性，往往被大家所忽略，但秘書人員應該增強自身的職業素養，時刻保持工作積極性和責任感，努力為高校健康發展作出自己的貢獻。

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（作者單位 浙江經貿職業技術學院）