醫院審計檔案管理的特點與對策

醫院內部審計檔案的特點

1、專業性。 審計工作是一項特殊的職能活動。記錄和反映這種特殊職能活動的審計檔案，在審計文書制作、立卷、歸檔和整理等環節均充分體現了審計專業的特點。

2、程序性。審計工作由確定審計對象，組成審計組，擬定審計方案，發出審計通知書，具體實施審計，提出審計報告，征求被審計單位意見，審定審計報告，作出審計結論和處理等一系列必經的、互相聯系的程序組成，缺少哪個環節都不能系統地反映審計事項的進程和結果。因此，審計檔案應嚴格按審計工作程序進行，系統而準確地反映審計工作情況。

3、成套性。審計檔案是以每個審計項目為單位，由在內容上有密切聯系、不可分割的一整套文件材料組成。這些文件材料與審計工作活動過程的準備、實施、終結三個階段相對應而形成審計檔案，記錄了每個審計項目的全過程，體現了審計項目的獨立性、完整性和連續性。

4、公正性。審計工作是客觀、公正的經濟監督活動。審計機構依法審計，審計結論具有法律效能和社會性質。審計文書與檔案具體地體現了這個客觀公正的經濟監督活動。因此，在建檔工作中，必須注意檢查審計材料的真實性和取證材料各項簽署的完備性，充分體現審計檔案的公正性。

5、多樣性。在形式上，審計工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄；既有書面證明、證據材料，又有實物證據材料；在規格上，審計案件取證材料規格各異，書寫格式不盡一致。因此，在審計檔案的保管上要采用不同裝具和保管方法。

醫院內部審計檔案管理的現狀分析

醫院成立了專門的審計室，把醫院的審計工作從財務科剝離出來，并直屬院長直接領導，由審計人員兼管內部審計檔案，審計檔案管理制度亦初步建立。審計檔案管理的重要性也日益被人們所認識。雖然如此，但目前醫院內部審計檔案管理還存在不足之處，有待進一步完善，才能更好地發揮醫院內部審計檔案的作用。

1、認識不充分。有的醫院領導和審計人員對內部審檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部審計項目的實施，認為只要出具了審計報告，提出了審計意見，作出了審計決定，該審計項目就結束了。忽視了文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認為審計工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把審計資料的整理歸檔工作列入議事日程。

2、管理方法不科學。由于內部審計檔案管理人員大多數是兼職的，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的審計檔案既不能有效保管，又不便于查找利用。

3、人員技能偏低。醫院內部審計機構不配有專職檔案員，一般均為兼職人員，并且大部分沒有經過系統的檔案業務培訓，所有的兼職檔案員一身兼數職，各種工作多，很少有時間能集中精力從事檔案管理工作。使文書檔案的整理、歸檔工作緩慢，檔案資料不得到及時整理、歸檔。另外兼職檔案員缺乏科學的審計檔案的收集、分類、歸檔，造成了在審計活動中產生的大量有保存價值的文字、圖表、科技、音像等資料得不到及時歸檔，甚至丟失，影響了審計檔案工作的正常開展，更談不上搞好內部審計檔案工作規范化建設。

醫院內部審計檔案管理的對策分析

1、加強認識。內部審計檔案管理是內部審計工作的重要組成部分，相關人員包括單位主要領導、內部審計機構負責人、審計人員、檔案管理人員都必須重視此項工作，嚴格按照相關制度、準則的規定，認真做好審計檔案的歸檔及管理。尤其是單位主要負責人更應認識到審計檔案對加強內部審計工作及內部管理工作的重要性，為內部審計機構創造良好的條件，促進其提升內部審計檔案管理水平。

2、做好日常收集工作。保證審計文件材料的完整齊全，是做好審計檔案工作的基礎。因此，要加大收集工作力度，采取各種措施，積極做好收集工作，及時準確地把審計工作中形成的各種有價值的審計材料收集上來，以確保審計檔案的完整性。在此基礎上，要做好審計材料的整理、分類并嚴格按照立卷方法和規則加以裝訂成卷，立卷歸檔，做到規范化、標準化，以保證審計檔案的質量。

3、提高人員的政治業務素質。高質量的審計檔案需要有高素質的檔案管理人員，只有不斷提高檔案管理人員的政治業務素質，才能促進審計檔案質量的提高。提高審計檔案管理人員素質應從以下幾方面人手：一是處理好檔案工作與業務學習之間的關系，不斷加大業務培訓力度，科學地把審計檔案工作與審計業務培訓結合起來，通過培訓促進審計檔案人員更新知識，開闊視野，掌握先進的檔案技術。二是積極開展審計檔案管理經驗交流，邀請檔案專家進行業務指導，并大力開展審計檔案學術研討。三是加強審計檔案人員職業道德教育，努力增強檔案人員的使命感和責任感。

（作者單位：山東省臨沂市腫瘤醫院）