關于齊齊哈爾醫學院學生工作轉入信息化管理需求分析

摘 要：學生管理信息化不但可以提高輔導員的工作效率，更為輔導員深入地開展大學生思想政治教育提供保證。本文分析了齊齊哈爾醫學院采用傳統學生事務管理及思想政治教育等工作方法現行存在的問題以及解決相應問題的對策。

關鍵詞：學生工作 信息化管理

中圖分類號：G646文獻標識碼：A文章編號：1673-9795（2012）09（b）-0228-01

隨著高等教育逐步由傳統觀念到現代觀念的轉變，輔導員不應再是“保姆式”的角色，開展思想政治教育工作和對學生學習、生活的整體性引導應稱為其主要職責。這恰巧也是我院當前學生工作轉變工作方式及態度所面臨的契機。

我院26名輔導員承擔7000余名學生的日常管理，輔導員事務性工作過多，臨時性和瑣碎性工作又難成系統，占用的時間多，能夠真正投入到學生思想教育工作上的時間就更少了。學生工作信息化管理，不但可以提升輔導員管理學生的效率，而且能夠成為學生教育管理順利、高效開展的重要平臺。

目前我院輔導員日常管理中存在的普遍問題

學生事務性工作繁復、頭緒多，從學生的學習到生活，從學生的課外科技文化活動的開展到學生黨員的組織發展，從學生的日常管理到學生的畢業就業，事無巨細，事事都要參與。如新生入學教育、課堂考勤、請銷假、考風考紀等，又如評獎評優工作、貧困生認定工作、黨建工作、公寓管理等。學生之中又會有許多突發事件出現，例如急診入院、摩擦打架、學生心理問題等。如此眾多的事情決定了學生教育管理絕非簡單、輕松的工作。

以學生教育管理較為成體系的基礎醫學院學生管理為例，雖然，以劃分成年級輔導員管理模式并輔以專項負責制，在一定程度上規范化了各項工作，但每個輔導員不可避免的采取“各自為政”的做法，“條塊分割”造成學生管理各自為營，形成“信息孤島”，任何一個孤立的信息只能回答局部的問題，相互之間缺乏協調、沒有統一標準、所完成的管理工作單調、資源不能共享、無法協同工作等，造成重復建設，整體水平低下。其他學院學生管理可見一斑。例如，從學生黨員發展審核一個環節，組織部核查各院系申報列入發展計劃學生基本狀況現行程序是先到教務處核查成績，再到學工部核查違紀處分最后到公寓管理中心核查學生使用違禁電器情況，耗時少則一天多則一星期能得到反饋結果；再則到學生發放補助、獎助學金，學生需卡折號上報、核對，學生將個人基本信息報給輔導員、輔導員再將信息匯總報學工部，整套程序下來少則一個星期多則一個月，類似這樣基礎性無效率工作占據輔導員及學生大部分課閑時間。

近年，我院附屬醫院、實習就業基地不斷拓展，與此同時對于外埠學生管理卻顯得相形見絀，從近兩年學籍清理情況可見一斑。學生工作部門對外埠學生信息的有限了解及外埠附屬醫院對學院相關學生管理信息的不同步性均制約學生管理的及時有效。

目前，我院學生管理模式仍為紙介存檔，學生數據變更無法統一進行，由于各專項學生數據不能共享，使得各環節之間出現信息不對稱，很多信息來源不得不重新使用手工錄入，這就不可避免造成效率低、失誤率高的情況，加之學生數據的變更在各時期各項工作中時有發生，例如，學生寢室調整、學生請銷假、困難學生認定變動、學生違紀與解除、學生參加校園文化及科技文化活動等，基礎數據的分項統計阻礙了基礎數據在寬度和深度方面的增加，影響了數據的精度，加劇了數據的不一致性，無法給各類評獎評優提供精確考評依據。

建議學生管理實施信息化管理，以實現量化考核記錄體系，建立了科學、規范的長效工作機制，建立完整的學生信息網絡體系后對于學生管理部門監控違規尋租現象也會得到極大的震懾效果。

目前，從隨機訪問高校學生工作網站中，采用學生工作管理系統高校高達80%，哈爾濱高校采用學生工作信息化基本全覆蓋，哈爾濱工業大學早在2002年就已實施，學生工作信息化管理系統的采用的第一步是建立真正符合學生工作日常管理實際需要、內容涉及學生管理各方面的學生工作系統。系統具體功能既可實現學生信息的錄入、傳遞、共享匯總、保存等，還能夠高效便捷地統計學生工作的各項數據，并保證其準確性。包括以下幾個模塊：學生信息管理模塊、學生日常考勤管理模塊、宿舍管理模塊、學生黨建工作模塊、學生獎懲貸助管理模塊以及畢業生就業管理模塊。

以學生信息管理模塊為例，有學生個人信息查詢和特定學生群體信息查詢功能，即可查詢學生個人基本情況，包括個人基本信息、家庭情況、在校日常表現、評優獲獎及資助、貸款等信息，又可根據需要，對每個學生的基本情況、日常考勤情況、畢業環節等方面進行一個或多個條件設定，查詢提取滿足所設定條件的各項群體結果，還可分專業、分年級（班級）進行數據統計，各層級學生工作管理者均可隨時查看、比較分析數據，便于管理決策的科學化、合理化。學生信息的分類統計查詢在學生管理中應用非常的廣泛和重要，可以改變過去以紙張書寫、人工計算的傳統方式，更加有效、快捷、科學。另外，學生各模塊信息數據的變更在學生信息數據庫中可以達到無間隙無時間差的同步變更，保證了數據的準確度。

學生工作管理系統有明確的權限管理，數據可批量導入、審核、處理、備份，方便輔導員管理。它能夠有效解決學生工作量大、任務重、流程復雜、效率低下的有效措施，可彌補輔導員管理大量學生精力上的不足，節省工作時間，提高工作效率，為更深入地開展大學生思想政治教育提供保證。如之前舉例需一周完成學生黨員發展審核工作在系統中可能僅僅需要幾分鐘便可成功導出所需數據。

對策與實施建議：

三步實施將學生工作轉入信息化管理：第一、參照國內大多數高校使用的教學與學生管理系統來看，目前，比較成熟的系統有清華大學自主研發的學生工作管理系統，依托東南大學技術支持與復旦大學合作研發的金智教育數字化系統，哈爾濱工業大學采用的北京希爾科技有限公司開發的系統，浙江大學采用的杭州正方軟件公司開發的學生信息管理系統以及華南師范大學自主研發的高校學生工作管理系統等。可分別向以上軟件供應企業發出要約，要求各家單位做產品介紹時做角色演示：以學生和工作人員兩名角色來在線將學生事務處理流程化。以鑒別其系統的實用性、易用性及可拓展性。第二、選定倆家作為期2個月的系統測試，除去基礎醫學將其他6個院系分成2組分別使用一套學生管理系統做完成性測試。并在此期間分別與2家企業對產品價格及后續服務提供進行博弈。第三、從2個月的完整性測試中，結合各院系及學生工作部整體使用情況，綜合價格因素及產品滿意度選擇性價比最高的一個產品。