高校學籍檔案網絡化管理的有效嘗試

摘要：高校學籍檔案管理工作是一項綜合性的工作，作為承載學生重要原始信息的資料，近幾年來，隨著高校辦學規模普遍擴大和招生數量的增加，單純依靠幾臺電腦來完成學籍檔案管理的模式已不能適應日常工作的需要，網絡化的學籍管理系統的設計與建立，已擺上高校檔案管理工作者的議事日程。

關鍵詞：高校 學籍檔案 檔案網絡化管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2012）11（a）-0223-01

高校學籍檔案管理工作是一項綜合性的工作，作為承載學生重要原始信息的資料，近幾年來，高校辦學規模普遍呈擴大的之態，招生數量日益增加，尤其是高等院校的廣泛建立分校，學生的來源及數量呈幾何級的增長，原來半手工式的完成學生信息管理的方式已不適合當前的工作任務，錄入學生的基本信息、查詢檢索學生的有關資料、了解學生的基本情況要依靠更加科學化的手段來辦理和完成。如此，網絡化的學籍管理系統的設計與建立，已擺上高校檔案管理工作者的議事日程。

1 高校學籍檔案走向網絡化管理的必然趨勢

數字化檔案信息的方便與快捷可極大地簡化工作程序，方便每一位使用者。當檔案利用者操作有關系統時，不受時空限制，只需掌握有關密碼及權限，在個人方便的情況下，只要一臺能夠上網的計算機，就可以進入管理系統搜索自己想得到的信息。有效的利用檔案網絡系統，使學籍管理工作進入了全新的時期。同時，學籍管理人員的工作量大為減少，只要系統建立起來，日常工作多為維護，及時和定期地輸入有關信息，一些重復性的繁瑣手工勞動將停止。減少了工作人員的勞動量，有關人員可在工作期間進行學習業務，或進行電子數據整理。

通過高校網絡化信息使各職能部門在第一時間獲取學生的各種信息，并進行有效利用。學生學籍基本情況、繳費信息等都一目了然。各職能部門充分利用自己的權限范圍上網查找所需信息，通過數據格式進行傳輸，從而協調工作，提高高校內部學管、教學、財務、行政、后勤管理等有關部門的工作效率。

2 學籍管理系統的設計思路

我校的網絡學籍管理系統有以下幾部分組成：（1）學籍信息；（2）成績信息；（3）教研室成績報送；（4）信息查詢。學生一入學，學生本人的基本信息就進入管理系統，直至學生畢業。中間涵蓋了學生在校期間的學習、生活、表彰獎勵等方方面面的信息。

（1）學籍信息管理模塊。對于這個模塊的數據可以進行批量錄入，并且還能夠從招生網等數據庫導入相關學生的資料，按照學生所在的系和所學專業及所在班級和學號等方面，建立全校范圍內學生的基本信息數據庫。根據需要，可以方便快捷的查找各年級、專業學生的情況，對于休學、退學等學生的學籍異動進行管理。

充分利用現代化管理手段，將高校各管理部門的數據信息圍繞相關業務建立應用性的網絡關聯，使之銜接緊密，共享資源。這樣既節省費用又方便信息查詢。一方面使學生入學時編號一致，方便有關部門的管理，也方便學生的自我管理。在新生入學后，進行統一編班，學生管理部門根據學生的年級、系別、專業統一編制一年學號，轉入教務成績管理學生基本信息庫中。此庫與學生處的電子檔案庫、財務處的收費檔案庫、后勤管理處的后勤服務庫建立相應的關聯和數據轉換，做到各個數據庫的數據共享，統一了數據，使數據庫做到動態化、常態化管理，學籍方面的數據一有變動，校內相關的數據也隨之更新，不但統一了學生的學號，還做到了學生信息的唯一性和準確性。

另一方面的好處是與財務處的收費庫存資源共享。高校在對學生收費中存在著手續多的問題，學生往往要跑多個部門，辦好幾個手續，才完成交費，這個過程既浪費時間，還引來學生的不滿。而利用數據共享，則可以簡潔、方便地解決這方面的問題。學生學籍異動的條目，會在第一時間得到有效處理，會在第一時間在各個庫的網絡中得到及時體現與利用。學生可在本人的信息中查詢有關個人交費情況，學生辦理手續更加簡化，更加人性化。同時提高有關部門的工作效率。

（2）成績管理模塊。把單機版的成績庫、補考庫、重修庫等合并成作為網絡版的成績庫，里面的主要內容要素：學號、姓名、系處、培養層次、班級、專業等字段。

（3）成績報送模塊?？荚嚱Y束后，由各教研室校園公文網之“學生綜合信息管理系統”，錄入學生個人考試成績，做出試題分析、打印學生成績頻數圖和成績圖冊。在網上將成績匯報給教務處，教務處審核認定后，再將成績交到學校學生總成績庫。如此，有關人員可在校園網各終端機上查閱學生的成績。

（4）學籍信息資料查詢。各終端用戶可根據權限上網查詢在校學生人數、學生的個人資料、考試成績；學生個人可查閱、校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打?。桓飨嚓P部門、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。

3 數字化學籍管理檔案系統的應用

（1）創建學生基本信息檔案。首先，從招生庫里把學生資料放入基本信息庫中；其次，讓學生自行填寫學籍表；再次，將學籍表中的其他信息補錄進數據庫中。最后，通知學生登錄校園網的檔案系統，核實有關個人信息，將資料提交到基本信息庫中。這種操作方式，方便了學生，更方便了工作人員，并確保了質量。

（2）資源共享。在學校的學籍檔案進行數字化處理后，基本實現了資源共享。有關部門及學生個人可查詢、打印有關學生的學籍資料。如在校生人數、某生的個人學習考試成績、班級交費情況等。各個部門和學生個人都達到一種需要上的最大化。

在檔案管理上，網絡信息化學生學籍管理是一個有效的嘗試。