對電子檔案安全性及管理方法的認識

摘 要 隨著電子文件與電子檔案大量產生并廣泛應用，以及電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，使電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。同時，檔案管理工作提出了新的要求，本文對電子檔案的管理方法進行了分析和論述。

關鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認識

首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。

其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質上的，所以要提供一個適合于光磁介質保存的環境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內容邏輯上的準確。由于電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術與方法有差異的特點。為保證電子檔案內容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術和數據結構、相關定義參數等加以保存。三要對電子檔案載體經常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環境的影響，所以要經常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。

3、電子檔案利用時應注意的事項一是對使用權限的審核。一是電子檔案利用時所涉及人員有：檔案載體和保管人員，數據系統和管理人員，維護操作人員及利用者等。由于各自工作性質與其職責不相同，對其使用權進行審核很有必要。二是拷貝的提供與回收。必須采取嚴格措施，對電子檔案進行嚴格管理，要根據利用者需求和確認使用權限后，再進行拷貝制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并利用技術手段防止所提供拷貝的再復制。對所提供的拷貝必須及時回收，回收時應由提供者和利用者對拷貝內容進行確認，并對有關情況進行登記，這是維護知識產權，防止失、泄密事件發生的一種有效手段。三是嚴格執行利用電子檔案的相關規定。如利用方式應視利用者情況而定，不能無原則地向利用者提供全部利用方式；根據電子檔案密級進行有效管理，一般情況下，對內容不完全開放的電子檔案，不用拷貝方式提供，即使要提供，也必須在有效監控下進行。

（作者單位：滎陽市檔案局）