人口普查檔案現(xiàn)代化管理工作淺析

摘 要 隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，滿足不了為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展的要求。為此，必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的電子文件化管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞 人口普查 檔案現(xiàn)代化 管理工作

中圖分類號(hào)：F832 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在國務(wù)院、地方各級(jí)人民政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)普查辦的精心組織下，廣大普查工作者的積極努力辛勤工作，第六次全國人口普查工作已經(jīng)取得了顯著的成果。在普查工作過程中形成了大量有價(jià)值的文件、表冊(cè)、音像和實(shí)物等普查資料。這些資料蘊(yùn)藏著極其豐富的信息，能夠全面、客觀、系統(tǒng)地反映人口的性別、年齡、民族、受教育程度、行業(yè)、職業(yè)、遷移流動(dòng)、社會(huì)保障、婚姻、生育、死亡、住房等情況，為科學(xué)制定包頭市國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人民的物質(zhì)和文化生活，進(jìn)一步實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提供了重要依據(jù)。

一、什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊(cè)；二是領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊(cè)。

如人口普查登記表、計(jì)算機(jī)編制的各種數(shù)據(jù)帶、各種手工匯總表和機(jī)器匯總表等（全國人口普查條例規(guī)定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國家有關(guān)部門規(guī)定保存、銷毀。）

（二）領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

如關(guān)于人口普查工作的指示、決定、通知、規(guī)定以及普查辦法、實(shí)施細(xì)則、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、來往函電等。人口普查登記表是直接向居民調(diào)查的原始記錄，是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據(jù)。

二、人口普查檔案的特點(diǎn)

人口普查檔案是人口普查部門在具體組織進(jìn)行人口普查工作過程中直接形成的具有保存價(jià)值的有關(guān)人口普查資料的搜集，數(shù)據(jù)匯總，資料評(píng)價(jià)，分析研究，公布出版等專門的文件材料。

（一）普查檔案數(shù)據(jù)案卷多。

按照2010年人口普查的工作進(jìn)度圖，全部工作分為22個(gè)大項(xiàng)、121個(gè)小項(xiàng)，可形成的統(tǒng)計(jì)表格達(dá)35種之多，它主要包括戶口整傾、調(diào)查摸底、入戶登記、地址與行職業(yè)編碼、全部手工與機(jī)器快速匯總表等，而且表格長短不一，如此眾多的統(tǒng)計(jì)表格整理出來的數(shù)據(jù)案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

（二）普查檔案形成周期長。

人口普查工作是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，形成的檔案周期性較長。有的文件可按階段收集歸檔，有的則要在下一階段或幾個(gè)階段結(jié)束后方能補(bǔ)充歸檔，全面掃尾工作需較長時(shí)間。至于建立數(shù)據(jù)庫后進(jìn)行資料分析研究，需要的時(shí)間則更長，決定了人口普查檔案形成周期的長期性。

（三）普查檔案涉密性強(qiáng)。

人口普查檔案中很多資料涉及普查對(duì)象的個(gè)人的隱私，關(guān)系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來不可估量和難以彌補(bǔ)的損失，所以加強(qiáng)對(duì)普查檔案的保密管理非常重要。

（四）普查檔案規(guī)范要求高。

一個(gè)完整的人口普查檔案，必須全面、真實(shí)、系統(tǒng)地記載人口普查工作的各項(xiàng)活動(dòng)，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分類科學(xué)，手續(xù)完備，材料真實(shí)，正確地反映人口普查工作的全部過程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規(guī)范要求。

三、人口普查檔案分類

按照《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《全國人口普查條例》的規(guī)定，結(jié)合普查工作的特點(diǎn)，我市人口普查檔案可分為文件類、資料表冊(cè)類、音像實(shí)物類和普查工作的其他重要相關(guān)材料。

（一）文件類。

1、全市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)有關(guān)普查工作的決定及批復(fù)；各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話、題詞；

2、各級(jí)普查機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示、報(bào)告、通知、工作計(jì)劃、簡報(bào)、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、匯報(bào)提綱、總結(jié)；

3、普查方案、普查填寫說明、普查細(xì)則及重要的修改稿；

4、普查公報(bào)；

5、各級(jí)普查機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免、工作人員名冊(cè)、先進(jìn)集體和先進(jìn)人員名單；

6、普查文件匯編。

（二）資料、表冊(cè)類。

1、普查登記表樣表、手工匯總表、機(jī)器匯總表、普查匯總資料（含計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等為載體的電子文件材料）、填表說明及計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序軟件等；

2、行政區(qū)劃代碼本、地址編碼本、行業(yè)代碼本、職業(yè)代碼本；

3、普查員、普查指導(dǎo)員、編碼員、錄入人員的培訓(xùn)教材；

4、內(nèi)部編印和公開出版的普查資料、普查分析報(bào)告及匯報(bào)材料；

5、普查宣傳材料、宣傳畫和報(bào)紙雜志發(fā)表的有關(guān)社論、評(píng)論和報(bào)道等。

（三）音像、實(shí)物類。

1、普查工作中的照片、錄音帶、錄像帶、電影片、電視片、幻燈片、光盤及整理匯編的相冊(cè)、畫冊(cè)；

2、有紀(jì)念意義的憑證性實(shí)物，包括普查標(biāo)志、調(diào)查證件、證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、資料袋、軟包裝、普查機(jī)構(gòu)印章等。

（四）普查工作的其它重要相關(guān)材料。

通過對(duì)普查檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的鑒定，以上各類普查檔案中，重要的作永久保存，比較重要的作長期保存，一般的作短期保存。

四、人口普查檔案的整理歸檔

收集整理人口普查檔案，是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。為了保質(zhì)保量地完成這一任務(wù)，針對(duì)人口普查檔案的特點(diǎn)，對(duì)整理好人口普查檔案提出以下淺見:

（一）堅(jiān)持以成文單位立卷。

收集整理好人口普查檔案，是人口普查工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，而成文單位是文件材料的形成者，對(duì)本地區(qū)本單位文件材料的形成規(guī)律了如指掌。以各級(jí)人口普查辦公室為單位，負(fù)責(zé)文件材料收集歸檔更為有利，可以與人口普查辦的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員崗位責(zé)任制直接掛鉤，檔案整理任務(wù)不完成，普查班子人員不能散。

（二）實(shí)行“三步走”的立卷法。

第一步，文件材料的收集與修復(fù)。凡是上級(jí)下發(fā)和本級(jí)產(chǎn)生的文件，可按收、發(fā)文薄進(jìn)行收集，本級(jí)形成的各種文件按專業(yè)組、責(zé)任人逐個(gè)進(jìn)行收集。對(duì)使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙或紅、純藍(lán)墨水起草書寫的文件、表格，一律用碳素墨水重新復(fù)制抄寫一次。第二步:分類組卷。按照擬定的分類方案和歸檔范圍，對(duì)收集起來的全部文件初步進(jìn)行分類立卷。第三步:編目裝訂。參照文書檔案的立卷程序，完成編號(hào)、編目、裝訂、書寫封面等工作。

（三）保證文件材料的齊全完整。

對(duì)各類文件的收集整理，除了收集上級(jí)下發(fā)的文件外，收集重點(diǎn)應(yīng)放在本級(jí)。要注意克服過去只重視“紅頭文件”，忽視其它文件的錯(cuò)誤作法，凡是本單位形成的文件材料，不管是“紅頭文件”，還是內(nèi)部文件，只要具有保存價(jià)值的，都應(yīng)當(dāng)收集歸檔。因?yàn)樯舷伦笥襾砦倪€有可能從別的地方找到，而本機(jī)關(guān)形成的文件，卻是“只此一家”，一旦散失，就再也無法彌補(bǔ)。

（四）文件和表格分開立卷。

整理立卷時(shí)，區(qū)分文件類和表格類，根據(jù)制成材料的多樣性，實(shí)行通用文件與表格分開立卷。同一類型的表格，在保持同一問題案卷排列在一起的前提下，也可將八開表和十六開表分開立卷，更有利于檔案的保管和利用。

五、人口普查檔案的電子文獻(xiàn)化管理

人口普查檔案的電子文獻(xiàn)化管理首先要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文獻(xiàn)檔案，并能在信息網(wǎng)上流通。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理后，具有容量大、速度快、應(yīng)用廣泛、傳輸簡便等特點(diǎn)，但必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能實(shí)現(xiàn)。

（一）電子文獻(xiàn)檔案的利用。

對(duì)檔案部門來說，電子文獻(xiàn)檔案可供利用的方法有三種：(1)提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為用戶提供打印件或縮微品；(2)可通過對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)播數(shù)據(jù)通信或聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)；(3)可以直接利用方式為使用者提供技術(shù)支援，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)中可從直接利用的信息資源解決使用者所需的檔案信息。

（二）電子文獻(xiàn)檔案的管理。

從信息安全的角度出發(fā)，主要是對(duì)使用者的管理，對(duì)提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。一是使用權(quán)限的審核：在使用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄；二拷貝的提供與收回：原則上應(yīng)避免把載體上的電子文獻(xiàn)檔案全部拷貝給使用者，并通過技術(shù)手段防止所提供的拷貝再復(fù)制。同時(shí)應(yīng)對(duì)回收的拷貝做消除處理；三是加強(qiáng)使用的安全管理：不能無原則地向使用者提供全部的使用方式，對(duì)提供的拷貝的制作，必須在有效監(jiān)督下進(jìn)行，對(duì)加密級(jí)的信息要進(jìn)行加密處理，應(yīng)對(duì)使用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控等。

（三）電子文獻(xiàn)檔案的建立。

一是全面普查案卷，去冗取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话銠n案不可避免地存在重份或無查考價(jià)值的文件。所以首先要剔除這些價(jià)值不大的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二是結(jié)合工作實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。應(yīng)以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定出適合人口普查檔案著錄工作的著錄細(xì)則。三是統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再根據(jù)人口普查的具體情況，因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中，還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家學(xué)習(xí)交流，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。四是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：首先在填寫題名項(xiàng)過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。第二，還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要，在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種一一列出，必要時(shí)還要加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素。另外，還可利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能，將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為日后制作人名、時(shí)間的分類目錄等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省招遠(yuǎn)市羅峰街道辦事處文化區(qū)居委會(huì)）