高職院校人事檔案的信息化管理

侯光蘭

摘要：就我國當前高職院校人事檔案管理的實踐來看，信息化管理雖然已經取得了長足的進步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。基于這一現狀，筆者就我國高職院校人事檔案的信息化管理問題進行分析與論述。文章首先闡述了加強高職院校人事檔案信息化管理的必要性，繼而分析了我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題，然后針對這些問題提出了應對措施，最后對全文進行了總結，以期能夠對我國當前高職院校人事檔案信息化管理的科學開展提供一點可借鑒之處。

關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化

一、加強高職院校人事檔案信息化管理的必要性

伴隨著當前現代信息技術的飛速發展，信息化管理已經在我們日常的工作生活中日益普及，并且發揮著越來越重要的積極作用，對于高職院校的人事檔案管理來說更是如此。筆者認為，在高職院校人事檔案管理過程中加強信息化管理的必要性主要表現在以下幾個方面：

（一）是推動高職院校人事制度改革的必然要求

將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，不僅能夠使高職院校的領導者以及相關部門直觀、迅速的對本校人力資源狀況進行掌握，為院校人力資源決策提供有效的信息支持，而且還能夠極大的提升高職院校人事檔案的綜合利用效率，有效實現相關部門與人員之間的信息共享，是推動高職院校人事制度改革的必然要求。

（二）是提升高職院校人事檔案管理工作者綜合業務素質的重要基礎

在高職院校傳統的人事檔案管理過程中，通常都是以手工操作為主來開展工作的，在這種工作模式下的工作效率很低，工作人員的勞動強度很大。但是將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來，就能夠將人事檔案管理工作者從繁重的工作任務中解脫出來，從而有更加充分的時間與精力去學習先進的人事檔案管理理論與實踐方法，從而有效的提升高職院校人事檔案管理工作者的綜合業務素質。

二、我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題

就我國當前高職院校人事檔案管理的實踐來看，信息化管理雖然已經取得了長足的進步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。筆者結合自身多年的實踐經驗，認為我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題主要包括以下幾個方面：

（一）資金籌集存在困難

在高職院校中開展人事檔案管理的信息化，往往會受到諸多因素的影響。其中，資金問題往往成為高職院校人事檔案管理信息化工作的重要制約因素。開展高職院校人事檔案管理的信息化，不僅需要購買電腦、掃描儀等硬件設備，鋪設系統內部局域網絡，而且還需要購買人事檔案管理軟件以及安全防護軟件等，這些都需要進行大量的資金投入。除此之外，由人事檔案信息管理系統快速更新所帶來的維護費用也是不容小覷的。但是，就我國當前高職院校發展的普遍狀況來看，往往存在資金緊張的普遍現象，各高職院校能夠用于人事檔案信息化建設的經費投入非常緊張，成為制約高職院校人事檔案信息化管理的首要瓶頸。

（二）相關工作人員綜合業務素質普遍較低

在高職院校開展人事檔案的信息化建設，要求檔案管理工作者具備較高的綜合業務素質，不僅需要掌握檔案管理的相關理論，而且還應當通曉計算機網絡知識以及現代化管理技術。但是，就我國當前高職院校人事檔案管理工作隊伍的建設來看，相關工作人員的綜合業務素質普遍較低，開展工作的積極性也沒有得以充分的發揮，給高職院校人事檔案管理信息化建設的順利開展設置了一定的障礙。

（三）開展檔案管理信息化建設工作量大

在開展高職院校人事檔案的信息化管理過程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五個方面的工作：首先，應當開展針對現存人事檔案的數據化處理，采用掃描、縮微等技術手段將已經歸檔的紙質材料轉換為電子數據；其次，利用檔案管理軟件的相關模塊將數據化檔案進行分類歸集，以便于投入使用后的檢索應用；再次，通過物理隔離、設置防火墻、數據備份等手段，保證檔案信息數據的安全；第四，及時開展檔案信息化管理系統的更新完善，保持其一直處于可用的狀況下，避免產生由于信息技術更新換代而帶來的效用喪失；最后，要雙管齊下，在高職院校人事檔案信息化完成之前，實行的是紙質檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質檔案，又要按信息化要求建立檔案數據庫工作。

三、提升高職院校人事檔案信息化管理水平的對策措施

針對上述我國當前高職院校人事檔案管理信息化過程中存在的問題，筆者提出以下幾個方面的對策措施，以期能夠對我國當前高職院校人事檔案信息化管理的科學開展提供一點可借鑒之處：

（一）要樹立科學的、先進的人事檔案管理理念

對于高職院校人事檔案信息化管理建設來說，首先應當在思想觀念上由落后的封閉型轉變為現代的開放型。在當代信息技術在當今社會日益普及的大環境下，加強高職院校人事檔案管理的科技化意識、現代化意識、計算機管理人事檔案意識，加快人事檔案管理工作由傳統的手工管理向計算機信息化管理的轉變，主動面向社會實際需要，把人事檔案管理工作的重心轉變為符合社會實際需要和各項事業發展的需要，提供優質服務和高效率的服務。

（二）要加強人事檔案信息化管理的安全意識

盡管現代信息技術為高職院校人事檔案的高效管理提供了先進便捷的管理方式與手段，但是也給人事檔案管理工作帶來了一定的安全隱患，在實際工作中，有的單位在進行人事檔案信息化建設時由于安全意識往往不夠或者客觀原因，造成人事檔案信息的泄密和丟失，給當事人和單位帶來重大的損失；有的電子文件在保存中無法更新版本造成不可識讀性和不可兼容性，使存儲材料及載體容易損毀等問題產生人事檔案信息資源丟失。基于上述分析可以看到，在高職院校的人事檔案管理工作中，一定要正確處理好人事檔案信息的保密與利用的關系，對各種資料信息進行嚴格區分和界定，正確使用好計算機的加密功能，提高安全意識。

（三）要不斷提升人事檔案管理人員的業務和政治素質

伴隨著當前現代信息技術的不斷深入推進，對檔案工作人員的要求也越來越高。就目前高職院校人事檔案管理的現實需要來看，應當建設一支檔案專業化知識化技能化的干部隊伍。伴隨著信息時代的到來，對每位檔案工作人員在工作技能上、業務素質上、政治思想上提出了更高的要求，因此，檔案工作人員必須要加強專業知識和技能的學習，不斷拓寬知識面，提高計算機使用能力、人事檔案管理能力以及綜合分析判斷能力，掌握現代信息管理技術，努力做到既熟悉人事檔案管理業務，又懂得計算機技術管理的具有雙重知識結構的復合型人才。

四、結束語

通過上述幾個部分的分析與論述，我們可以看到，加強高職院校人事檔案管理的信息化建設是非常必要的。但是我們還應當看到高職院校人事檔案信息化管理過程中存在的種種不足，并積極采取相應對策措施進行解決。只有這樣，才能夠推動我國當前高職院校人事檔案信息化管理的科學健康發展。

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