關于檔案管理現代化的幾點思考

李錦峰

摘要：檔案管理現代化是檔案管理人員面對的新課題。管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。著重用現代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規律性問題，使管理工作更趨于完善。當今時代，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案管理；現代化；思考

檔案管理現代化是檔案管理人員面對的新課題。管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。著重用現代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規律性問題，使管理工作更趨于完善。當今時代，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。關于檔案管理現代化，筆者結合工作實踐，淺談以下幾點認識。

一、 檔案管理存在的問題

檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，進一步形成推進檔案工作創新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

二、與時俱進，實現管理現代化

檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現代化技術，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、大力開發檔案信息資源

利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統介質的干部人事檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

1、利用科學手段，快速獲取檔案信息。

2、盡快介入電子文獻的收集和管理。

電子文獻的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制.可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態與虛擬文件特征。

由于電子文獻的上述特點，傳統的保存和管理文件方法不再有效。應建立電子信息管理系統，從它的產生之初就開始業務監督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定.跟蹤.檢索.接受.保管的具體辦法和規章制度，同時還應對現有的檔案保存部分或全部文件進行保存，以免檔案流失。

三、檔案的管理。

信息安全的角度出發，主要是對使用者的管理，對提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。

一是使用權限的審核：在使用中，由系統自動判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統自動對其操作的路徑進行跟蹤與記錄；

二是拷貝的提供與收回：原則上應避免把載體上的電子文獻檔案全部拷貝給使用者，并通過技術手段防止所提供的拷貝再復制。同時應對回收的拷貝做消除處理；

三是加強使用的安全管理：不能無原則地向使用者提供全部的使用方式，對提供的拷貝的制作，必須在有效監督下進行，對加密級的信息要進行加密處理，應對使用的全過程進行有效的跟蹤監控等。

綜上所述，檔案資源的開發與利用，是檔案管理現代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。