資料室為工程項目設計服務的實踐與思考

福州市建筑設計院 張少航

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資料室為工程項目設計服務的實踐與思考

福州市建筑設計院 張少航

建筑設計院資料室在工作服務實踐中應充分考慮工程設計人員的需求，培育高尚的職業道德，以設計人員的需求為中心，提供個性化服務；主動跟蹤項目設計過程，積極挖掘自身資源，提高館藏利用率；提高館員素質，實現圖書資料管理的信息化。

職業道德 現代化意識 跟蹤服務 信息技術

圖書資料室是建筑設計院的重要組成部分，隨著現代信息技術的飛速發展，設計人員所需資料是否充足和完整，關系到設計項目的成功與否。建筑科學技術與藝術發展日新月異，設計人員在進行設計研究時，必須查閱大量的文獻資料，了解有關動向，掌握最先進的建筑領域信息資訊，從而設計出具有社會效益與經濟效益的優秀建筑作品。設計院資料室作為本單位圖書情報工作的主體，承擔著為設計工作收集、存儲、加工、傳遞信息的任務，因此必須積極做好資料的收集，及時為設計項目的進展提供服務。

1 館員要有高尚的職業道德和強烈的現代化意識

圖書館員要熱愛本職工作，要具有無怨無悔的奉獻精神和始終如一的敬業、樂業、勤業精神，接待來查閱信息資料的設計人員，總要以禮相待，微笑服務。熱愛設計人員，尊重設計人員，急他們所急，想他們所想，以設計工作的需要為己任。為人找書，為書找人，把最符合設計工作需要的信息用最簡單的方法，在最好的時機，送到設計人員手中，使館藏的文獻、知識、信息與設計人員的需要有機結合起來，盡最大的努力滿足他們的需要，真正做到一切為了設計工作。

身處各種高新技術大量得到應用的時代，要求我們要有強烈的現代化意識，具備現代觀念。資料室的工作人員不再只是信息的傳遞者，也應該是信息的接受者。因此，館員應具備挑選、處理信息的能力，對紛至沓來的信息進行有序的整理、挑選，根據設計院工作的特點，把分散的各科各專業信息進行重新組合，產生出新的適合本院設計人員使用的信息產品，從而為設計人員提供增值服務。以此為出發點，經過日積月累的不斷實踐，資料室工作人員的綜合素質就會得到提升，不但能有效地為設計人員提供服務，而且可以促進設計院工作的發展，有利于自身素質的提高和發展。

2 服務設計人員的具體措施和方法

2.1 大力宣傳館藏圖書資料

傳統的圖書館服務方式使館藏無論有什么樣的好書，都很難為讀者所充分了解，如何宣傳這些有價值的好書呢？我們每隔半個月制作一份新書目錄，打印分發到各專業負責人、各專業骨干的手中；同時利用本院局域網，進行新書的宣傳，讓全院設計人員（職工）都能通過互聯網了解新書的有關信息。這樣，既宣傳了新書，又促進了館員與設計人員的互動交流。

2.2 主動、及時了解設計人員所需圖書資料

過去圖書資料室是等讀者，讀者要什么書籍資料，我們工作人員只要熱情服務、業務熟練就足夠了，但面對建筑設計行業的飛速發展，這種傳統的服務模式顯然不夠到位。要走出去找讀者、找設計一線人員，了解他們各個階段、各個工程所需的各種不同資料，為他們聯系出版社、書店或者書商，進行代購等。

2.3 搞好跟蹤服務

設計院各個設計所承接的工程項目不同，對信息資料的需求方向、需求內容也有區別，我們要盡可能了解、結合各專業設計所的具體工作情況，跟蹤具體項目設計的進展，以便隨時隨地為設計工作服務；對設計人員在利用圖書資料中遇到的問題，積極妥善處理他們的需求或意見；分析掌握設計人員在項目設計過程中的借閱規律，及時準確為他們提供所需資料，從而為新信息資料的收集、購買、索取等提供科學合理的經驗、依據。

2.4 送書上門，服務到“家”

圖書資料室真正做到人性化管理，就要熱情主動地為設計人員提供各種幫助和服務。因為設計人員常常需要面對工程量多、任務重、時間急的狀況，工作非常繁忙，我們就會真誠地為他們著想，體諒他們的辛勞，將他們所需要的或有潛在需要的書籍資料親自送到他們手中，切實支持、方便他們的工作。

2.5 充分挖掘自身資源，提高館藏利用率

有人會認為，如今網絡信息傳播速度日新月異，信息量劇增，幾乎社會上各個行業的信息都能在網絡上找到。相對而言，到資料室查找資料，則要花費比較多的時間。其實，網絡自有網絡的優勢，資料室也有資料室的長處，特別是設計院的資料室，它的館藏是根據本院專業特點進行選擇、采購的，具有極強的專業性、針對性，具有專業優勢，是設計師的得力助手。資料室要充分挖掘自身的各種資源，以各種方式將它們展示出來，進一步吸引設計院的工作人員前來借閱，從而提高館藏圖書的利用率，最大限度地發揮圖書資料各種信息的價值。我們根據各種信息資料的重要程度、出版周期或個性特色等設立特色書架；在特色書架顯眼的位置擺放著最新頒布、實施的國家規范、規程、標準圖，省市規范、規程、標準圖；新近出版的各種專業期刊也擺在前排的位置；近期備受推崇的各式建筑風格、造型以及樓盤案例等也重點展示。特色書架的設立，既方便了工程設計人員快速獲取所需的重要資料，也可以使他們感興趣的各種新資料很快進入他們的視野，還能發揮閱讀引導功能，使相關的資料信息得到充分的利用。

3 努力實現圖書資料管理的信息化

計算機的普及與網絡的發展，使得資料室所收集的各種資料不再只以紙質載體為主，而是更多利用了現代信息技術制作的電子信息。信息載體的快速變化，使得資料室的服務方式發生了根本性的變化。相比以前手工操作為主的服務方式，現在采用了先進的計算機技術和信息技術，服務內容也有不少的改變，由傳統的采購、整理、編目、借閱、參考咨詢等服務向知識管理服務、數據庫服務、信息導航服務等方向轉變。這些業務內容和服務方式的改變，要求資料室工作人員具有更高的業務水平，不僅要精通圖書管理的業務知識，還要有相當的應用計算機技術處理各種信息的能力。

經過幾十年來的積累，資料室收藏的各種資料數量極為龐大，通過傳統的手工管理方式已經無法適應要求。為了解決收藏與利用的矛盾，早在10年前，我們就開始嘗試運用計算機技術來進行圖書管理。經過一段時間的實踐后，我們針對讀者服務和書刊資料內部管理性質的不同，運用不同的圖書管理系統來進行管理。在讀者服務方面，采用瑞天圖書管理系統，將每一本書刊的原始信息及編號、館藏數量等輸入資料管理子系統；在讀者管理子系統中輸入讀者的借閱信息；通過借閱管理子系統可了解館藏資料的出借情況。將瑞天圖書管理系統接入局域網，工程設計人員可以通過客戶端查詢系統迅速了解資料的情況，方便借閱。在內部管理方面，運用先鋒圖書管理系統的書刊資料信息維護子系統，將歷年來發放給工程設計人員的各種資料信息，輸入系統保存。當需要了解館藏書刊及資料的去向時，可通過先鋒圖書管理系統的查詢子系統和瑞天圖書管理系統的讀者管理子系統結合，為資料的更新與補充提供可靠的依據。

在信息網絡化時代，新知識、新技術不斷涌現。資料室的工作人員要不斷學習提高，挖掘自身的潛能，充分發揮主觀能動性，以可持續發展的思想為指導，在做中學，在學中做，不斷地總結提高、向前發展，實現從傳統服務方式向現代服務模式的跨越。因此，充分調動工作人員積極性，使之不斷學習，加強自身修養，更新知識，從整體上提高工作人員的素質，可以確保資料室工作質量穩中有升，推進事業科學發展。

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