Excel編制科目匯總表

梁 明

為了節約成本，很多小企業、家庭作坊或者個體經營者會利用Excel系統來進行賬務處理，企業在賬務處理過程中也經常需要匯總各科目的發生額，因而需要編制科目匯總表。所謂科目匯總表，就是根據一定時期內的全部記賬憑證，按科目進行歸類編制的一種表格。在科目匯總表中，要分別計算出每一個總賬科目的借方發生額合計數和貸方發生額合計數，在采用科目匯總表賬務處理程序時，它是連接記賬憑證和會計賬簿相關數據的一個重要表格。在Excel系統中，可以利用SUMIF函數對滿足條件的單元格求和的功能，根據各科目匯總的需求快速生成各級科目的匯總表，為編制總分類賬及明細分類賬提供了相關的匯總數據，使總賬與明細賬之間的核對變得更簡單，提高了會計業務處理的效率。

下面對用Excel編制科目匯總表的方法進行詳細闡述，為用Excel系統進行賬務處理提供一種可供參考的方法。

一、編制科目匯總表涉及的相關表格

在編制科目匯總表過程中，需要設置三個工作表，即會計科目表、會計憑證表和科目匯總表。在會計科目表中存放各個會計科目的科目編碼和科目名稱，格式如圖1所示，其作用是用于科目的查詢；會計憑證表的作用是用于記錄發生的每項業務的相關內容，具體格式設置見圖2；科目匯總表則用于匯總一定期間內各個會計科目當期發生的金額合計數，為財務人員編制總賬和明細賬提供匯總數據。

圖1 會計科目表

圖2 會計憑證表

圖3 科目匯總表

由于文章篇幅所限，本文圖中所顯示的只是所選實例的部分內容，省略了每筆經濟業務對應的時間和憑證編號等內容，以相同的摘要代表同一筆經濟業務。

二、相關表格編制說明

1.會計科目表的編制說明

會計科目表編制完成的樣式如圖1所示。在會計科目表中，將科目編碼和科目名稱分別于兩列對應列示，不同級次的科目不能列示于同一列，而應該另外單獨列示，如圖1中，A、B列中列示的是一級會計科目的編碼與名稱；C、D列中列示的是二級會計科目的編碼與名稱；而E、F列中列示的則是三級會計科目的編碼與名稱。

2.會計憑證表的編制說明

會計憑證表用于記錄日常發生經濟業務的相關數據，其編制的要點和難點主要有兩個：一是表格樣式的設計；二是為了提高錄入效率，在錄入科目編碼時自動生成對應科目名稱的設置。

表格樣式的設計難點在于：第一，當輸入相應的科目編碼時如何使系統能夠自動識別科目的級次并顯示對應的科目名稱；第二，如何使各級次的科目能夠使用同一組金額數據。圖2會計憑證表中所設計的表格樣式可以有效地解決以上兩個問題，將各級次的會計科目列示于同一行，可以使各級次的科目共享同一組借、貸方發生額數據；而將各級會計科目分列，則有利于對不同級次科目的查找，為了滿足系統識別的需要，會計憑證表（圖2）中科目的列示應與會計科目表（圖1）中科目的列示相一致。

在會計憑證表中，除了科目名稱對應的欄目之外，其他單元格中的數據都需要手工輸入。現說明科目名稱對應欄目的編制方法。以圖2中單元格C2的公式設置為例，可在C2單元格中設置公式為“=IF（B2=""，""，VLOOKUP（B2，會計科目表!$A$2：$B$7，2，1））”，即當B2單元格為空時，C2單元格就顯示為空，否則就要在“會計科目表”中單元格區域“$A$2：$B$7”中以B2單元格的內容作為查找對象，進行首列查找，并以單元格B2對應內容在單元格區域“$A$2：$B$7”中所在的行所對應第2列的單元格中的內容作為查找到的內容并顯示出來。如當在B2單元格中錄入“銷售費用”的科目編碼“6601”（編碼可從“會計科目表”中查找）時，利用VLOOKUP函數，在“會計科目表”（圖1）單元格區域“$A$2：$B$7”中找到“6601”在首列中的第6行，則該行對應第2列單元格的內容則為“銷售費用”，因此，在“會計憑證表”（圖2）中C2單元格則自動顯示“銷售費用”科目名稱。C2單元格公式設置完畢后，采用自動填充功能即可完成其他一級科目名稱的公式設置。同理，分別以“會計科目表”（圖1）單元格區域“$C$2：$D$7”和單元格區域“$E$2：$F$7”作為VLOOKUP函數的查找區域；分別以“會計憑證表”（圖2）中單元格D2和F2為查找對象，就可以分別生成“銷售費用”的二級科目與三級科目名稱。同理，利用自動填充功能完成其他二級和三級科目名稱公式設置。

值得注意的是，在錄入科目編碼時，如果錄入的是下級明細科目的編碼，則必須同時補充錄入其上級科目編碼，以保證在各級次的科目金額匯總時不會發生數據的遺漏。例圖2中，如果業務發生詳細到三級明細科目“22210102”，則必須將一級科目編碼“2221”和二級科目編碼“222101”補充錄入完整。

3.科目匯總表的編制說明

科目匯總表的樣式設計如圖3所示，財會人員可根據需求分別生成總賬科目匯總表或明細科目匯總表。圖3中B列和C列會計科目的排列次序應與“會計科目表”（圖1）中會計科目的次序排列相一致，以方便使用自動填充功能完成其他科目金額欄相應的計算公式設置。借方金額公司設置如下，以圖3單元格A2的公式設置為例，可將A2單元格的計算公式設置為“=SUMIF（會計憑證表!G：G，B2，會計憑證表!M：M）”，即在“會計憑證表”中的G列查找“科目匯總表”B2單元格的內容，找到之后將所有符合這個條件所對應的M列的金額進行相加，即可篩選并匯總出“銀行存款”科目的借方金額當期發生額匯總數。同理，將圖3“科目匯總表”中D2單元格的計算公式設置為“=SUMIF（會計憑證表!G：G，B2，會計憑證表!N：N）”，即將對M列借方金額的匯總改成對N列貸方金額的匯總即可。利用自動填充功能完成其他科目借、貸方金額匯總。

對明細科目進行科目匯總方法同上，在“科目匯總表”中只需變更科目編碼與科目名稱，以及變更在“會計憑證表”中的查找范圍即可完成明細科目的匯總。例圖4中A2單元格計算公式的設置（見圖4中編輯框中所列示公式）。根據生成的科目匯總表就可以簡單輕松地編制總賬、明細賬以及會計報表了。

圖4 三級明細科目匯總表

利用Excel來編制科目匯總表及進行賬務管理，其方法簡單明了，易于掌握。對于小企業、家庭作坊或個體經營者來說，由于簡單明了的操作方法能夠起到減少賬務處理過程中差錯的發生，同時也能起到提高工作效率和逐步規范賬務處理程序的作用，因而此操作方法在這類小企業的賬務處理過程中具有現實的指導操作意義。

[1]付姝宏，梁潤平.Excel在會計中的應用[M].中國人民大學出版社，2011（4）.