項目進度技術在圖書出版中實施流程再造

摘要：

本文將項目進度管理技術應用于圖書出版項目，結合應用項目管理軟件，對如何做好資源沖突下的并行項目進度計劃作一深入探討。主要研究以下幾個問題：概述項目進度計劃技術；提出當資源沖突時，多個圖書出版項目計劃的制訂方案；制定某項目計劃時，對比關鍵鏈技術與關鍵路徑技術；當進度計劃在實施過程中需壓縮項目工期時如何調整；總結存在的問題并提出幾點對策。

關鍵詞：

出版項目管理 進度計劃 關鍵鏈技術 關鍵路徑技術 壓縮工期

項目管理的科學理念和方法已引起我國出版企業的高度重視，但在目前出版環境中，多數出版社仍沿用傳統的職能式組織結構來開展圖書的項目管理。當存在幾個圖書項目并行時，經常會遇到一些難題，如缺少強有力的項目管理系統、項目的優先順序不清晰、部門間難以協調、爭用資源、工期延遲等。這在追求生產效率最大化的市場環境下，無疑會影響出版社整體效益的提高。現代項目管理方法在圖書出版領域的應用尚處于起步階段，一些新方法還沒有引入到圖書項目中來。[1]本文將項目進度管理技術應用于圖書出版項目，并結合項目管理軟件Project 2007，對如何做好資源沖突下的并行項目進度計劃作一深入探討。

一、項目進度計劃技術理論

（一）關鍵路徑技術。自20世紀60年代人們提出關鍵路徑法（Critical Path Method，CPM）以來，它就成為工程項目進度計劃管理的主要手段，以求得最佳工期。但CPM也存在一些缺陷，一方面其延長了項目的計劃完成時間，另一方面容易使項目進度偏離計劃。

（二）關鍵鏈技術。20世紀90年代，Goldratt博士將約束理論成功應用于項目管理領域，產生了關鍵鏈技術（Critical Chain Project Management，CCPM）。“工程項目必須遵守整體優化而非局部優化”是關鍵鏈技術的核心，把每道工序的安全時間抽出來，以50%完工概率時間作為工序工期，同時考慮了工序間緊前關系約束和工序間的資源約束。關鍵鏈是考慮了這兩種約束，對項目周期起直接制約的工序所形成的步驟鏈，而把關鍵鏈網絡化并用于項目進度規劃決策的技術就是關鍵鏈技術。

二、資源約束下的圖書項目進度規劃方案設計

（一）圖書出版項目概況。1. 項目背景。本文對第二軍醫大學出版社出版的兩本圖書進行進度計劃的編制、跟蹤與控制。專著項目《城市恐怖襲擊醫學救援指南》，精裝彩印醫學專著，內容質量要求高，時間緊迫。2010年2月22日收稿，5月10日前必須出版。科普項目《前列腺疾病100問》（第3版），軟精裝彩印科普書，2010年2月中旬已完成書稿的初審加工工作，出版時間為半年內。兩個圖書項目為并行項目，2010年2月中旬開始同時進行。

2. 任務分解。工作分解結構（Work Breakdown structure，WBS）的定義：以可交付成果為導向對項目要素進行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍，每下降一層，代表對項目工作的更詳細定義。[2]WBS是制訂計劃時的核心，也是確定資源需求、成本預算、制定風險管理計劃和采購計劃、變更項目等的重要基礎。將圖書出版項目工作分解如圖1。

3. 資源調配。兩項目可調用的資源：策劃編輯1名、復審編輯2名、總編1名、作者2批、美編1名、排版員2名、校對員4名，其中策劃編輯、總編和美編是可能發生資源爭用的瓶頸資源。

采用關鍵鏈法使總工期縮短為53天，與采用CPM法時保存的基準計劃相比，工期縮短了12天，項目將于2010年5月5日交付印刷，但圖書的印刷和裝訂還需一周，總工期仍需進一步壓縮。需要說明的是，這是該項目在資源無約束條件下作出的工期估計。以該項目在無資源約束條件下的持續時間（關鍵鏈時間）為最佳時間長度，對關鍵鏈上的工序依次進行削減和調整，最后縮減安全時間，重新計算各工序的時間參數，網絡圖中所需時間最長的線路是最終的關鍵鏈。

3. 項目工期的壓縮。對關鍵鏈上的工序工期及安全時間進行縮減：在收稿環節加入資源緩沖（RB），策劃編輯在春節長假期間與作者聯系，說明時間的緊迫性，要求作者準時交稿，工期時間縮減0.5天；幾名作者分看稿件，看完后交換，作者修改時間減少2天；設計封面環節，策劃編輯提前開具封面設計單給美編，美編做整體構思時間提前，待書稿內容及版式確定后設計封面，交付時間可縮短2天；總編簽字環節，策劃編輯與總編多溝通，及時反映項目進展和困難，尋求領導的支持，將工期減少1天；付印環節請排版公司連夜出片，工期減少1天。

（2）采用關鍵鏈法做進度計劃，項目按時完工更有保障。緩沖區的設計是關鍵鏈法的核心，通過PB、FB及RB三重保障相結合的形式，為項目的及時交付提供多角度保障。PB和FB是進度控制裝置，根據風險聚合原理，將每道工序節省下來的安全時間綜合利用起來以降低風險，因此其大小直接影響項目進度計劃的合理性和控制的有效性。

PB和FB緩沖區的設置方法有兩種：一種是剪切粘貼法，即采用前鏈路上各工序剪去的安全時間總和的一半作為安全緩沖；另一種方法是根方差法，即采用前鏈路上各工序安全時間平方和的平方根作為安全緩沖。[3]在應用于鏈路工序較多的圖書出版項目時，根方差法比剪切粘貼法更為合適。

當需要投入某種資源以啟動關鍵鏈上的工序，其前續關鍵工序使用的是不同資源時，需在該工序之前插入RB，它既不消耗資源又不增加項目時間。設置RB的目的是保證資源在需要時可用，并使關鍵鏈任務能及時開始。

2. 資源沖突時，并行項目間的優先級判斷。經Project 2007檢查資源使用情況發現，存在兩處涉及兩種資源的過度使用情況。具體解決方式如下：

（1）3月16日策劃編輯被過度使用，當天策劃編輯既要為專著書進行排版確認，又要為科普書核紅。由于專著項目的時效性要求高于科普項目，所以安排策劃編輯先為專著確認版式，完工后進行科普書的核紅工作，只需保證在3月26日科普書出膠片（關鍵鏈工序）之前完成核紅即可。

（2）3月19～26日總編在為專著項目進行終審過程中，存在資源的過度使用狀況。原計劃定于3月23～25日科普書出片前請總編簽字，在設計項目時已經考慮到總編終審、簽字發稿環節的書比較多，可能會有延誤，故預留了3天時間。兩并行項目在優先級上，專著項目優于科普項目，將科普書的總編簽字環節開始時間后移至3月29日（專著項目終審完成后），簽字只需1天，安全時間減少1天，并將此后關鍵鏈上的工序工期適當縮減：正文出膠片減少1天工期及1天安全時間。重新計算可得PB'= 11.5≈3（天）。

在Project 2007中，對相應項目進行更改，該項目的完工日期更新為2010年4月5日。由于讓位于優先級較高的并行項目，交付時間比原計劃順延了3天。

（四）存在問題的分析及對策。在項目的啟動階段并行任務少，各項任務基本能按進度要求完成。但進入3月中旬后，并行任務增多。幸好在制定進度計劃時，充分考慮了資源優化問題，僅出現兩處資源沖突，經過策劃編輯的調整已妥善解決，專著項目如期完工，科普項目完工時間順延3天。在項目計劃的執行過程中發現了一些有待改進之處，總結如下：

1. 資源層面。由職能部門負責的某些任務，處在出書高峰階段時，容易出現資源爭用情況。不同項目同時使用職能部門人員，導致部分任務出現延遲。需要策劃編輯與職能部門領導提前溝通，尋求支持。

2. 組織結構層面。一方面，現行的圖書出版項目管理通常是在傳統的組織結構下運行的，需跨部門的資源配置，加大了資源沖突的不可預見性。另一方面，圖書出版項目參與的人數較多，而多數人承擔的工作任務相對單一，以串聯順序排列，且僅限某一特定時段的指定任務。因此，設立專門的項目組也難以實現資源均衡，造成不小的資源浪費。

3. 項目進度管理技術層面。（1）沒有考慮到資源能力限制，導致工期拖延：在實施進度管理的實踐中，常存在某個或多個資源的供應能力受到限制的情況，而這些資源為關鍵路徑和非關鍵路徑上的工序所共享，使得一些原本可以并行操作的工序不得不串行安排，導致工期延誤。[4]

（2）進度控制要適度：由于只有在所有緊前活動都完成后某項活動才能開始，因而，在路徑匯合處，即使大部分緊前活動都提前完成，但有少數緊前活動延遲，對準時開展緊后活動也會造成影響。所以，重點是控制所有緊前活動不出現延誤，而不是控制所有活動盡早完成。進度控制原則要從“盡早完成”轉為“準時完成”，[5]不要盲目增加項目組成員的壓力。

（3）對于工期的壓縮，應分兩種情況對待：對于項目關鍵路徑上的任務，只能采用增加資源工作時間或增加資源數量的方法，壓縮工期，保證任務按時完成；對于非關鍵路徑上的任務，只要延誤的時間在最晚結束時間范圍之內，且不造成新的資源沖突，就可不做調整。

（4）加強預見控制，降低項目延期的風險：對項目進度的控制應從反應式轉化為預見式。項目活動之間存在著復雜的聯系，越晚發現問題，解決的難度越大，成本也越高，而控制中的糾偏活動本身也耗費時間和一定的成本。采取措施減少糾偏也是加快項目進度、減少成本消耗的一種方法，[6]這需要在活動執行前先行預測風險，在活動執行過程中及時發現隱患，把問題解決在萌芽階段。

在經濟全球化及我國出版企業轉制的大背景下，項目管理理念在我國出版行業中的推廣和應用具有必要性、緊迫性和可行性，前景十分光明。除本文所做的探討外，項目管理軟件Project 2007的引入也使上述研究成果具備了在行業內廣泛推廣的實用價值。

注：李睿、呂芳萍為本文第一作者，陸小新為通訊作者。

參考文獻：

[1] 孫業，張豐收.資源沖突下的多個圖書出版項目進度管理研究[J].項目管理技術，2010，8（11）：88-92.

[2] 徐哲，王黎黎.基于關鍵鏈技術的項目進度管理研究綜述[J].北京航空航天大學學報：社會科學版，2011，24（2）：54-59.

[3] 孫曉雅.關鍵鏈法在圖書館項目管理中的應用[J].情報探索，2010（12）：7-9.

[4] Jerzy Stawicki.組織中的項目——基于約束理論和關鍵鏈理論的管理方法[J].項目管理技術，2008（1）：68-72.

[5] Goldratt E.M.Critical Chain[M].MA：The North River Press，1997.

[6] 萬偉，蔡晨.在單資源約束項目中的關鍵鏈管理[J].中國管理科學，2003，11（2）：70-74.

（作者單位：第二軍醫大學出版社，中華胰腺病雜志）