淺談辦公自動化與電子文檔管理

徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

由于辦公自動化、電子政務等技術的不斷發展和普遍應用，電子文件正在大量產生，并將進一步成為新產生文件和檔案的主體。做好電子文件歸檔與管理，已經成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。在日常管理過程中，常常只是強調對于辦公自動化的實現，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業檔案日程管理之中，對于單機及網絡產生的電子文檔，常常處于一種無序的狀態和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。因此，我國在努力創建和實現辦公自動化的同時，也應該注重電子文檔的管理工作，通過對電子文檔的統一管理，可以實現充分利用信息資源提高生產率和工作效率。基于此，本文對辦公自動化和電子文檔的管理談點淺見。

一、電子文檔管理與辦公自動化

（一）電子文檔管理取決于辦公自動化發展水平

所謂電子文檔是指在辦公自動化、信息化以及電子政務構成之中產生的各種具有參考和利用價值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動化的附屬產物。目前，從發展趨向來看，辦公自動化的基本構成包括計算機信息處理設備和網絡通信系統兩個主要部分，辦公自動化的發展與計算機技術的不斷深化息息相關，特別是計算機技術廣泛應用，使辦公自動化產生質的飛躍，隨著相關技術的發展，電子文件存在形態、存儲方式等也隨之變化。因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應該與辦公自動化水平相適應。

（二）辦公自動化發展的三個階段

縱觀我國辦公自動化的發展歷程，辦公自動化的發展大體上可以分為以下3個階段。第一個階段，以個體工作的自動化及電子化為特征。在這個階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個人電腦和辦公軟件，初步實現了工作過程和工作方式的電子化，使得單位內部的通信載體實現了無紙化和電子化。第二個階段，以工作流程自動化和網絡化為特征。職工在工作之中以網絡服務和個人電腦聯網為中心，工作之中主要處理的內容是信息（或工作流），初步實現了部門間、企業間的信息共享。第三個階段，以知識管理為主要特征。主要工作內容是對信息、數據的管理和知識的處理，基本實現了工作流程和個體工作的智能化。

（三）電子文檔管理的三個發展階段

電子文檔管理與辦公自動化發展3個階段相適應也經歷了3個發展階段。第一階段，個體管理階段。這個階段中，職工對個人電腦中存儲的電子文檔進行單機化和個體化管理。第二階段，網絡化管理階段。這個階段主要側重于服務器和網絡維護管理和信息的維護管理。第三個階段，無紙化管理階段。這個階段以網絡管理和信息化只能管理為基礎，實現了真正意義的辦公自動化和智能化發展。

二、我國辦公自動化及電子文檔管理存在的問題

（一）電子文檔歸檔管理工作認識不足

電子文檔是指通過計算機進行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數據化和電子化的形式存在。目前，雖然我國基本上實現了辦公自動化，但是對于電子文檔的管理工作常常認識不足。在很多單位，電子文檔只是作為紙質文檔的過渡性載體，所謂數據和文件的輸出，還是以紙質載體作為歸檔的文件。他們大多利用計算機來起草文件，但是在歸檔管理時僅僅使用紙質文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個人自律，沒有進行統一的管理。

（二）電子文件信息安全管理措施欠缺

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個環節，都不可避免信息更改、丟失的可能。從電子文件管理實際需要來看，缺乏一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節來阻塞信息失真的隱患，以維護電子文件的原始性、真實性。

（三）電子問低昂歸檔實行“雙軌制”造成資源浪費

在我國，由于對電子文檔的真實性和可信性抱著謹慎觀點，因此，大多數單位即使在工作之中發送了一份電子文件之后，還要再發一份內容相同的紙質文檔，作為最終的管理依據。大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質的電子并行管理的模式，常常紙質文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。這兩種文檔常常是并行和并存的狀態，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財力浪費。

（四）沒有實現文檔一體化管理

我國的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動化使用的軟件不匹配和不銜接的問題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現象，電子歸檔的難度比較大。

（五）不安全因素

數字化信息是電子文檔的主要形態，電子文檔往往在網絡之中互相傳遞，這樣非常容易受到網絡病毒的感染，常常由于硬件發生問題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發展。

三、提高電子文檔管理水平的策略分析

（一）加強電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用

加強電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。

（二）制定電子文檔管理的相關管理制度

當前，電子文檔已經成為企業文件管理工作的主要內容，且越來越多的電子文檔也迫切需要企業進行統一的管理，它自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等要求，確保其真實性、完整性、有有效性和安全性。與紙質文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。因此，我國企事業單位在日常管理之中，應該加強對于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關的規章制度，真正的從思想上和制度上推行企業電子文化的管理工作。

一般來說，制定電子文檔管理的規章制定可以從以下幾個方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設專用的軟硬件設施；其次，相關檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理制度，在日常電子文檔管理時做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對于電子文檔進行專門的監督和管理

（三）建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題

建立一個專用的“通道”，主要是將紙質文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤上，然后利用數據庫索引和軟件將二者結合，實現電子文檔自動管理和檢索。對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。

（四）加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作

對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業單位應該做好電子文檔的安全防護工作。首先，應該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。其次，對計算機網絡系統和計算機使用的實體安全予以保證，要設置專人進行安全管理，保證計算機和計算機網絡的硬件安全。第三，要對計算機網絡系統的運行安全予以保證，可設定使用文件屬性和文件權限限制和使用限制，這在一定規范內保護服務器數據與文件。第四，應該做好數據庫備份工作，使得數據信息安全予以保證。第五，做好預防病毒和病毒防護的工作，使得計算機網絡系統免受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。再者不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須在使用的過程之中，應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。另外在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

四、結論

本文就電子文件管理進行了研究，提出了個人觀點和看法：首先，本文認為電子文檔的管理工作受到網絡技術和計算機科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動化水平相適應。其次，我國辦公自動化及電子文檔管理存在以下一些問題：對于電子文檔歸檔管理工作認識不足；電子文檔與紙質文件存在著并行使用和并行管理的狀態；沒有實現文檔一體化管理，不安全因素。最后認為可以從幾個方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關的管理制度；建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題；加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作。