電子檔案與紙質(zhì)檔案并存模式探析

齊紅晶

（杜爾伯特縣物價(jià)監(jiān)督管理局 黑龍江 杜爾伯特 166200）

電子檔案的出現(xiàn)，使人們可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和距離的限制，只要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，就能迅速地處理和傳遞文件。電子檔案在存儲(chǔ)量方面更是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。盡管如此，在當(dāng)今信息環(huán)境下和技術(shù)條件下，電子檔案還不能完全取代紙質(zhì)檔案，實(shí)施二者并存管理，是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的必然選擇。

一、電子檔案發(fā)展的必然性及自身局限

電子檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如存儲(chǔ)量大、儲(chǔ)存內(nèi)容的多樣性、異地利用的迅速準(zhǔn)確性以及資源共享的便捷性，但電子檔案本身也具有一些難以克服的局限。

（一）電子檔案依賴(lài)于數(shù)字化設(shè)備而存在

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案直接以紙張作為載體，而是依賴(lài)于一定的數(shù)字化設(shè)備而存在，這就造成其對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件有著強(qiáng)烈的依賴(lài)性。信息化時(shí)代的計(jì)算機(jī)軟硬件均在不停地發(fā)展，且其發(fā)展的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了我們的想象，這就給電子檔案的保存提出了新的難題，例如不到十年以前，人們普遍運(yùn)用的尚是軟盤(pán)，后來(lái)又逐步發(fā)展為U盤(pán)、光盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)。現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)已經(jīng)沒(méi)有再設(shè)置軟盤(pán)讀取器，這就對(duì)電子檔案的管理和使用必然造成影響。

（二）電子檔案具有易更改性

電子數(shù)據(jù)的操作具有便利性，但這也使得電子檔案具有易更改性的自身缺陷。并且電子檔案在修改、復(fù)制、刪除以后不會(huì)留下明顯的痕跡，這樣就會(huì)對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性造成影響。同時(shí)，電子檔案在保管利用的過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)格式轉(zhuǎn)化和復(fù)制，那么就容易造成新舊文件混淆、難以確認(rèn)原件的問(wèn)題。

（三）電子檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存也存在問(wèn)題

與紙質(zhì)檔案保存不同，電子檔案的儲(chǔ)存時(shí)間的長(zhǎng)短受到儲(chǔ)存載體的影響極大。以U盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)為例，其使用均有一定的期限和次數(shù)限制，并且可能在使用的過(guò)程中受到載體本身質(zhì)量的影響，如果在突然出現(xiàn)問(wèn)題而沒(méi)有備份的情況下，則所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)難以找回，必將造成巨大的丟失。

二、紙質(zhì)檔案的不可替代性

與電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案本身具有原始性、合法性、憑證性等特性，決定了紙質(zhì)檔案具有不可替代性。

（一）原始性

紙質(zhì)檔案中最有原始價(jià)值的當(dāng)屬原稿。原稿又稱(chēng)定稿、底稿等，是經(jīng)過(guò)審閱修改，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或作為全宗主體的人物親自審定、簽發(fā)或會(huì)議正式通過(guò)的最后完成和生效的文稿，最大限度地體現(xiàn)了文件形成者思想成果。因此，原稿作為重要的原始文本具有特殊的功能和價(jià)值，它不僅記錄了創(chuàng)始和修改的過(guò)程，更因其唯一性而具有獨(dú)特的收藏價(jià)值和紀(jì)念功能。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、純潔性，這使之顯得尤為珍貴。這種真實(shí)和真切難以偽造和修改。電子檔案則在這方面不具優(yōu)勢(shì)，而且，紙質(zhì)檔案能給后人留下一些個(gè)性化的痕跡，而電子檔案卻望塵莫及。

（二）憑證作用

紙質(zhì)檔案是從工作活動(dòng)中直接使用的文件轉(zhuǎn)化而成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀、真實(shí)性，因此能成為令人信服的歷史證據(jù)。從紙質(zhì)檔案自身物質(zhì)狀態(tài)看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿，印信等，真實(shí)可信，難以偽造和篡改，反映出檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。例如，有些單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案或房產(chǎn)檔案上的印章、發(fā)文部門(mén)經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，都保存清晰、完好，那么這些紙質(zhì)檔案在任何時(shí)間都可為法律提供有力證據(jù)并作為有權(quán)威的材料。歷史學(xué)家稱(chēng)檔案為“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”，這一點(diǎn)紙質(zhì)檔案當(dāng)之無(wú)愧。

（三）安全性

紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形成的特征不會(huì)發(fā)生變化，但是這種真實(shí)性和原始性在電子檔案中就不能保證。在電子文件歸檔時(shí)就要花些功夫來(lái)確定其內(nèi)容是否完整、版本是否最終，電子檔案載體的物理狀態(tài)如何，是否有病毒、信息讀出的準(zhǔn)確性如何等，都應(yīng)考察。電子檔案需要有備份，以確保文件的原始性，特別是防止網(wǎng)絡(luò)或電腦出問(wèn)題后電子文件被搞亂、丟失。在保密方面，紙質(zhì)檔案更容易保守秘密，只要看住檔案，不丟失、不傳遞便能做到。而電子檔案要麻煩得多。如果有網(wǎng)絡(luò)存在并貫穿電子檔案信息存儲(chǔ)、處理、傳遞的全過(guò)程，則既要保證本機(jī)的保密工作，又要保證所處網(wǎng)絡(luò)中每個(gè)終端都做到不泄密，同時(shí)，除了要防止各種病毒外，更要預(yù)防各種非法訪問(wèn)，否則任何一個(gè)終端泄密，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)將無(wú)密可保。另外，紙質(zhì)檔案相對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，其保存時(shí)間更長(zhǎng)。電子檔案的載體則對(duì)環(huán)境的要求更高，保存時(shí)間短。

（四）利用的直接性

隨著信息化社會(huì)的來(lái)臨，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，電腦用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢(shì)。然而，電子檔案從其產(chǎn)生的那一刻起，就離不開(kāi)計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件和設(shè)備，否則將無(wú)法存儲(chǔ)、傳遞與識(shí)別。不能直接閱讀，必須借助電子計(jì)算機(jī)還原成可讀信息，這種依附性是電子檔案本身所無(wú)法克服的。紙質(zhì)檔案則不然，一目了然，無(wú)需借助任何輔助手段，無(wú)論客觀條件如何，都能夠?qū)λ貦n案進(jìn)行查找利用，不會(huì)受客觀條件的影響和限制。

三、二者并存是現(xiàn)階段的必然選擇

紙質(zhì)檔案自其產(chǎn)生至今已經(jīng)形成了科學(xué)合理的體系，至今仍然是當(dāng)今社會(huì)檔案儲(chǔ)存的主要形式，仍然具有很強(qiáng)的生命力;而電子檔案是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)在檔案管理中出現(xiàn)的一個(gè)新生事物，也是未來(lái)檔案管理發(fā)展的方向和潮流。同時(shí)，電子檔案與紙質(zhì)檔案在當(dāng)前的技術(shù)與環(huán)境下，各有其自身的優(yōu)點(diǎn)和無(wú)法替代的作用。因此，在目前的技術(shù)情況下，在檔案管理工作中實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存模式是現(xiàn)階段檔案管理工作的必然選擇。

結(jié)合目前實(shí)際來(lái)看，絕大多數(shù)單位電子檔案與紙質(zhì)檔案共存主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種類(lèi)型。雙套制亦稱(chēng)“雙套歸檔”，是指文件歸檔后二者共存，可通過(guò)對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝以及對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化來(lái)實(shí)現(xiàn)。雙軌制通常包含了雙套制，是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同時(shí)隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)人運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)，就已經(jīng)形成了電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行分別辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。據(jù)中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院調(diào)查，77.6%的機(jī)構(gòu)完全或部分采用“雙軌制”，89.9%的機(jī)構(gòu)采用“雙套制”。

[1]高穎.吳荔奸對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J].福建檔案，2002.1.