電子檔案與紙質檔案并存模式探析

齊紅晶

（杜爾伯特縣物價監督管理局 黑龍江 杜爾伯特 166200）

電子檔案的出現，使人們可以不受時間、地點和距離的限制，只要借助計算機等現代辦公設備，就能迅速地處理和傳遞文件。電子檔案在存儲量方面更是紙質檔案無法比擬的。盡管如此，在當今信息環境下和技術條件下，電子檔案還不能完全取代紙質檔案，實施二者并存管理，是檔案管理現代化進程中的必然選擇。

一、電子檔案發展的必然性及自身局限

電子檔案具有紙質檔案無法比擬的優點，如存儲量大、儲存內容的多樣性、異地利用的迅速準確性以及資源共享的便捷性，但電子檔案本身也具有一些難以克服的局限。

（一）電子檔案依賴于數字化設備而存在

電子檔案不同于紙質檔案直接以紙張作為載體，而是依賴于一定的數字化設備而存在，這就造成其對計算機的軟硬件有著強烈的依賴性。信息化時代的計算機軟硬件均在不停地發展，且其發展的速度遠遠超過了我們的想象，這就給電子檔案的保存提出了新的難題，例如不到十年以前，人們普遍運用的尚是軟盤，后來又逐步發展為U盤、光盤及移動硬盤。現代的計算機已經沒有再設置軟盤讀取器，這就對電子檔案的管理和使用必然造成影響。

（二）電子檔案具有易更改性

電子數據的操作具有便利性，但這也使得電子檔案具有易更改性的自身缺陷。并且電子檔案在修改、復制、刪除以后不會留下明顯的痕跡，這樣就會對檔案的原始性和真實性造成影響。同時，電子檔案在保管利用的過程中不可避免地會出現格式轉化和復制，那么就容易造成新舊文件混淆、難以確認原件的問題。

（三）電子檔案的長期儲存也存在問題

與紙質檔案保存不同，電子檔案的儲存時間的長短受到儲存載體的影響極大。以U盤和移動硬盤為例，其使用均有一定的期限和次數限制，并且可能在使用的過程中受到載體本身質量的影響，如果在突然出現問題而沒有備份的情況下，則所存儲的數據難以找回，必將造成巨大的丟失。

二、紙質檔案的不可替代性

與電子檔案相比較，紙質檔案本身具有原始性、合法性、憑證性等特性，決定了紙質檔案具有不可替代性。

（一）原始性

紙質檔案中最有原始價值的當屬原稿。原稿又稱定稿、底稿等，是經過審閱修改，由機關領導人或作為全宗主體的人物親自審定、簽發或會議正式通過的最后完成和生效的文稿，最大限度地體現了文件形成者思想成果。因此，原稿作為重要的原始文本具有特殊的功能和價值，它不僅記錄了創始和修改的過程，更因其唯一性而具有獨特的收藏價值和紀念功能。紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實性、純潔性，這使之顯得尤為珍貴。這種真實和真切難以偽造和修改。電子檔案則在這方面不具優勢，而且，紙質檔案能給后人留下一些個性化的痕跡，而電子檔案卻望塵莫及。

（二）憑證作用

紙質檔案是從工作活動中直接使用的文件轉化而成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀、真實性，因此能成為令人信服的歷史證據。從紙質檔案自身物質狀態看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿，印信等，真實可信，難以偽造和篡改，反映出檔案是確鑿的真憑實據。例如，有些單位部分年代久遠的基建檔案或房產檔案上的印章、發文部門經辦人簽字、紅線圖標志等，都保存清晰、完好，那么這些紙質檔案在任何時間都可為法律提供有力證據并作為有權威的材料。歷史學家稱檔案為“沒有摻過水的史料”，這一點紙質檔案當之無愧。

（三）安全性

紙質檔案形成后，原件中的內容和形成的特征不會發生變化，但是這種真實性和原始性在電子檔案中就不能保證。在電子文件歸檔時就要花些功夫來確定其內容是否完整、版本是否最終，電子檔案載體的物理狀態如何，是否有病毒、信息讀出的準確性如何等，都應考察。電子檔案需要有備份，以確保文件的原始性，特別是防止網絡或電腦出問題后電子文件被搞亂、丟失。在保密方面，紙質檔案更容易保守秘密，只要看住檔案，不丟失、不傳遞便能做到。而電子檔案要麻煩得多。如果有網絡存在并貫穿電子檔案信息存儲、處理、傳遞的全過程，則既要保證本機的保密工作，又要保證所處網絡中每個終端都做到不泄密，同時，除了要防止各種病毒外，更要預防各種非法訪問，否則任何一個終端泄密，整個網絡將無密可保。另外，紙質檔案相對電子檔案來說，其保存時間更長。電子檔案的載體則對環境的要求更高，保存時間短。

（四）利用的直接性

隨著信息化社會的來臨，辦公自動化的迅速發展，電腦用于檔案管理已成為不可阻擋的趨勢。然而，電子檔案從其產生的那一刻起，就離不開計算機及相應的軟件和設備，否則將無法存儲、傳遞與識別。不能直接閱讀，必須借助電子計算機還原成可讀信息，這種依附性是電子檔案本身所無法克服的。紙質檔案則不然，一目了然，無需借助任何輔助手段，無論客觀條件如何，都能夠對所藏檔案進行查找利用，不會受客觀條件的影響和限制。

三、二者并存是現階段的必然選擇

紙質檔案自其產生至今已經形成了科學合理的體系，至今仍然是當今社會檔案儲存的主要形式，仍然具有很強的生命力;而電子檔案是隨著信息化時代的到來在檔案管理中出現的一個新生事物，也是未來檔案管理發展的方向和潮流。同時，電子檔案與紙質檔案在當前的技術與環境下，各有其自身的優點和無法替代的作用。因此，在目前的技術情況下，在檔案管理工作中實行紙質檔案與電子檔案并存模式是現階段檔案管理工作的必然選擇。

結合目前實際來看，絕大多數單位電子檔案與紙質檔案共存主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種類型。雙套制亦稱“雙套歸檔”，是指文件歸檔后二者共存，可通過對電子文件制作紙質拷貝以及對紙質文件進行數字化來實現。雙軌制通常包含了雙套制，是指在文件生成和運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同時隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件進人運轉程序時，就已經形成了電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行分別辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。據中國人民大學信息資源管理學院調查，77.6%的機構完全或部分采用“雙軌制”，89.9%的機構采用“雙套制”。

[1]高穎.吳荔奸對電子檔案與紙質檔案長期并存的思考[J].福建檔案，2002.1.