商務(wù)英語函電寫作中的失誤分析及對策探討①

南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院外語系 何正英

全球經(jīng)濟一體化以來，我國對外商務(wù)活動日益頻繁，商務(wù)英語函電已成為商務(wù)交流活動中最常用的工具之一。商務(wù)英語函電又稱外貿(mào)函電或商業(yè)書信[1]，是貿(mào)易雙方進(jìn)行信息交換的重要工具，對貿(mào)易活動的成功與否起著重要作用。商務(wù)信函代表企業(yè)形象，商務(wù)信函中一旦出現(xiàn)偏差，很容易導(dǎo)致貿(mào)易雙方產(chǎn)生誤解、摩擦，甚至合作失敗。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，商務(wù)英語函電已經(jīng)不僅限于紙質(zhì)信件，電子信件亦已成為商務(wù)英語函電的主要形式。商務(wù)英語函電是貿(mào)易雙方合作過程的重要憑證，也是企業(yè)形象的展示，交易的成功與否很大程度上依賴于商務(wù)英語函電。本文著重研究商務(wù)英語函電寫作的特點和技巧，歸納其常見錯誤，探討提高商務(wù)英語函電寫作水平的方法，以期為商務(wù)活動者提供參考，促進(jìn)我國經(jīng)濟國際化進(jìn)程。

1 商務(wù)英語函電的特點

1.1 格式正確

商務(wù)英語函電是特定商務(wù)活動中使用的一種文體，有其自身的格式規(guī)范。商務(wù)英語函電具有專業(yè)性和行業(yè)性的特點，其行文有一些約定俗成的規(guī)范。商務(wù)函電的發(fā)送形式多樣，包括電子郵件、傳真、快遞等，不同的發(fā)送形式對格式的要求也有所差別，這就要求商務(wù)信函寫作者能夠掌握正確的行文格式。

1.2 詞匯準(zhǔn)確

商務(wù)英語函電中經(jīng)常會涉及諸如經(jīng)濟、法律、財務(wù)、貨運等專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域，因此商務(wù)英語函電在詞匯的選擇上務(wù)必力求準(zhǔn)確，并且具有專業(yè)性。商務(wù)信函中，用詞不當(dāng)很容易造成分歧和誤解，造成不必要的麻煩。同時，一些在普通英語中使用的詞匯，在商務(wù)信函中也常用來表示專業(yè)的意思。例如，“balance”一般表示“平衡”，但在商務(wù)英語中卻表示“差額、余額”的意思。商務(wù)英語函電處處反映商務(wù)活動的內(nèi)容和特點，應(yīng)避免說外行話[2]。所以，商務(wù)信函必須保證詞匯的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，避免使用晦澀的語言，以免造成歧義或誤會。

1.3 內(nèi)容明確

商務(wù)英語函電中，應(yīng)明確讓對方知曉信函所要表達(dá)的真實意圖，信息內(nèi)容的不完整或者多余都會造成信函接收方的迷惑或誤解。而且所說的話要有依據(jù)，確保內(nèi)容的真實性。所表達(dá)的內(nèi)容應(yīng)與信函的主題相關(guān)聯(lián)，邏輯清楚、結(jié)構(gòu)清晰，冗余的信息不應(yīng)贅述。話語應(yīng)清楚明了、言簡意賅。在經(jīng)濟節(jié)奏加快發(fā)展的今天，商務(wù)函電在書寫中往往開門見山，使閱讀者能夠快速的了解函電內(nèi)容。

1.4 文體得當(dāng)

商務(wù)信函的撰寫除了要注意格式外，還要注意文體，要運用恰當(dāng)?shù)皿w的文體?？蛇\用一些常用的套語，同時注意口語和書面語的差別。在交際中，我們有時雖然使用了語法正確的句子，但違反了某些社會規(guī)約、人際規(guī)范或者不符合說話時的時間、空間、對象等語境，這種失誤也應(yīng)避免[3]。

2 商務(wù)英語函電中的失誤分析

語言交流中出現(xiàn)的差錯、誤差、錯誤等現(xiàn)象統(tǒng)稱為“失誤”[4]。為了收集商務(wù)英語函電寫作中的常見失誤，筆者對2008年6月高等學(xué)校英語應(yīng)用能力考試(Practical English Test for Colleges，以下簡稱PRETCO)中的原始寫作材料進(jìn)行了收集整理。PRETCO是專門針對高職高專學(xué)生開展的國家級考試，寫作部分主要考察學(xué)生運用英語進(jìn)行涉外信函寫作的能力。筆者參加了2008年應(yīng)試作文的閱卷工作，收集了大量第一手寫作材料。2008年6月份的PRETCO作文題要求為：“假如你是新帝服裝公司經(jīng)理丁志文，根據(jù)下列內(nèi)容，給客戶Mr. John Smith寫一封信函，寫信日期2008年6月28日。內(nèi)容包括：(1)告知因原材料價格上漲，產(chǎn)品價格上調(diào)；(2)原定貨物仍維持原價；(3)希望今后繼續(xù)向本公司訂貨；(4)隨函寄去調(diào)整后的價目單；(5)表示歉意，敬請諒解。

筆者從收集的學(xué)生作文中，選取了100篇應(yīng)試作文稿進(jìn)行了整理、分析。這一百篇作文中，每篇作文的平均字?jǐn)?shù)為81.6個單詞?？偡?5分的作文學(xué)生的平均得分為7.1分，得分偏低，作文中的錯誤也比較多，主要歸納為四類。

2.1 格式錯誤

在外貿(mào)函電的格式上，很多學(xué)生套用中文的寫作習(xí)慣，往往把寫信日期寫到正文下方，而英語信函的習(xí)慣是把日期寫在正文的上方。另外，很多學(xué)生把“丁志文”的姓名寫成“Dingzhiwen”或者“Ding Zhi Wen”，這都是受中文的影響，正確的寫法應(yīng)該是“Ding Zhiwen”，而且最好姓氏大寫，寫成“DING Zhiwen”，這樣外國人能夠很容易的辨認(rèn)出“DING”是姓，“Zhiwen”是名字。

2.2 詞匯偏差

在詞匯層面，學(xué)生受中文思維的影響，往往在自己的英語詞庫中尋找與中文對等的英文詞匯，然后再組成句子，導(dǎo)致在詞義、詞類以及搭配方面產(chǎn)生偏差，下面結(jié)合學(xué)生作文中的實例進(jìn)行分析。

第一類為中英詞義內(nèi)涵不同造成的失誤。我們在學(xué)習(xí)單詞時，有時會將某個英語單詞和漢語詞匯進(jìn)行一一對應(yīng)，而漢語詞匯與英文詞匯完全對等的情況很少。例如，學(xué)生作文出現(xiàn)用“old customer”來表示“老顧客”、用 “old price”來對應(yīng)“老價格”的情況，恰當(dāng)?shù)恼f法應(yīng)分別是“regular customer”以及 “original price”。實際上，英語單詞和中文詞義完全對等的情況很少出現(xiàn)，而中國學(xué)習(xí)者在進(jìn)行外文寫作時，往往進(jìn)行漢英直譯, 這樣容易造成母語負(fù)遷移的錯誤。

第二類為詞性混淆造成的失誤。有些同學(xué)在詞匯的使用上面，沒有注意單詞的詞性，造成誤用。比如上“價格上漲”，很多同學(xué)說成“The price will up”，把“up”用成了動詞。另外，英語中有一些特殊的詞類如冠詞，在漢語中是一個空缺，所以中國學(xué)生的英語作文中常常出現(xiàn)漏用、誤用冠詞的現(xiàn)象。又如漢語中的某些詞類如量詞，英語中沒有對等的詞類，這也給學(xué)生造成了困難。

第三類為搭配不當(dāng)造成的失誤。英語與漢語有不一樣的搭配規(guī)則和習(xí)慣，例如有同學(xué)把“確保質(zhì)量”翻譯成 “make sure our products’ quality”，正確的表達(dá)方法應(yīng)為“ensure our products’quality”； 又如“尋求幫助”，有同學(xué)譯為“search help”，應(yīng)說成 “ask for help”更妥當(dāng)些。中國學(xué)習(xí)者往往根據(jù)漢語的詞匯搭配習(xí)慣來“造句”, 容易生成不恰當(dāng)?shù)挠⑽谋磉_(dá)。

2.3 內(nèi)容含糊

商務(wù)信函要求內(nèi)容層次清楚、主題突出，避免含糊和費解。需要選取適當(dāng)?shù)脑~匯來表達(dá)自己的意圖，要言之有物，明確向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚧卮饘Ψ揭?。部分學(xué)生在商務(wù)信函寫作中不明確提出自己的要求，讓人不知所云，內(nèi)容含糊，目的不明確。商務(wù)信函中務(wù)必要避免這一點，使對方能夠一目了然。

2.4 文體不當(dāng)

英漢兩個民族不同的思維習(xí)慣和文化背景造成了不同的表達(dá)習(xí)慣。比如在作文的結(jié)尾部分，中文提示為“表示歉意，盡請諒解”，所以有些學(xué)生寫道“I’m sorry for this news, please forgive us”。學(xué)生將漢語寫作中的結(jié)尾方式直譯到了英文中，很嚴(yán)肅的表達(dá)了歉疚之情，這與英美人的寫作方式有所不同，因為英語為母語的人在信函結(jié)尾時不像中文寫作中那么嚴(yán)肅[5]。在遣詞造句上, 英文函電的語言要求簡潔明了，而漢語語言則往往帶有主觀性和感情色彩。所以在商務(wù)信函中，要充分考慮話語的對象等語境因素，合理運用恰當(dāng)?shù)奈捏w。

3 避免商務(wù)英語函電寫作失誤的對策

3.1 增強跨文化交際意識

在筆者隨機抽取的100份實例中，大多數(shù)的錯誤是由于漢語語言對英語的負(fù)遷移造成的失誤，所以商務(wù)活動者應(yīng)加強跨文化交際意識。中西兩種文化差異較大，英語學(xué)習(xí)者在學(xué)習(xí)語言時，要增強對文化差異的敏感性。在選取的學(xué)生的作文中普遍缺少過渡詞，學(xué)生往往直接把一些短句羅列在一起，給人不連貫、不流暢的感覺。英語句子之間是一種形和，語篇之間通過連詞、代詞或者副詞等手法來保持句子間的連貫，而漢語句子之間是意合，主要通過語義取得語篇的連貫[6]。并且，語言交際總是在一定的文化環(huán)境中進(jìn)行，要保持對文化差異的敏感性。在國際商務(wù)活動中，尊重文化差異，避免文化禁忌，主動學(xué)習(xí)西方文化背景知識，并將之與漢語文化進(jìn)行對比，掌握兩種語言之間的差異。語言是文化的載體，學(xué)習(xí)語言知識的過程實際也是了解文化的過程。應(yīng)該加強不同文化的差異對比，增加語言文化信息的導(dǎo)入，最大限度地減少由于文化差異導(dǎo)致的語言交際失誤。

3.2 注重商務(wù)英語知識的學(xué)習(xí)

跨文化商務(wù)交往涉及兩種不同文化之間的交流，商務(wù)英語學(xué)習(xí)者應(yīng)掌握大量的商務(wù)禮儀知識和專業(yè)術(shù)語。商務(wù)禮儀及人際交往的規(guī)范，是國際商務(wù)交往中不可缺少的一部分，是不同背景的企業(yè)能否建立良好關(guān)系的基礎(chǔ)。一些專業(yè)詞匯也是商務(wù)英語函電寫作中的重點和難點，英語學(xué)習(xí)者應(yīng)多了解英漢詞匯的不對應(yīng)現(xiàn)象。平時學(xué)習(xí)英語詞匯時，多看英英解釋，挖掘詞匯背后的文化內(nèi)涵，以便能夠理解并把握其含義、搭配以及用法?？梢赃M(jìn)行有意識的預(yù)言輸入如閱讀或者背誦，積累商務(wù)英語函電寫作必需的語言知識及專業(yè)知識，擺脫漢語參照體系, 以便更好地用英語進(jìn)行交流。

3.3 加強外貿(mào)函電寫作實踐

所學(xué)得的知識只有在不斷的寫作實踐中才能被強化。學(xué)習(xí)者應(yīng)該運用一切機會實踐自己所學(xué)的書本知識，多與本族語者交流，多學(xué)多看，將一些典型錯誤進(jìn)行歸納總結(jié)，并最終避免這些錯誤，掌握外貿(mào)函電寫作技能?，F(xiàn)代信息技術(shù)為我們進(jìn)行外語語言實踐提供了條件，我們可以利用QQ、MSN等交流軟件直接和英語本族語者進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)領(lǐng)悟他們的寫作特點和風(fēng)格，進(jìn)行模仿?，F(xiàn)代英語教學(xué)軟件也提供了模擬商務(wù)交際場景，可在模擬場景中進(jìn)行仿真操作，以獲得真實深刻的學(xué)習(xí)體驗。還可以仿照范文進(jìn)行寫作練習(xí), 學(xué)習(xí)范文的格式規(guī)范和表達(dá)技巧。寫作中很多錯誤如單復(fù)數(shù)、時態(tài)、人稱的一致性等，學(xué)習(xí)者大都知道其用法，但實際寫作中還是經(jīng)常犯同樣的錯誤，主要原因是實踐機會少，所以應(yīng)充分利用各種機會來進(jìn)行外貿(mào)函電寫作訓(xùn)練，最終提高商務(wù)英語函電寫作水平。

4 結(jié)語

總之，商務(wù)英語函電寫作有其自身的特點，函電寫作中應(yīng)盡量避免上述各種失誤，商務(wù)英語使用者應(yīng)該增強跨文化交際意識、注重商務(wù)英語知識的學(xué)習(xí)，并加強外貿(mào)函電寫作實踐。商務(wù)活動者應(yīng)充分發(fā)揮商務(wù)英語函電在貿(mào)易合作中的作用，樹立企業(yè)良好形象，促進(jìn)貿(mào)易雙方的有效溝通和交流，實現(xiàn)互惠雙贏。

[1]王方路.外貿(mào)函電特點與翻譯芻議[J].中國科技翻譯，2005(1).

[2]柳仕超.外貿(mào)函電語用失誤的案例評析[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2011(6).

[3]錢冠連.漢語文化語用學(xué)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.

[4]胡庚申.“國際交流語用研究”內(nèi)容綜觀[J].外語研究，2000(3).

[5]蔡基剛.英漢寫作對比研究[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2001.

[6]俞理明.語言遷移與二語習(xí)得——回顧、反思和研究[M].上海：上海外語教育出版社，2004.