論商務英語信函寫作中的禮貌原則

吉林農業大學外國語學院 李淑平

Leech深入研究了語言交際中的禮貌現象，指出：為了不直接觸及對方的面子，人們只能間接地、含蓄地表達真實的信息，讓他人自己去理解其言外之意，在條件相同的情況下，把不禮貌的信息降低到最低限度，將他人的利益放在第一位，為他人著想, 從而使對方感到自己受到尊重, 成功實現交際目的。Leech將禮貌原則分為六類：策略準則(少讓他人受損，多使別人受益)、慷慨準則(少讓自身受益，多讓自身受損)、贊譽準則(少貶低他人，多贊揚別人)、謙遜準則(少贊揚自身，多貶低自身)、贊同準則(少反對別人，多贊同別人)和同情準則(少反感別人，多同情別人)。這些準則以成對方式出現,以“自身”和“別人”為中心，并將禮貌的中心偏向“別人”。這六條禮貌準則之間有著許多相互的聯系, 盡量最低化自身的利益和要求，而最高化別人的利益和要求。

1 主要內含

商務英語信函寫作中的禮貌原則是在商貿實踐中，每份商務英語信函都有其明確的目的，即成功有效地與商務交往伙伴溝通信息，使交易順利進行。在這個過程中，如何將禮貌原則體現在文字上，并準確無誤地表達出去就顯得尤為重要。要想達到寫信涵的人與看的人有效溝通，寫信時要充分考慮對方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗魯的語言。商務信函寫作的目的是通過書面內容處理商務問題，建立或鞏固商務伙伴之間的感情。這就要求當事人在特定的語境下有策略地表達其不同觀點，從而使自己在交易過程中的關鍵方面占優勢，成功地達成交易。商務信函溝通技巧在全球化的經貿往來中變得越來越不可或缺，因而合作是否達成主要依賴于禮貌原則的正確運用。但是由于貿易雙方的互利互益的特殊身份，當貿易過程中產生矛盾時，策略地采用禮貌原則，向對方發出友好、體諒及尊重的信息，從而達到有效交際的目的。

2 禮貌原則的運用

2.1 在態度的選擇上

2.1.1 尊他性準則

在商務英語信函寫作時，禮貌原則要求我們充分尊重對方，站在對方的立場，要充分地考慮到對方的某些困難，使對方感到自己倍受尊重，愿意與我方合作，從而達成商務往來的目的。因此使用第二人稱代詞your和you, 而少用第一人稱代詞we、 I、 our和my，這種少指責對方,多讓自己承擔、通情達理的婉轉表達是吸引合作伙伴的有利因素，能夠使交往有禮貌的同時更顯真誠。

2.1.2 盡量不用否定

在商務英語信函中，通常我們要盡力創造出積極肯定的氛圍。成功的商務英語信函往來都采用肯定的態度，因為表達肯定意義的詞語比否定的詞語更有可能幫你達到目的。肯定的語言有助于你的公司與看信人建立起良好的關系。沒有人期待他人否定自己的觀點，所以即使是在拒絕時，也要講究策略，努力地傳遞積極肯定的信息，從而減少否定的不快的氛圍的產生。因此在寫信時可以將否定的觀點改為肯定的觀點以緩和語氣。

2.2 在正確地使用詞匯方面

2.2.1 運用有積極意義的詞語

在商務信函中應盡最大可能選擇有積極意義的詞語，如：welcome、satisfy、pleased等，這樣使合作方會感到發信函的人即體貼又誠懇，特別在有關催款、投訴、索賠等內容的信函中,即便是錯不在自己,也要讓對方感覺到他們的積極努力得到了肯定與贊揚。

2.2.2 積極使用中性詞

通常意義上來說，商務英語信函中提及人稱或人的身份時, 應避免那些單指男性或女性的詞(如salesman、salesgirl等)。因為當使用單純指一種性別的詞時，至少對另一半的人是不禮貌的。避免使用有性別歧視的詞匯就是在寫商務信函時應該避免使用第三人稱單數或復數的人稱代詞。

2.2.3 表明你的立場

你的立場就是指寫信人不能以自我為中心，而應站在對方立場上，設身處地為對方著想。這體現了一種很實際的換位思考方式，從對方的角度來闡明問題，說明自己的想法。這也從某種程度上體現了一種禮貌原則。你的立場并不是說行文當中運用大量的“Thank you”這一類的詞，而是把語言的表達方式進行轉化，通過巧妙地更改句式的方式，更多的考慮到對方的感受，使其覺察到寫信人在切實的考慮其利益所在。

2.2.4 適當地運用情態動詞

由于商務信函往來多數是磋商、 答詢， 往往涉及愿望、 允諾、贊許、建議、催促、詢問、拒絕、辯解或申訴、質問、譴責等，所以商務英語信函中情態動詞應使用的特別頻繁。情態動詞的恰當使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，達到順暢交流的目的。

2.3 在語氣上

商務英語信函寫作從語氣角度來調整語言，從而帶有濃厚的感情色彩，使其更富有成效。在普通的人際交往信函中，其語氣可采納正式也可以是非正式，而在商業信函中，特別是有分歧產生的時候，為了不因為語氣太直接而冒犯商業伙伴, 就應該采用一些委婉語氣。語氣委婉就是為了避免使用帶有強迫語氣的詞語, 使整篇信件的語調和諧悅耳。

2.3.1 常常采用被動語態

在英語商務信函中，因為被動語態不強調動作的發出者，盡管使用主動語態語言表達更為有力，但是被動語態具有較高程度的禮貌性，適當地使用用被動態，能更加清楚地表達意思，避免歧義的產生，因為使用被動語態的句子表達的是溫和委婉的態度，所以使貿易請求聽起來比較合理。為了表達寫信人的考慮周全, 當發生不愉快的事情或傳遞請求的信息時多使用被動語態。

2.3.2 有時需要使用疑問句

疑問句有時在商務英語信函中會有更好的效果。通過詢問對方的意愿來表達一種請求， 比直接采用陳述句或肯定句語氣更溫和客氣，讓人容易接受。好像在請求對方幫忙一樣，句子聽起來更禮貌，更易于接受。從而使語氣變得不唐突。以疑問句的形式提出建議，明顯體現了禮貌原則，但是實際上是提出一種要求，為了表示對對方的尊重。

2.3.3 轉換語氣

在恰當的時候轉換否定語氣為肯定語氣，寫信人可以通過友好、肯定的語氣, 顯示對看信人的禮貌, 進而表達自己對對對方的良好愿望，以此為建立業務往來打下良好的基礎。有些時候,即使在表達不好的消息的情況下，也最好以肯定的語氣來表達，這種寫作方式可以在語言上令對方覺得更禮貌,得到充分的尊重，效果更理想。

2.3.4 在選擇虛擬語氣時

在商務信函寫作時，為了使交易雙方在平等互利的基礎上，達成貿易協定，為了使雙方具有更多的磋商余地，在提出建議、希望或請求時，使用虛擬語氣使語氣更委婉含蓄，使句子更加婉轉，以示寫信人的禮貌。

2.4 在表達法的選擇上

2.4.1 直接表達法

當寫信表示的是令人滿意和比較中性的意圖時，一般采用直接表達法，在句子的開頭就直接表達出中性或令人滿意的信息，然后作出必要的解釋，最后用客氣禮貌的語言表示感謝或希望，從而實現商貿意向。

2.4.2 間接表達法

商務信函中，寫信人希望發出的是令人失望的消息時，為了減少看信的人的尷尬, 多采用間接表達法，即都使用委婉語表示遺憾。通常把這樣的商務英語信函分成五個部分：(1)中立陳述；(2)拒絕執行或接受；(3)緣由；(4)補救方法；(5)客氣的結束語。

這種篇章結構使對方在看到中立陳述及可信服的緣由之后,有思想準備接受信中的拒絕內容。信函中“補救方法”和“客氣的結束語”可進一步消除不愉快的信息在對方心中產生的不悅情緒。

3 結語

隨著經濟全球化的發展，我國對外貿易不斷地擴大，在國際商務活動中商務英語信函越來越多地被運用。商務英語信函中的禮貌準則已成為國際經濟交往的普遍要求，所以從事貿易的雙方必須遵循基本的禮貌準則和熟練地掌握、運用這些準則。

[1]羨錫彪.商務英語寫作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.

[2]常玉田.外貿函電寫作[M].北京:中國人民大學出版社,2004.

[3]張秀娟.如何實現商務英語信函中的禮貌原則[J].商場現代化,2007(35).