探析商務英語函電在企業進出口貿易中的作用

河南工業職業技術學院 王美娥

進出口貿易的廣泛開展使商務英語函電這種便捷高效的商務溝通手段得到了大量的應用。商務英語函電交流的過程簡單的說就是一個編碼和解碼的過程，但是由于商務英語函電溝通的雙方往往是在不同的國家或者地域，在溝通的過程中由于雙方的價值取向，文化差異，歷史沉淀等方面的差異往往也會出現一些問題。可以說商務英語函電溝通的順利進行需要各方面信息的綜合運用。在經濟全球化的浪潮下我們更是應該重視商務英語函電的作用，不斷地研究新的使用技巧和方式，正確的運用商務英語函電這一有利工具，提高自身企業的業務水平，增加貿易數量，保障進出口貿易的順利實現。

1 商務英語函電的概念與新特點

商務英語函電簡單的來講就是在對外貿易中貿易雙方進行溝通的書面或者網絡信件，其中通常包括大量的貿易理論知識且以商務英語為其表現形式。在現階段由于經濟的迅速發展和網絡的普遍使用，人們對商務英語函電往來效率的要求越來越高，紙質商務英語函電已經難以適應人們對市場的把握，現今電子郵件形式已經成為商務英語函電的主要形式。從商務英語函電的內容上來說，商務英語函電往往涉及雙方的合作項目協商，投資意向咨詢，具體細節的商談，買賣合同的簽訂，產品的加工和銷售等方面的問題。

隨著進出口商貿活動的大量開展，商務英語函電開始在更廣闊的領域發揮自身價值同時也形成了新時期商務英語函電的新特點：

第一，作用核心化。在當今經濟全球化的格局下，更多的企業開始投身世界經濟的洪流中開展全球范圍內的市場競爭，這樣的經濟環境同時也促進了不同地域之間企業貿易合作的開展以及進出口數量的不斷增多。現今的進出口貿易，交易的雙方往往具有不同的國籍或者受著時間地域的影響難以實現迅速的當面交流，雙方的合作在很大程度上要依賴單據或者函電的往來，電子商務函電由于其語言的共通性，能夠迅速的解決這一問題。同時，步入信息化時代，人們獲取信息的手段更加的多樣，方式更加的快捷，特別是商業往來中的市場信息往往稍縱即逝，在這樣的信息條件要求下商務英語函電的作用也就變得更加的核心。

第二，方式信息化。在科技迅速發展，信息傳播高效快速的今天，傳統的紙質函電已經很難滿足信息化時代商務活動對信息效率的要求。在如今的進出口貿易中可以發現，紙質函電的主導地位已經徹底失去，電子郵件形式的信息商務英語函電開始占據主導地位。但是與傳統的紙質信函相比較，商務英語函電在內容和格式上并沒有大的變化，僅僅是實現了投遞方式的數字化。伴隨著電子商務活動的廣泛開展，參加進出口貿易活動的企業可以直接運用商務英語函電來實現簽署合同，產品報價，網絡結算等一體化活動，在最大程度上靈活把握市場動向，節省企業人力物力，提高運行效率。

第三，表達簡練化。現今社會經濟活動的效率不斷提高，進出口企業所處理的業務量也在不斷攀升，所以在商務英語函電中開門見山的表達自身的意圖，用簡練準確的語言進行溝通交流是交易的雙方都喜聞樂見的。

第四，方式更多樣。商務英語函電在進出口貿易的各個方面都得到了廣泛的適用，可以說商務英語函電的作用已經覆蓋了進出口貿易整個過程。在貿易各個階段商務英語函電都具有不同的格式。同時商務英語函電的發送途徑也是多種多樣，這也需要使用者加以注意。

商務英語函電已經成為進出口貿易中使用最為廣泛的交流形式。因此，在現今經濟形勢下我們更是要認識到商務英語函電在進出口貿易中的新特點，這對促進進出口貿易的順利開展具有重要意義。

2 商務英語函電在進出口貿易中的功能與優越性

2.1 商務英語函電在對外貿易中的功能

早起進出口企業想要尋找合作企業往往通過廣告形式進行，或者委托相關的中介機構，在這種情況下企業往往在合作前期就要投入大量的成本。但是運用商務英語函電形式，企業通過相關平臺來散布企業信息和產品信息來吸引可能存在的潛在消費者，獲取相關的進出口合作意向，簡單快捷且成本低。進出口貿易雙方可以通過商務英語函電進行直接的商務會談，解決了雙方地域差距大國籍不同的難題。同時交易雙方可以運用商務英語函電來交換雙方的貿易信息，根據市場信息進行快速直接的調整，在貿易后期的結算交易中，交易雙方也能夠以函電形式通知相關銀行通過網絡銀行直接實現支付。對于企業加工原材料的采購等也能夠以商務英語函電聯系原料產地，此外可以運用訂單加密等程序為貿易提供一個安全的環境。我們都知道進出口貿易中所要辦理的相關手續較為繁瑣，如果按照傳統的形式運用紙質材料逐一審批則會導致企業的運作效率極端低下，現在政府部門多設有網上業務廳，我們通過商務英語函電的提交來申請審批或者辦理某項業務，節省了大量的人力物力，同時網絡辦理更加的方便高效不會影響企業的運轉效率。

2.2 商務英語函電在進出口貿易中的的優越性

商務英語函電為企業的貿易活動進行構建了一個虛擬的平臺，展示出了巨大的優越性，具體體現在五個方面：第一，商務英語函電從語言上和地域上打破了雙方的貿易限制因素，變化的市場信息在第一時間得到交換和分享，優化了進出口貿易中的資源配置。第二，雙方的直接面對面商談被函電交換取代，對接待方企業而言節省了大量的組織談判費用。第三，服務質量大幅度提升，通過商務英語函電這一形式，企業可以便捷的為合作伙伴或者客戶提供自身信息和產品情況，提高客戶對企業的好評。第四，通過這種現代化的方式，企業獲取市場信息更加快速，并能夠迅速的反映在企業運作中，中小客戶也能夠通過這種方式直接與企業取得聯系，少去了中間干擾，使客戶信息能夠真實快速的反饋。第五，提升企業的對外形象，商務英語函電的良好運用是一個企業文化的直接表現。同時也可以展現企業在從事進出口貿易方面的豐厚經驗。

3 商務英語函電在對外貿易中的作用

商務英語函電在進出口貿易中的重要作用主要體現在一下幾個方面：

3.1 大程度的降低企業進出口貿易成本

調查顯示，國內一部分企業難以開展進出口貿易的主要原因是進出口貿易的相關處理費用偏高，很多企業考慮到進出口的相關費用難以支付從而放棄了相關業務的開展。運用商務英語函電處理進出口貿易能夠節省大量的處理費用，促使企業進軍國際市場，使企業的資金周轉得到保障。

另一方面，商務英語函電構建了一個虛擬的企業平臺，在這個平臺上企業與客戶能夠實現直接的溝通，這與我們傳統進出口貿易的開展也大有不同，我們傳統的進出口貿易中往往由中間商把持中間交易環節，對于客戶是很難實現與企業的直接對話的，大部分利益被中間商盤剝，企業與客戶所得的利潤十分有限。但是商務英語函電的運用，客戶可以實現與進出口企業的直接對話，雙方的定價與支付可以實現網絡直接進行，省去了中間商的環節，能夠實現客戶與企業的雙贏。

3.2 顯著提高交易效率

進行進出口貿易的雙方可以使用專業的電子合同用于日常的商務活動中，將這些專業的格式進行設定，在以后的進出口貿易過程中企業可以直接運用商務英語函電來瞬間實現信息的傳遞與交換。這種形式能夠保證企業運行效率的最大實現，而且可以避免紙質文件中可能出現的書寫錯誤容易遺失等問題，合作雙方進行文件審核時也更加的直觀清晰，實現雙方的高效率合作。 此外，商務英語函電為雙方提供了快捷聯系的通道，在傳統的合作洽談中往往需要雙方面對面談判，活動組織一方還需要配備人員進行活動場地的安排，人員出行，賓館住宿等等耗費大量的時間精力和人員，談判過程往往很長。雙方一旦發現市場行情變化想要及時修改合作細節還需要再次組織談判。商務英語函電中雙方可以直接根據市場情況發布詳細的細節更改說明，無需進行人員的面對面接觸這也方便企業對交易往來進行存根。

3.3 有助于樹立良好的企業形象

由于地域和時間方面的影響，許多進出口企業雖然面對全球開展業務但是面對時差的問題也往往無可奈何，畢竟如果實現企業24小時全天候運行將使企業的運行開支擴大一倍以上，這對于普通企業是難以負擔的。運用商務英語函電這個問題就迎刃而解了，首先有意向的合作的客戶可以在企業的網站上直接查找企業的基礎信息和產品資料進行了解，如果希望對企業進行更深度了解就可以進行留言或者給企業發送電子郵件，客戶對企業產品有疑問或者對企業的發展有新的建議也可以直接給企業留信息。企業要做的就是在上班時間及時對各種網絡信息，郵件或者留言進行認真地處理，將信息在一個工作日之內反饋。通過簡單的方式就能夠樹立企業良好的服務形象，把握最大量的合作機會，在最大程度上得到消費者的滿意。

3.4 合作機會不斷增大

商務英語函電平臺的構筑是借助于互聯網平臺的，所以商務英語函電平臺也具有著互聯網虛擬性的特點。在這個平臺上進出口貿易的參與者之間沒有地域與種族的差別，現實生活中的種種貿易壁壘也能夠實現規避。現今許多國家已經開始呼吁開展商務英語函電促成的進出口項目免關稅待遇，借以推廣商務英語函電的使用廣度，也顯示出了商務英語函電已經成為了現今貿易活動開展的形式主流。

4 結語

商務英語函電的廣泛使用已經成為了現今進出口貿易發展的主流趨勢。它在拓寬企業客源，凸現企業形象、節省企業成本、提高企業運作效率、促使雙方實現合作等各個方面都顯示出了重要的作用。因此，在新時期，我們只有堅持充分地發揮商務英語函電在進出口貿易中的作用，才能真正地實現企業在最低成本的運作中實現最優的資源配置，真正地與客戶進行便捷快速真實的溝通，實現二者利益的雙贏。

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