如何做好高校二級(jí)學(xué)院的教務(wù)管理工作

丁春霞

（南京曉莊學(xué)院 生物化工與環(huán)境工程學(xué)院，江蘇 南京 211171）

教務(wù)管理人員是高校各二級(jí)院系管理本學(xué)院教務(wù)工作的得力助手，是各種教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及各院系的紐帶，是院系常規(guī)教學(xué)教務(wù)管理的重要崗位。因此教務(wù)管理人員做好教務(wù)管理工作對(duì)高校的協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、教務(wù)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)水平。

教務(wù)管理是高校管理工作的重要組成部分，是維系學(xué)校教學(xué)機(jī)制正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，因此加強(qiáng)教務(wù)管理隊(duì)伍的建設(shè)及人員素質(zhì)的提升就尤為重要。教務(wù)管理部門(mén)雖然是職能部門(mén)，但是教務(wù)工作本質(zhì)上是服務(wù)性工作，涉及學(xué)校諸多部門(mén)。工作繁雜瑣碎。既為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)，又為一線的教師服務(wù)；既要保證教學(xué)信息能夠及時(shí)傳達(dá)給老師和學(xué)生，又要保證老師和學(xué)生的意見(jiàn)和建議準(zhǔn)確快捷地傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)。可以說(shuō)離開(kāi)了服務(wù)，教務(wù)管理也就失去了它存在的價(jià)值和意義。教務(wù)管理人員應(yīng)該樹(shù)立 “干一行愛(ài)一行才能通一行”的觀念，無(wú)論學(xué)習(xí)還是工作，熱愛(ài)學(xué)習(xí)才能學(xué)得好、學(xué)得精，熱愛(ài)工作才能干得好、干得精。對(duì)工作有了熱度，那么就能降低工作的難度，提高工作效率。教務(wù)管理人員應(yīng)該以教師和學(xué)生為本，在工作中處理好管理和服務(wù)的關(guān)系，樹(shù)立管理就是服務(wù)的理念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以師生的需要作為開(kāi)展教務(wù)管理活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)，在教務(wù)管理中少一些強(qiáng)制，多一些服務(wù)。加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)水平，是提高教務(wù)管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

二、教務(wù)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)培養(yǎng)綜合協(xié)調(diào)能力。

教務(wù)秘書(shū)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，工作過(guò)程就是對(duì)圍繞教學(xué)活動(dòng)的若干環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)排序，加以整理，提供服務(wù)。實(shí)踐中，教學(xué)秘書(shū)可將雜亂、隨機(jī)、零散地分布在教學(xué)活動(dòng)這條主干線上的工作內(nèi)容化整成以周、以月、以學(xué)期、以學(xué)年為單位的具體工作時(shí)間段，以點(diǎn)連成線再連成面，分析具體工作中各個(gè)環(huán)節(jié)隱藏的潛在聯(lián)系和規(guī)律，總結(jié)工作過(guò)程中什么事項(xiàng)應(yīng)即辦，什么事項(xiàng)可緩辦，什么事項(xiàng)應(yīng)追蹤，什么事項(xiàng)可連帶辦等等，積累寶貴的實(shí)踐業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步摸索出實(shí)踐業(yè)務(wù)技巧，提升自身的工作業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書(shū)在行政上受學(xué)院和系部領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上還受教務(wù)處指導(dǎo)，崗位信息獲取和行政指令來(lái)源是多渠道的。這就意味著教學(xué)秘書(shū)須根據(jù)信息來(lái)源或者工作指示來(lái)回上下跑動(dòng)，及時(shí)上傳下達(dá)，及時(shí)反饋，力求工作的實(shí)時(shí)性與實(shí)效性。教學(xué)秘書(shū)對(duì)工作要想做到亂中有序、心中有數(shù)，就必須學(xué)會(huì)勤記，形成簡(jiǎn)明扼要的工作日志，然后根據(jù)工作日志上具體事項(xiàng)的輕重緩急以及連貫性整理思路，最后條理清晰、層次分明地將繁冗的工作事項(xiàng)逐項(xiàng)科學(xué)有序地展開(kāi)。如此一來(lái)既能保證按時(shí)按質(zhì)地完成工作任務(wù)，又能避免因?yàn)楣ぷ魅蝿?wù)累積所致的疏漏。即便是有所疏漏，根據(jù)日志也能及時(shí)做出反應(yīng)，采取相應(yīng)的措施加以補(bǔ)救。二級(jí)學(xué)院秘書(shū)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，關(guān)系到學(xué)院教學(xué)工作的質(zhì)量。所以要求教務(wù)秘書(shū)對(duì)自己的業(yè)務(wù)內(nèi)容有充分的了解和把握。如了解學(xué)校教學(xué)管理的規(guī)章制度；參與課程、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃的制定和執(zhí)行；做好教師授課計(jì)劃的驗(yàn)收上交，每學(xué)期公共課、必修課、選修課的排課等。教務(wù)秘書(shū)應(yīng)具備資料的收集和歸檔處理能力，確保各項(xiàng)資料的完整、安全和有序。因而教務(wù)秘書(shū)既是教學(xué)活動(dòng)基層的組織者之一，又是教學(xué)管理的承擔(dān)者，還是教學(xué)改革的促進(jìn)者，工作性質(zhì)十分重要，必須有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。教務(wù)秘書(shū)必須有服務(wù)意識(shí)以及自我犧牲的品質(zhì)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神、進(jìn)取創(chuàng)新的意識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度；熱情服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地為教學(xué)工作服務(wù)，把自身與教學(xué)事業(yè)融入學(xué)校發(fā)展建設(shè)中，發(fā)揚(yáng)敬業(yè)愛(ài)崗的奉獻(xiàn)精神，保質(zhì)保量完成所承擔(dān)的工作任務(wù)。教務(wù)管理工作所具有的承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的特性，要求教務(wù)管理人員在構(gòu)建和諧人際關(guān)系過(guò)程中，必須具備綜合協(xié)調(diào)能力。較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力是對(duì)教務(wù)管理人員高效、高速地完成任務(wù)的客觀要求。教務(wù)管理人員要充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)功能，溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)院與學(xué)院、教師與教師、學(xué)生與學(xué)生、教師與學(xué)生之間的關(guān)系。

三、教務(wù)管理人員應(yīng)該具備良好的溝通能力。

現(xiàn)代教學(xué)管理活動(dòng)處處離不開(kāi)必要的溝通和有效的協(xié)調(diào)。在日常的教學(xué)管理中，經(jīng)常有不和諧的因素存在。教學(xué)秘書(shū)要在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上溝通信息，化解矛盾，融洽關(guān)系，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和行動(dòng)，保持良好的教學(xué)秩序，取得較好的教學(xué)效果。教務(wù)秘書(shū)在處理院系內(nèi)外的教學(xué)管理事務(wù)中處于核心地位，不僅有案頭工作，而且要更多地與人溝通，與各部門(mén)協(xié)調(diào)。這就要求教務(wù)秘書(shū)在堅(jiān)持原則的前提下，靈活地處理各方面的關(guān)系，做到自覺(jué)服從上級(jí)，主動(dòng)配合同級(jí)，熱情對(duì)待下級(jí)，在日常工作中減少不必要的摩擦和爭(zhēng)端，創(chuàng)造一個(gè)和諧的工作氛圍，提高工作效率。比如在課表排定過(guò)程中，要征詢教師意見(jiàn)，事先考慮到教師居住地離學(xué)校的遠(yuǎn)近，是否要接送孩子上下學(xué)等問(wèn)題，在不影響教學(xué)的前提下，對(duì)確有困難的教師給予時(shí)間上的調(diào)整，盡量處理好幾方面的關(guān)系，排出能讓教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)都滿意的課表。教務(wù)秘書(shū)除了完成日常教學(xué)中所涉及的工作任務(wù)，有時(shí)還要面臨關(guān)系到老師、學(xué)生個(gè)人利益的許多非常規(guī)性問(wèn)題，比如認(rèn)真統(tǒng)計(jì)參與年底二次分配的各項(xiàng)工作量，認(rèn)真審核學(xué)生考試成績(jī)并提供精準(zhǔn)的成績(jī)排名信息，解除師生的后顧之憂等。教務(wù)秘書(shū)還需處理好與其他各院系教務(wù)秘書(shū)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，比如組織非英語(yǔ)專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行大學(xué)英語(yǔ)模擬考試，就需要各個(gè)院系的秘書(shū)與大學(xué)英語(yǔ)教學(xué)部的秘書(shū)協(xié)調(diào)好考場(chǎng)、考試時(shí)間等問(wèn)題，共同組織完成考試。教務(wù)秘書(shū)需要協(xié)調(diào)好與學(xué)校各職能部門(mén)之間的溝通。教務(wù)秘書(shū)的工作職責(zé)中，最基本的就是每學(xué)期組織落實(shí)完成各項(xiàng)教學(xué)工作，如專業(yè)教學(xué)培養(yǎng)方案的修訂、教材征訂、期末考試工作等教學(xué)活動(dòng)，都由教務(wù)秘書(shū)協(xié)同分管教學(xué)的副院長(zhǎng)與教務(wù)處及其他職能部門(mén)共同合作完成。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。教務(wù)秘書(shū)隨時(shí)接受并完成教務(wù)處下達(dá)的工作任務(wù)，同時(shí)隨時(shí)接受并完成院系下達(dá)的工作任務(wù)，這就要求秘書(shū)學(xué)會(huì)借助有效的溝通來(lái)協(xié)調(diào)院系與學(xué)校職能部門(mén)之間的關(guān)系，根據(jù)任務(wù)與任務(wù)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)靈活地調(diào)整工作節(jié)奏和工作環(huán)節(jié)，把握工作的正確方向，保證高質(zhì)高效完成教學(xué)工作任務(wù)。由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書(shū)必須具有良好的協(xié)調(diào)溝通能力，與方方面面都建立起一種穩(wěn)定默契的關(guān)系，才能順利地開(kāi)展工作。

四、教務(wù)管理人員應(yīng)該提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

教務(wù)管理人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平。學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)教學(xué)管理方法提出了高要求，于是需要處理的表格和數(shù)據(jù)信息量非常大，只有利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，才能及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)并反饋、解決問(wèn)題。這就要求教務(wù)管理人員在熟練使用常規(guī)辦公軟件的同時(shí)，還要深入學(xué)習(xí)并熟練掌握一些教務(wù)管理軟件，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用的知識(shí)也要具備。教務(wù)秘書(shū)業(yè)務(wù)工作不單是簡(jiǎn)單的重復(fù)工作，而要利用現(xiàn)代化的管理手段、科學(xué)化的管理模式、先進(jìn)的管理方法去藝術(shù)性地完成好基層教學(xué)管理工作。因此，教務(wù)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握新的信息和技術(shù)，使知識(shí)和技能得到及時(shí)不斷的更新、補(bǔ)充和提高，更好地運(yùn)用好現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，使紛繁復(fù)雜的工作簡(jiǎn)約化、程序化、制度化，提高教學(xué)與管理的工作效率。在具體工作環(huán)節(jié)中，要以一種不斷學(xué)習(xí)、刻苦鉆研的態(tài)度投入到實(shí)際工作當(dāng)中去。工作性質(zhì)不變，工作內(nèi)容也不變，只要工作的方法變了，思路變了，效果自然也就大不同。教務(wù)秘書(shū)除了掌握一般的辦公軟件操作之外，還必須學(xué)會(huì)熟練運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，在提高專業(yè)理論水平的同時(shí)注重電腦操作能力的培養(yǎng)，鉆研現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，并和本職工作相結(jié)合，嫻熟、高效地應(yīng)用教務(wù)管理信息系統(tǒng)。

五、教務(wù)管理人員必須具備嚴(yán)格的紀(jì)律觀念。

教務(wù)管理必須具備嚴(yán)格的組織紀(jì)律觀念，還要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)和高度的責(zé)任心以及規(guī)范的職業(yè)行為。要遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格要求自己。如果在工作中遇到違法亂紀(jì)的行為，要根據(jù)制度追究當(dāng)事人的責(zé)任，該上報(bào)的絕不隱瞞，該處理的決不手軟，堅(jiān)決不能因?yàn)橐患核嚼咚轿璞祝坏貌m報(bào)、漏報(bào)或不報(bào)；要做到心胸坦蕩，忠于職守，不為金錢(qián)利益所誘惑，對(duì)利用職權(quán)之便而弄虛造假、徇私枉法的行為要堅(jiān)決抵制和打擊。教務(wù)管理人員只有具備了嚴(yán)格的組織紀(jì)律觀念，才能促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)、教風(fēng)和校風(fēng)的形成和鞏固。比如說(shuō)，教務(wù)管理人員在處理學(xué)生的學(xué)籍和畢業(yè)證書(shū)等問(wèn)題時(shí)，一定要事實(shí)確鑿、公平公正，以防隨意辦事和憑經(jīng)驗(yàn)辦事，還要特別注意不能感情用事。與此同時(shí)，教務(wù)管理人員要勇于堅(jiān)持原則和勇于采納正確意見(jiàn)，努力排除各種外界的干擾，自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校的各種政策和制度的權(quán)威性。在審核查對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格時(shí)，要根據(jù)畢業(yè)生每學(xué)期所執(zhí)行的教學(xué)計(jì)劃來(lái)審核，全面系統(tǒng)地整理畢業(yè)班學(xué)生各學(xué)期課程所取得的成績(jī)，對(duì)那些轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)或者留級(jí)降級(jí)及退學(xué)等存在學(xué)籍異記錄的學(xué)生的成績(jī)，更是要特別地加以關(guān)注，嚴(yán)格把關(guān)，以確保數(shù)據(jù)不出任何差錯(cuò)；如果審查出學(xué)生不具備畢業(yè)資格，則需要客觀地說(shuō)明真實(shí)可信的依據(jù)和理由，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)查明原因，提出有效的解決辦法，并落實(shí)到位；如有特殊及意外情況，要及時(shí)上報(bào)到學(xué)院教務(wù)處，由教務(wù)處妥善處理。

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