換位思考在教學秘書教學管理中的應用

邱云貞

（南通大學 電子信息學院，江蘇 南通 226019）

換位思考在教學秘書教學管理中的應用

邱云貞

（南通大學 電子信息學院，江蘇 南通 226019）

高校教學秘書處于學校教務管理部門與基層教學單位之間，協調著領導、教務處各部門、教師、學生之間的各種關系，教學秘書只有真正明確換位思考的意義，并在工作中應用好換位思考，才能更好地履行其職責，提高工作效率，促使高校教學管理水平上到一個新臺階。

換位思考 教學秘書 教學管理

所謂換位思考，是相對于本位思考而言的，是跳出平常所處的環境，換一個角度對某件事情進行審思，也就是設身處地、將心比心，從對方的角度想問題、辦事情。換位思考不僅是一種與人打交道的高超藝術，而且是一種充滿科學和理性的思維方法，它注重通過巧妙的角色互換，促進人與人之間的溝通。作為一種先進的管理理念和有效的管理手段，換位思考以誠信為基礎，以溝通為橋梁，一直被人們廣泛地應用于各個行業和領域。在高校教學管理中實行換位思考，可具體分為教學秘書與領導之間、教學秘書與教師之間、教學秘書與學生之間的換位思考，還包括與教務處各部門之間的換位思考，這不僅是適應民主決策和科學管理的輔助手段，還是教學秘書與服務對象意見不一致時采用的一種很好的心理調節方式，更是換位的主體間實現溝通交流的重要方式，有助于教學管理工作的順利開展和各項政策的實施。

一、在教學管理中提倡換位思考的必要性

1.有利于教學管理中各種規章制度的制定和運作

一方面，領導作為管理者，由于看問題角度不同，往往忽略了處于執行位置的教學秘書的想法、處境與困難。另一方面教學秘書常常覺得院領導不理解自己。或時常聽到領導討論如何讓教學秘書努力工作，卻很少聽到領導認真研究如何提高秘書工作效率，包括工作的引導、資源的支持、服務的提供及生活的關心。這種情況會造成上下級相互不滿甚至積怨，對上級來說不利于教學管理工作的開展，甚至各項規章制度的實施；對下級來說也會極大地打擊其工作的熱情和積極性。如果處在不同層面的雙方能換位思考，即上級能體會到下屬的所感所想，在平時的工作生活中給予更多的關心并積極采納接受下屬的意見和建議；而下屬也能理解上級，進而支持并積極配合上級的工作，就能共同推進教學管理工作的順利運作。

2.有利于營造團結和諧的教學管理工作氛圍

教學秘書是聯系領導、教務處各部門的樞紐，在上級與平級、領導與群眾的多維關系中，是上情下達、下情上傳、溝通情況的載體。他們需要處理好上下級關系，溝通聯絡平衡左右關系，協調領導、部門之間的關系，必須具有很強的溝通和協調能力。換位思考的方法可以營造一種寬松和諧的氛圍，有利于進行有效的管理溝通，在溝通中通過換位思考，可以相互了解、相互尊重，建立信任關系。換位思考的最大好處就是你能理解對方所處的實際情況，發自內心地為對方著想，讓對方感覺到自己受到了尊重。當二級學院的教學秘書與教務處等職能部門產生誤解時，如果相關部門及人員都能積極地站在對方的立場上設身處地考慮問題，這樣，各部門之間的誤解、矛盾大都可迎刃而解。這時換位思考就成了溝通的潤滑劑，在教學管理中就可以取得較好成效。

3.有助于形成以教師和學生為中心的服務理念

高等教育的中心任務是培養合格優質的人才，這決定了教育的一切工作必須以教學為中心展開，教學管理人員的工作必須緊緊圍繞教學這個中心，努力做好為領導服務、為教師服務、為學生服務，而教學秘書服務的中心則是教師、學生。但由于教學秘書工作涉及面廣，工作內容比較繁瑣，工作責任心強、壓力大，長期以來身心比較疲憊，遇事容易急躁。若教師和學生能站在教學秘書的立場上給予理解和支持，就能盡心盡力完成自己的本職工作；教學秘書能站在教師和學生的角度考慮問題，體會教師工作的艱辛、學生求學的困難，就能心態平和地為教師和學生提供更好的服務。這樣，教學秘書與教師及學生之間的換位思考就可以增進雙方的相互理解，促進雙方關系的良好發展，進而促使教學秘書為教師、學生提供更優質的服務，從而達到“優質貼心服務，滿意促進服務”的良性循環。

二、換位思考在教學管理中的具體做法

1.與領導之間的換位思考

學院各級領導應該主動從各方面了解自己的下級，如能力、特長、性格、愛好等，根據個人的不同情況，盡量安排比較適合的崗位與工作，幫助他們制定合理的職業規劃，提供發展機會；工作中要注意緩解下級的工作壓力，及時發現并幫助解決工作中的困難，重視他們提出的意見與建議，充分尊重他們的想法，強調他們的重要性，使他們作出的貢獻得到回報。教學秘書作為學院各項事務的直接處理者，對于院領導制定的各種制度、分配的各種任務，不應只考慮自己的利益，應該站在院領導的角度考慮，從大局出發，保證教學管理工作的順利開展。

2.與教務處各部門的換位思考

所有執行的教學管理政策都是學校制定并下發的，二級學院教學管理很重要的一點就是將學校的教學管理政策傳達給每位教師，并負責在日常的教學管理工作中予以貫徹。為了不斷完善管理制度，還應及時將教師和學生對學校教學管理政策的意見和建議反饋到學校教務處，使管理政策更能夠適應一線教學與管理。積極配合學校督導組對學院各項教學工作進行檢查等。教學秘書的工作特點決定了除了要以教學為中心，為領導、教師和學生提供好服務之外，另外一項重要的工作就是協調好上下關系及橫向關系和內部事務關系。俗話說：“金無足赤，人無完人”，在工作中，上下級之間、同事之間及老師與學生之間難免有產生誤解的時候，此時我們應學會換位思考，多從自身查找問題。

3.與教師之間的換位思考

按照學校的管理模式，專業教師主要由各學院進行管理，這使得二級學院教學管理工作直接面向所在學院的教師。具體按照學校相關規章制度對教學工作進行管理，保障教學有序地開展。比如安排教學任務、排課、調課、補課、組織教學檢查并及時反饋學生意見、宣傳和貫徹學校相關管理政策、安排監考并督促成績及時錄入等。在這些環節中如果有個別教師的任務完成得不夠好，教學秘書首先要以服務者的角色出發，主動跟教師溝通了解具體情況，為教師做好服務，幫助他們解決困難，從而更好地完成相關的教學管理工作。

4.與學生之間的換位思考

二級學院面向學生的教學管理工作概括起來有：每年的報到注冊；上學期課程的補考及安排；重修課程報名確認；四、六級和計算機等級考試報名；選修課報名及指導；轉專業報名；學籍管理；課表的排定；考試手續的辦理；畢業生畢業資格及學位資格的審查；畢業設計管理等多項基本的教學管理工作。其繁瑣性可想而知，但教學秘書不能只想到煩，而要充分認識到自己工作的重要性，并時刻以飽滿的熱情對待自己的工作。在工作中要把自己定位為服務者而不是管理者，尊重學生、理解學生、關心學生、愛護學生、造就學生，把學生當成學校最重要的資源。這樣，服務內容、服務方式、服務制度、服務流程等就可以更多地從學生的的角度考慮，教學秘書與學生的關系也就脫離了冰冷的管理和被管理的關系，從而轉化成為一種友好和諧的關系。在與學生的交往中，通過換位思考，理解學生，幫助學生，尊重每個學生的權利，教學秘書就會變得寬容、善解人意，服務也由此變成了快樂的事；另外真誠熱心的服務和體貼入微的幫助能換來學生的信任與理解，他們會更好地服從并配合教學秘書的管理，進而大大提高教學秘書的工作效率。

三、換位思考應注意的問題

首先，我們要認識到平等和尊重是換位思考的前提，上級管理者應主動放下架子，將自己與下屬及被管理者放在平等的地位，對他們給予充分的尊重，這樣才能使換位思考發揮作用，使工作能夠順利開展。其次，換位思考只宜律己不宜律他，教學秘書要想工作能夠順利開展，就要換位思考，多從對方的角度考慮問題，多為對方著想，而不能強制要求對方也站在自己的角度考慮問題，這樣，換位思考的作用才能更好地發揮。再次，換位思考強調的是潛移默化的效果，其實質上是人本管理的表現，通過潛移默化而非規章制度樹立“人人為我、我為人人”的觀念。這就要求換位思考深入人心，落實每個人的日常行為中，進而形成管理上的良性循環，促進教學管理工作的順利開展。最后，換位思考要想在教學管理中取得成效，就必須長期倡導與堅持，一遇困難就放棄是不能達到目的的。換位思考的實施尤其需要各級領導帶頭實施。只有領導身體力行，長期堅持，將自己樹立成榜樣，帶動大家逐漸形成樂于換位思考的風氣，才能更好地提高教學管理水平。

四、結語

總之，換位思考是一種有效的管理策略，它反映了以人為本的管理理念。不管在工作中碰到什么問題、發生什么不愉快的事情，處于不同角色的管理人員如果能善用換位思考策略反思自己，心情就會豁然開朗，許多問題也會迎刃而解。教學秘書也就能更好地履行職責，提高工作效率，從而促使高校教學管理水平上到一個新臺階。

［1］林明日.論高校二級學院教學秘書換位思考能力的培養［J］.學理論，2011，（26）.