對高校檔案利用情況的調查與思考

賈文麗

摘要：對高校檔案利用情況進行調查分析，利用率總體呈上升趨勢，階段性特點亦很顯著；不同目的的檔案利用水平各不相同，呈現以學校中心工作和高等教育發展為導向的特征。檔案利用工作要進一步強化超前服務意識，加大檔案的開放和開發力度，科學整合檔案資源，加強利用研究，完善檔案統計年報表，統籌兼顧，提高檔案利用的整體水平。

關鍵詞：高校；檔案利用；數據統計；分析

山東科技大學檔案館是2010年4月在原校綜合檔案室的基礎上成立的，隸屬學校黨委校長辦公室。截止到2011年12月底，共收藏淮南礦業學院、泰安煤礦學校、山東礦業學院、山東煤炭教育學院、山東科技大學、山東省財政學校、泰山科技學院7個檔案全宗檔案94042卷。管理黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品、出版、外事、財會、聲像、實物、干部人事等13個檔案門類，具有紙質、照片、錄像帶、錄音帶、磁盤、光盤等載體形式的檔案。目前已建成門類較為齊全、館藏較為豐富、管理較為規范的“省特級檔案館”。

檔案利用作為檔案工作的立身之本，日益受到重視。筆者以山東科技大學檔案館7個全宗檔案為調查對象，對1998年～2011年十四年間的檔案利用情況進行調查分析，以期探索利用工作規律，找出存在的問題，采取相應的對策，進一步提升檔案工作水平。

1相關數據的調查與分析

1.1檔案利用率調查。檔案利用率，通常是檔案界用以衡量檔案利用工作成績的標尺。利用率是個量化概念，指被利用檔案的卷、件等的絕對數量占館藏總量的百分比；或在某一時段利用者在特定人群范圍內所占的比率，簡言之，就是用數量來評價檔案被利用的程度，通過利用人次和利用卷次兩個指標來衡量。山東科技大學檔案館1998年～2011年檔案利用情況如下表所示。

統計結果顯示，1998年～2011年十四年間，檔案館共接待查檔利用14397人次，平均每年1028人次；提供檔案資料59781卷次，平均每年4270卷次，平均每年所調用的檔案數量不到館藏總量的10%。2005年、2006年、2007年和2011年檔案利用卷次節節攀高，利用人次也有不同程度的增長。總體上看，檔案利用水平呈逐年上升趨勢，但利用率的高低與館藏量的大小并不成正比關系[1]，利用人次與利用卷次之間也無特定關系。

1.2 檔案利用目的調查。檔案統計年報表根據檔案利用目的又分為以下幾類：編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設、宣傳教育和其他。1998年～2011年，山東科技大學檔案館提供利用檔案資料卷次分類統計如下表所示。

經統計得知，編史修志利用檔案9836卷次，占利用總量的16.5%；工作查考利用檔案32324卷次，占利用總量的54.1%；學術研究利用檔案394卷次，占利用總量的0.66%；經濟建設利用檔案1206卷次，占利用總量的2.02%；宣傳教育利用檔案522卷次，占利用總量的0.87%；其他類利用檔案15499卷次，占利用總量的25.9%。十四年間，工作查考利用一直穩居利用榜首，尤以2005年、2006年、2007年和2011年為最。編史修志利用特點顯著，利用的高峰與低谷轉換突兀。十四年間，分別于2005年、2006年和2011年凸現三次利用高峰，致使這三年利用量統計數據總體偏高，呈現出較強的階段性和時效性；經濟建設類與編史修志類有相似之處，也具有較強的時效性，但波動幅度稍弱。其他類主要是對個人檔案利用的統計，2009年前，學生學籍檔案是該項的主體，利用量逐年穩步提升；2009年后，干部人事檔案的利用計入此類，導致這一年其他類的數據有顯著增長。以學術研究、宣傳教育為目的的利用一直維持在較低水平。兩者的年平均利用量在30卷左右，而且，分別有兩年出現了利用的空白點。

1.3調查情況分析。統計數據表明，一定時期以來，高校檔案就利用主體而言，主要是學校黨政管理人員，目的多是“工作查考”，著重圍繞學校中心工作展開，而師生等個體利用者較少，突出表現了傳統檔案利用工作的特點，這種狀況延至2006年出現重要轉折，廣大師生及校友對檔案信息的需求，逐漸成為檔案利用工作的重要取向之一。

1998年～1999年，山東科技大學的前身山東礦業學院積極爭取省市領導的支持，擬建設省屬綜合性重點大學。為組織申報和專家論證，調用了大量的依據性檔案材料，致使這兩年的利用率略高于2000年和2001年。2001年，學校在青島建設新校區，濟南、泰安兩校校區改造，使得前后幾年時間內，對財會類和基建類等檔案的利用需求大增；2008年，學校大規模基礎設施建設和改造基本完成，利用隨之減少。2006年，學校舉辦慶祝建校55周年活動，校慶籌備組從2005年即開始部署工作，為編寫校史、布置校史館等工作，急需學校建校初期、前期的檔案材料。校史編寫組一行4人連續查檔4個多月，調用檔案館庫存各全宗各載體的大量檔案。2011年，學校建校60周年大慶，檔案利用再次提升。統計資料顯示，2005年，利用檔案3288卷次，2006年，4700卷次，2011年，1112卷次，分別占全年利用總數的47.5%、54.6%和18.2%，而2005年之前、2006年～2011年之間利用卷次較少，說明編史修志工作具有臨時性特點。值得注意的是，2011年的利用量明顯低于2005年和2006年，原因是剛剛過去的55周年校慶，已經做了大量基礎性工作，無疑降低了這次檔案的利用需求量。2007年，教育部對我校進行本科教學評估，為補充完善評估支撐材料，學校各部門尤其是教學管理部門在檔案館調閱、復印了大量材料，因而，2007年，檔案利用總卷次和工作查考類利用均出現高峰。

2006年，個人檔案的利用首次突破一千卷次，成為檔案利用新的增長點。2008年實施的《高校檔案管理辦法》進一步明確，高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構；加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。致使個人檔案尤其是教師檔案、學生檔案的利用涉及面越來越廣，利用率不斷提高。教師檔案廣布在黨群、行政、教學、科研、財會、出版、聲像、實物、基建、人事等檔案門類中，教師在深造、職務職稱晉升、科研項目申報、結題、報獎、買房貸款、遺產繼承等方面起著重要的憑證作用。學生檔案主要集中于教學類檔案中，包括新生錄取名冊、在校生名冊、學生學籍表、登記表、獎懲、學籍異動等，其中，學籍檔案是學生國內外求學求職、學歷學位認證的重要依據[2]，在高等教育快速發展的今天尤其重要。2009年～2011年，個人檔案利用已連續三年超過以工作查考為目的的利用，成為檔案利用的“重頭戲”。

以學術研究、宣傳教育為目的的檔案利用長期居低不上。山東科技大學是以理工為主的省屬重點大學，科研工作活躍，科研成果豐碩，具有較高的科學研究查考價值。但由于科研檔案一直屬于未開放檔案，利用者僅限于科研管理部門和檔案形成者本人，他人利用必須由科研管理部門簽字蓋章或經檔案形成者本人同意，嚴重制約著此類檔案的開發利用。宣傳教育類館藏亦很豐富，山東科技大學有著60多年的建校歷史，60多年篳路藍縷，薪火相傳，有文字、聲像、圖片、實物等多種載體形式的檔案，集歷史性、直觀性、原始性和知識性為一體，富含進行宣傳教育的生動素材，但宣傳教育工作效益的隱蔽性和滯后性特點，成為此類檔案不被重視的深層原因。據查詢，十四年間，所提供的利用主要是配合學校55周年、60周年校慶和教育部本科教學評估活動進行的。

總之，檔案利用率不論從人次還是卷次上看，總趨勢具有逐年上升的特點。從利用目的看，利用情況并不均衡，不遵循統一的利用規律，而且不同利用目的的檔案利用呈現出各自不同的特點，體現了高校檔案利用工作既與學校中心工作的運行緊密相連，又具有明顯的時代特點，與高等教育的發展同步。

2 思考與建議

2.1主動做好超前利用服務工作。以工作查考為目的的檔案利用，不論今后還是將來都是檔案利用的主體；經濟建設和編史修志的利用雖有較強的時效性，但其作為學校階段性的中心工作也是不容忽視的，而且從本質上看，二者也具有工作查考的性質。如何在現有工作的基礎上，繼續保持和提高此類檔案的利用水平？筆者認為，進一步強化超前服務意識是不二之選，如檔案部門要緊緊圍繞重大紀念活動，圍繞黨政工作大局和中心工作，分析檔案潛在需求，提前整合檔案信息資源，超前安排檔案工作目標，主動做好檔案信息利用服務工作。

2.2加大檔案的開放和開發力度。針對檔案利用效益總體過低，尤以學術研究和宣傳教育為目的的檔案利用遠遠滯后于館藏建設的現狀，加大檔案的開放和開發力度。據有關資料統計，我國科研人員一半以上在高校，80%以上的科研成果由高校承擔完成，科研水平已成為衡量高校科研人員實力和高校競爭力的重要指標之一，科研檔案的重要性日益引起重視。今天，我國的知識產權保護、防抄襲剽竊手段更加完善，開放不涉密的科研檔案（對確需保密或有產權歸屬的檔案，檔案館應注明特殊標識，單獨存放，嚴格遵守查借閱審批手續）進行學術研究、規范培養科技人員是完全可行和非常必要的。對宣傳教育類檔案，檔案部門要轉變“坐等服務”的傳統觀念，利用館藏宣傳教育資源優勢，主動承擔宣傳教育重任，擔當檔案利用主體角色。開發資源，加強編研；引進“外智”，加強館內外人才的相互合作，創建更多的宣傳教育精品；借助電視臺、校園網、報紙、檔案網等媒介，推出有特色、有新意、有實效的檔案宣傳活動，更好地服務工作大局，將檔案部門打造成宣傳教育的陣地[3]，開創檔案利用工作的新局面。

2.3加強對個人檔案資源的科學整合和利用研究。檔案部門要牢固樹立“以人為本”的工作理念，以滿足各方面尤其是廣大師生員工利用需求為導向，密切追蹤改善民生的重大舉措，完善制度，組織力量，全力推進個人檔案資源整合，科學配置檔案資源體系。加強對個人檔案利用研究，簡化利用手續，創造利用條件。利用先進快捷的通信技術，拓展遠程查閱檔案利用服務。除學籍信息外，將更多民生檔案納入遠程查閱服務范疇，避免利用者遠途奔波查檔，充分發揮檔案服務廣大師生和構建和諧校園方面的積極作用[4]。保持和進一步提升個人檔案利用的廣度和深度。

2.4細化統計報表中利用目的分類。檔案統計年報表“利用檔案的目的”欄目設計合理與否，直接影響到檔案利用統計工作的準確性和完整性，以及對檔案利用工作的宏觀把握。現在通用的統計表，執行的是國家檔案局1999年修訂的《全國檔案事業統計年報制度》規定，至今，已綿延使用十幾年，利用分類一直未變。隨著社會的發展和時代的進步，檔案利用情況早已發生變化，這種分類方式的針對性和實用性明顯不足[5]。應根據實際工作的發展不斷修改，不斷完善，如進一步細化檔案利用目的分類，將“工作查考”類分為黨群、行政、教學等分別進行統計；“其他類”過于籠統，可直接改為“個人利用”，再進一步細化為“教職工利用”、“學生利用”和“校友利用”三項。

3.總結

檔案利用工作是一個系統工程，檔案部門要堅持圍繞工作大局開展檔案利用工作，自覺為各級領導服務，為廣大師生員工及校友服務，為社會各方服務。要善于捕捉檔案利用信息的變化，根據不同利用目的，在不同時期采取不同的措施，統籌兼顧，努力提高檔案利用工作的整體水平，使檔案價值得到最大限度的體現。

參考文獻

[1]孫大東.陜西師范大學檔案館十年（2000年～2009年）利用調查[J].檔案管理，2011（1）：58.

[2]朱小怡.學籍檔案的管理與利用[J].中國檔案，1996（9）：20.

[3]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案，2011（1）：25.

[4]陳少毅.創新高校民生檔案服務 促進和諧校園發展[J].檔案管理，2010（4）：56.

[5]李小飛.淺議高校檔案統計工作[J].云南檔案，2011（1）：42～43.

（作者單位：山東科技大學檔案館來稿日期：2012-06-30）