Word 2003中編號功能的教學分析

同學們在做word 2003的試驗時發現，使用“格式——項目符號和編號——編號”命令對選定的段落進行編號時，出現了在“編號與編號之后的第一個文字之間存在著比較大的距離”這一現象。這種現象的出現，影響了美觀，效果不佳，令人傷心不已。實際上，在日常的工作中，許多對word 2003不太熟悉的同志在對文件進行排版時也經常遇到這種情況，他們感到困惑和不解。本文著重分析了出現上述問題的原因以及解決問題的辦法。

1 原因分析

出現上述問題的根本原因，在于執行“格式——項目符號和編號——編號”命令之后，系統在編號與文字之間加了一個制表符。

在介紹解決問題的辦法之前，我們先談一下，什么是制表符？如何顯示出制表符？

制表符(用來確定制表位的符號)的功能是在不使用表格的情況下在垂直方向按列對齊文本。按一次TAB鍵，便添加一次制表符，光標就會跳到對應的制表位處。制表符有兩種:人工制表符和默認制表符。人工制表符有左對齊式制表符、居中式制表符、右對齊式制表符、小數點對齊式制表符、豎線對齊式制表符五種。默認制表符，沒有對齊方式，只有位置大小(或者說是寬度)，默認制表符的寬度設置，可以通過“格式——制表符——默認制表位”命令來實現。

制表符的顯示與否，可以通過重復按壓工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”來實現。

2 解決問題的方法

通過前面的分析，我們知道，造成“編號與文字之間留有間隙(距離)”的原因在于Word應用程序自動添加了一個制表符。因此，我們要把解決問題的重點放在對制表符的處理上。

對制表符的處理，我們提出兩種方法。

方法一:通過改變人工制表符和默認制表符的寬度來控制編號與文字之間的距離大小。

具體步驟為:

(1)執行“格式——項目符號和編號——編號——選自一種樣式——自定義——設置參數——確定”命令。

①選定要添加編號的各段落。②執行“格式——項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框(或者單擊“格式”工具欄中的“編號”按鈕)。③在“項目符號和編號”的對話框中的“編號”選項卡中，有七種編號樣式，單擊選定其中一種。此時，“自定義”按鈕變為可用。④單擊自定義按鈕，出現“自定義編號列表”對話框，在該對話框中按照需要對有關數據和參數進行設置。

在“自定義編號列表”對話框中，需要設置的項目有:

編號樣式:單擊右側的下拉箭頭，從列表中選擇一種編號樣式。

起始編號:設定編號的開始數字。

編號格式:顯示編號設定后的具體格式，還可以在里面為編號添加附加字符(這一點非常有用)。

字體:用于設置“編號格式”框內的字體格式。

編號位置:單擊右側的下拉箭頭，從列表中選擇一種編號對齊方式。

對齊位置:指定編號的縮進量(編號與頁面左邊距的距離)。

制表位位置:指定編號之后的第一個文字與頁面左邊距之間的距離(該數值是用來設置編號與文字之間的所空距離的)。

縮進位置:指定段落從第二行開始的懸掛縮進距離。

“編號與第一個文字之間的距離”是由“制表位位置”的值來決定的，該值越大，距離越大;該值越小，距離越小。但是，如果“制表位位置”的值小到一定程度，則距離(間隙)會不再改變了。也就是說，通過改變“制表位位置”的值來調整“編號與第一個文字之間的距離”是有一定限度的。

當“制表位位置”的值小到“編號與第一個文字之間的距離”不發生變化時，我們要通過縮小默認制表位的寬度來實現縮小“編號與第一個文字之間的距離”之目的。

(2)縮小默認制表位的寬度。

通過執行“格式—制表位—默認制表位”命令，減小默認制表位的寬度。如果設置默認制表位為0，則“編號與第一個文字之間的距離”頁變為0。

使用上述方法來實現縮小“編號與第一個文字之間的距離”的目的，必須要將人工制表符和默認制表符配合使用。這種方法繁瑣、復雜、費時費力、不易操作、容易出錯。

在日常排版中，經常使用的是下列方法。

方法二:利用“項目符號和編號”對話框中的“多級符號”。

執行“格式——項目符號和編號——多級符號——選自一種樣式——自定義——自定義多級符號列表——參數設置——確定”命令。

在“自定義多級符號列表”對話框中，選擇“級別”為1;按“高級”按鈕，出現“編號之后”文本框，單擊其下拉列表，發現有三個選項:制表符、空格、不特別標注，我們可以選擇“不特別標注”，這樣“編號與文字”之間就沒有什么距離了。

3 注意事項

(1)使用編號后，在一段結束后按回車鍵，會自動在下一行延用上一段的編號格式，如果要停止其自動編號，可在新的編號出現后，再按一次回車鍵(或者用Backspace鍵將新的編號刪除)即可。(2)如果對段落已使用“段落”對話框進行了首行縮進，這時候對自動編號的設置無法立即應用到選定段落中去，系統應用的是“a)、b)、…”這種編號形式，而不是我們所設定的編號格式，此時可再次打開“編號”選項卡，選擇定義好的樣式，然后單擊“確定”即可。(3)在執行“格式——項目符號和編號——編號——選自一種樣式——自定義——設置參數——確定”命令后，我們設置的制表位的類型和位置會出現在水平標尺中，可以用鼠標左右拖動制表符來改變“編號與文字”之間的距離(當然，這種改變也是有限度的)。在拖動鼠標的過程中，若要在水平標尺上顯示制表符與頁面左邊距之間的具體數值，可以在拖動鼠標的同時按下Alt鍵。(4)取消自動編號。所謂自動編號是指，鍵入數字(英文字母等)后，再加某些標點符號或制表符、空格等，鍵入文本后回車，此段落及其下一段落會自動應用此類型進行編號。這一功能，有時給我們帶來方便，有時也會給我們帶來煩惱。要取消這種功能，需執行“工具”——“自動更正選項”——“鍵入時自動套用格式”——“鍵入時自動應用”——去掉“自動編號列表”勾選。

參考文獻

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