淺談電子檔案在體育檔案管理工作中的應用

計算機和網絡技術的快速發展和迅速普及，使得國與國之間、地區與地區之間在經濟、政治、文化等方面的交流方式打破了時空的限制與障礙，人類已經步入信息化與網絡化時代。在信息資源豐富多彩的時代，檔案管理的各個方面面臨著革新與機遇。檔案的最終價值體現是利用，隨著時代的進步，電子檔案管理正逐漸取代傳統的紙質檔案。本文結合電子檔案的優點，列舉學校體育檔案管理工作中利用電子檔案的方法，以順應時代發展的潮流，更好地為學校體育工作提供服務。

一、學校體育檔案資料管理的目的與作用

體育檔案作為學校體育工作的體現，記錄了各階段的體育工作的詳細情況，為下一階段體育工作的開展提供了極其重要的參考價值。完善的體育檔案管理不僅體現了學校體育工作的管理水平，也能真實地還原一所學校體育工作的開展情況。其次，詳盡的學校體育檔案記錄了學校體育工作的開展，對記錄在案的檔案進行還原分析、反思既可得出成功的經驗，也可吸取失敗的教訓，對今后工作的開展有著重要的參考價值。再次，多所學校之間進行體育檔案的借閱，不僅實現了經驗的相互交流，同時在交流中也可以發現本校在檔案管理中的不足之處，為提升學校體育檔案管理水平提供了參考。

二、學校體育檔案資料管理的原則

在學校體育檔案管理工作中應遵循系統性、歷史性、規范性等原則，做到檔案管理的規范化，真正體現檔案建立的價值，更好地為學校體育工作服務。

1.系統性原則

收集攝取信息→加工保存信息

↑ ↓

接收反饋信息←輸送信息

學校體育檔案的建立首先是進行信息的攝取與收集，然后對收集完畢的信息進行加工、保存，篩選后留下有作用的、對今后工作有參考價值的部分，再對信息進行錄入、保存。檔案管理的最終目的是對工作及整個事件的反饋。

2.歷史性原則

體育檔案應真實、完整地反映學校體育工作的整個過程，在建立學校體育電子檔案時應遵循事件的先后順序，對學校體育工作進行真實地還原。例如，在對一屆校運動會的建檔過程中，應以事件發展的先后順序，依次對運動會的方案、運動會規程、運動會報名通知、各班運動會報名表格，開幕式議程、運動會競賽日程表、各項目預決賽情況及最后比賽名次進行記錄。完整地對整個事件進行記錄，真實地反映該事件的發展過程，達到建立檔案的初衷。

3.規范性原則

學校體育檔案不同于其他項目的檔案，其具有特殊的專業性。在學校體育檔案電子化建設的過程中，應由懂體育、對學校體育工作進行參與的專職體育教師進行錄入，同時該人也應具備熟練操作電腦、對各種信息進行加工整理的能力。

三、學校體育電子檔案的分類

由于學校體育工作涉及面廣、事件發生的時間跨度大、檔案數目眾多等因素，因此，對電子檔案進行分類管理，將大大提高檔案查閱的效率，體現學校檔案管理工作的水平。

經過對學校體育檔案管理工作的總結，本校嚴格按照項目分類法對學校體育檔案進行管理。該方法針對學校體育工作開展的不同項目進行分類，其好處是在查閱或檔案輸入時十分便捷。

以長興縣西太湖圖影小學體育教研組實施的學校體育電子檔案管理為例，體育組按學校體育工作開展的情況將檔案分為：（1）組織管理機構；（2）教研組的建設；（3）課堂教學常規；（4）教育科研工作；（5）陽光體育活動；（6）國家學生體質健康測試；（7）課余運動訓練；（8）體育特色學校建設；（9）體育器材登記；（10）其他項目內容等不同大項。然后再根據不同事件對電子檔案進行細化處理，在大的分類下，又對各子目錄進行細化分類：

1.組織管理機構

a.校體育工作計劃與總結

b.校體育工作相關會議記錄

c.體育經費支出

d.體育場地、器材管理辦法

e.體育活動安全防范措施

f.兩季作息時間表，總課表，體育教師任課表

2.教研組的建設

a.教研組制度；工作計劃

b.青年教師成長規劃

c.體育教師帶訓制度

d.體育教師培訓

e.體育教研組成員基本情況

3.課堂教學常規

a.公開課、教研課、展示課記錄

b.教師備課聽課情況

c.體育教學計劃：學年、學期、單元、課時

d.體育考核內容、要求、成績登記

e.學生體育課考勤

4.教育科研工作

a.案例分析與教學反思

b.教學理論學習資料

c.課程的開發和課題的研究

d.論文、案例、發表

5.陽光體育活動

a.創建陽光特色學校制度、方案

b.課間操、體育活動內容安排

c.校各類比賽活動資料

d.校體育節資料

e.校運會資料

6.國家學生體質健康測試

a.各班測試原始資料

b.全校測試結果分析與統計

c.年度測試項目與測試要求

d.測試工作計劃、總結

7.課余運動訓練

a.參加各類比賽資料

b.各運動隊名單

c.各運動隊日常訓練考勤

d.輸送名單

e.訓練計劃、總結

f.運動員基本情況

8.體育特色學校建設

a.體育特色項目學校的相關資料

b.體育特色學校內部建設資料

9.體育器材登記

a.器材損耗登記

b.器材總賬冊

c.新購器材登記

10.其他項目內容

a.體育活動照片、書籍、刊物、影像資料

b.體育興趣小組開設資料

四、學校體育檔案電子化管理的優勢與意義

與傳統的紙質檔案管理相比，學校體育檔案電子化的實施，首先，充分利用和發揮了現有計算機的潛能，提高了計算機的利用率，實現了資源利用的最大化。其次，電子檔案具有占用空間小、易于保存的特點，在保管過程中電子檔案不易受蟲、鼠及其他有害生物的侵襲而損毀。傳統的紙質檔案需要花大量的人力、物力、財力投入到分類、復印、裝訂、保管的工作中，而檔案電子化的管理可實現一次投入、多次產出的效果，這種存儲方式改變了信息加工受經費限制的局面，其信息成果可多份拷貝，社會影響力將大大增強。

五、實施電子檔案管理時應注意的幾個方面

1.責任明確、分工清晰

在建立體育電子檔案時應明確各個教師的職責，明確檔案建立的信息收集、加工保存、信息錄入等各個環節的責任人。同時由專職的體育教師負責檔案的錄入工作，做好檔案的標準化、規范化。

2.及時錄入、完整錄入

在體育檔案管理中，應對各事件進行及時的導入，以保持信息的及時性與完整性。

3.及時更新，多份拷貝

在電子檔案管理中，以年度為階段及時更新檔案內容，保持檔案的完整性與時效性。同時，根據電子檔案的特點，應對電子檔案進行多份拷貝，防止檔案因電腦損壞、失竊或受病毒感染等原因而丟失。

（作者單位 浙江省長興縣西太湖圖影小學）