談高校院系辦公室人員應具備的素質和能力

摘 要：高校院系辦公室是為師生服務的基層行政管理機構，是學院教學、科研以及各項管理服務工作的樞紐，辦公室工作具體事宜瑣碎、頭緒繁多但責任重大，所以辦公室工作人員需在牢固樹立服務和意識的不斷提高自身的能力和素質，以適應新的情況和要求。

關鍵詞：高校 辦公室 素質 能力

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2012）12（b）-0238-01

學院辦公室既是學院領導指導下的綜合管理和辦事機構，又是面對學院領導、學校各主管單位、全院師生的服務部門。辦公室工作人員素質和能力的高低直接關系著學院各項工作運轉和完成的質量和效率，所以努力提高辦公室工作人員的整體素質和工作能力對學院各項工作極為重要。

1 思想政治素質

良好的思想政治素質是順利開展辦公室各項工作的基本前提。思想政治素質主要包括政治立場、理論修養、事業心和責任感和職業道德水平幾個方面。院系是高校開展教學和科研的基層單位，辦公室作為院系的中樞部門，辦公室工作人員必須具有較高的政治思想素質，能夠較深入的理解領會黨的教育方針和路線，政治立場堅定，有較高的理論水平，對工作事業心和責任心強，遵守職業道德，同時還需有較強的組織紀律性和為師生服務的意識，辦公室人員素質精干、各項工作高效運轉是學院工作順利進行的重要保證。

2 文化素質

由服務對象和工作內容決定院系辦公室的行政管理工作有其自身的特點。首先辦公室工作人員的服務對象多是高學歷和較高學術水平的專家學者以及青年大學生和知識分子，工作的內容包括組織聯系各類學術交流活動、撰寫專業性強的申報、評估材料、研究生管理等等，這些都要求工作人員有一定的科學文化素質，特別的，各院學科不同，工作人員對該學科的特點要有一定的認識和了解，才可能順利開展各項本職工作。辦公室工作內容繁雜，各類事務頭緒繁多，但工作也有主次和輕重緩急之分，工作人員必須分清主次、思路清晰，抓住重點但不遺漏小節，能夠游刃有余的處理日常的各種事務，同時要具有一定的宣傳、寫作能力。

3 交流協作能力

院系辦公室的工作涉及學科建設、教學、科研、人才培養、對外交流、黨政工團等方方面面，一般情況下院系辦公室工作人員都負責幾個方面的具體工作，而人員之間的工作又有交叉和互補之處，這種情況要求工作人員之間必須加強交流、溝通和合作，有困難相互幫助和扶持解決，發現工作紕漏及時相互提醒和補救，互相幫襯不能互相拆臺，只有精誠合作加強辦公室內部的交流和協作，才能保證各項工作的順利進行和辦公室機能的高效運轉。同時也要注意與其他院系辦公室和學校各領導部門之間的交流和溝通。

4 敬業精神

辦公室的事務多為日常性服務工作，需要耐心、細心、對工作滿腔熱情、踏實的工作作風以及務實的工作態度，必須有高度的敬業精神才能高效的完成各項本職工作。敬業精神包括多方面的內容，要求辦公室工作人員樹立高標準、嚴要求干好本職工作，充分發揮本職和崗位的職能，完成教學和管理崗位所賦予的責任，本著為師生為領導負責的態度，按照學校的規章制度辦事，不斷增強服務意識，提高自己的服務工作能力和水平。

5 全局意識

全局意識就是工作人員要從整體的角度出發思考問題，個人得失和個人利益要服從全局利益。作為學院辦公室，講全局就是要正確處理好系室和學院、個人和學院、個人和辦公室之間的關系，從大局出發，正確的處理好自己和辦公室、以及和領導及其他部門之間的關系，不能因為當前利益犧牲學院長遠發展的利益，不能因為個人利益損害學院和辦公室的集體利益。要從辦公室工作人員是辦公室組成分子的角度看問題，為辦公室出力獻策；更為從辦公室是有同志們組成的有機整體的角度，精誠團結，整體的力量大于部分之和。

6 服務意識

辦公室工作千頭成緒，紛繁復雜，涉及機關日常事務、教學、科研、學科建設、學術交流、文秘、檔案、信息、財務、后勤服務等，須把服務教學科研中心工作和服務全院師生員工作為全部工作的出發點和落腳點，不論是撰寫材料、文件收發、打印裝訂，還是協調辦事、接待來訪、甚至添茶倒水、打掃衛生等都要有強烈的服務意識，要做到“五勤”，即眼勤、耳勤、腦勤、手勤、腿勤；“六不讓”，即領導交代的工作不延誤，傳遞的批件不中斷，辦理的文件不積壓，處理的事情不出錯，前來辦事的人不受冷落，部門形象不受影響。

7 勤于思考

高校院系辦公室是為領導、教師和學生服務的機構，辦公室工作不同于教學、科研工作，但是也是有密切聯系的。辦公室工作也需要不斷的學習、思考、實踐和創新，要與同志們多交流多溝通，樹立良好的工作服務意識，培養良好的工作習慣，細心、耐心的開展各項本職工作，遇到問題和困難要抓住重點、抓住主要矛盾，堅持原則的同時也要學會靈活巧妙的處理問題，不斷培養和提高自己發現問題、解決問題的能力。

8 注重創新

辦公室工作有自己的流程、程序以及慣例的處理方法，但是在工作的過程中，不能忘記創新，不斷改進工作方法，提高工作效率，在傳達各級部門和領導的信息的過程中要注意時效性和準確性，不能讓信息扭曲或衰減。同時，要努力學習先進快捷的工作方法，例如通過網絡和即時通訊系統迅速準確的傳遞信息。

9 結語

院系辦公室是基層教學科研單位的服務管理部門，既是學院領導工作的參謀助手，也是承上啟下，協調左右，溝通內外的中樞和橋梁。其特定的工作性質決定了辦公室工作人員應具備較高各方面素質，作為辦公室的工作人員一定要樹立靠素質立身、靠能力發展的觀念。辦公室人員素質和能力的高低是一個單位工作質量和效率的綜合反映。辦公室工作繁雜、具體、頭緒多，事情的輕重緩急各不相同，遇事需要多思考、多準備、多請示、多匯報，努力調高和鍛煉自己的思想政治素質、文化素質、交流協作能力、敬業精神、全局意識、服務意識、勤于思考、注重創新，和機關各位同事一起同心協力、互相支持，才能把工作做得更好。

參考文獻

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