對高校二級學院辦公室現存問題的思考

摘 要:高校二級學院辦公室是高校教學、科研等工作有序運行的關鍵環節，二級學院目前存在著工作人員業務素質不高、規章制度不完善、工作任務繁重，但價值認同度低等問題，提出了提高二級學院辦公室工作質量和效率的有效途徑。

關鍵詞:二級學院 辦公室管理 問題 有效途徑

中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2012)06(b)-0008-01

高校二級學院辦公室是二級學院從事日常事務管理的辦事機構，是學院的中心樞紐和綜合管理部門。它接受學校相關部門的業務指導，貫徹執行學院領導的意圖和要求，承擔學院的教學、科研、日常管理等方面的組織、協調、服務、管理工作，是高校教學、科研和行政管理工作能夠順暢有序運行的關鍵環節。筆者分析了二級學院辦公室存在的問題，并提出了自己的見解，以期望提高辦公室的管理水平，更好地服務于學院的教學、科研等工作。

1 二級學院辦公室的現存問題

1.1 工作人員業務素質不高

目前，二級學院辦公室工作人員中普遍存在業務素質不高的問題。首先，二級學院辦公室工作人員中高等教育管理專業出身的不多，人員缺乏教育學、管理學、心理學、文秘等方面的知識，不具備高校管理崗位的合理知識結構；其次，是缺乏服務專業方面的知識，即許多辦公室工作人員所學專業與其服務專業有一定的差距，對其所服務學院的學科特點和專業特點不夠了解；第三，高校已經進入網絡信息管理時代，部分年紀偏大的辦公室人員無法勝任當前工作。

1.2 辦公室管理規章制度不完善

目前，二級學院辦公室管理普遍缺乏一套順應學校改革發展新形勢的、健全完善的規章制度，辦公室管理得過且過，而院辦工作紛繁復雜，頭緒眾多，規章制度的不完善易造成管理上的無序，造成學院管理權威性和學院凝聚力的削弱。

從辦公室內部人員管理來說，主要體現在辦公室工作考核機制缺失。絕大多數二級學院辦公室沒有明確的考核評價體系，更缺乏激勵機制。考核要不就是走過場，要不就是缺少量化標準。承擔任務的多少在收入上得不到體現，導致工作量大的人員積極性受挫，工作量少的人員因為收入未受影響而懈怠，嚴重影響了高校二級學院辦公室的工作氛圍，辦公室工作質量和效率的提高更無從談起。

1.3 工作任務繁重，但價值認同度低

目前，我國絕大多數高校的黨政部門多達二三十個，二級學院辦公室人員往往是一人面對學校多個部門，且必須及時、保質、保量地完成這些部門下達的各項任務。同時，高校采取的“二級管理，以院為主”的管理模式要求二級學院辦公室不僅要做好院系領導的參謀和助手，還要完成包括教學管理、科研管理、人事管理、財務管理、資產管理、宣傳外事、辦會辦文、后勤保障、校友聯絡等各項工作，辦公室工作任務繁重、頭緒繁多。

然而，長期以來，相當一部分高校在思想上輕視辦公室工作，認為辦公室人員不過就是跑跑腿，打打雜，因此，工作人員在待遇、地位等方面均低于專業教師。這種情況導致部分辦公室人員產生不平衡的心理，工作上被動應付，或不安于本職工作，辦公室工作的穩定性受到影響。

2 提高二級學院辦公室工作質量和效率的有效途徑

2.1 完善辦公室規章制度，實現管理規范化

辦公室要根據國家、學校的政策規定，結合學院實際情況，建立一整套科學的管理體制和規章制度。

首先，建立健全辦公室日常管理制度，將辦公室各項工作納入管理規范之中，例如制定科研管理條例、學術交流條例、會議制度、公文處理制度、印章管理制度、安全保密制度、財務制度、教職工福利制度、資料室工作規則、實驗室管理規則等等。規章制度建立后，要堅持執行，把規章制度落到實處。

其次，建立崗位責任制。科學地劃分崗位，讓恰當的人在恰當的崗位上工作；細化每個崗位的任務，使每項具體的工作任務落實到專人，并在質和量上提出明確要求。崗位責任制能讓每個人各盡其能，各司其職，各負其責，實現優質管理。

最后，要建立一套操作性強、便于量化的考核機制。考核可以采取目標管理的方式，采用科學的、便于操作執行的目標考核指標體系，同時，進一步完善獎勵機制，以提高二級學院辦公室人員的工作積極性。

2.2 提升工作人員的業務素質

當前，辦公室人員的學歷水平日益提升，高校新進人員幾乎都具備大學本科學歷，東部沿海發達地區的高校有相當一部分具有研究生學歷的行政人員，這為日后的研究型辦公室管理提供了堅實的基礎。雖然辦公室人員的整體學歷層次得到了提升，但是業務素質卻未必符合崗位要求。針對當前二級學院辦公室工作的高要求，學校要建立和完善辦公室工作人員的業務提升培訓機制，加大對專屬崗位的業務培訓力度，實施系統的崗位培訓；學院領導也應改變“重使用、輕培養”的觀念，盡量為二級學院辦公室人員提供進修、培訓的機會，加強二級學院辦公室人員隊伍的素質建設，全面提升業務素質。

2.3 引導工作人員正確定位事業坐標

辦公室工作質量和效率對全院工作有舉足輕重的影響，因此，學院領導要重視和支持辦公室工作，關心辦公室工作人員的職業發展，讓高素質行政管理人員找準位置，找準方向，正確定位事業坐標，安心在辦公室管理崗位上尋求價值實現。

2.3.1 融入學科和學院發展

辦公室工作涉及所在學院的各種專業知識，因此，學院領導和辦公室負責人要引導工作人員積極進取，全面了解所服務學院的學科特點和專業特點，盡快融入學科，融入學院的改革與發展。否則，就會由于自身所學與服務學科的差距而游離于學院教學科研工作之外。

2.3.2 塑造研究型管理人才

辦公室人員既要干事務，又要研究事務，這樣才能將本職工作做專、做精。辦公室工作人員應系統學習高等教育管理、行政管理等方面的專業知識，研究高等教育發展規律，結合自身崗位實際開展工作，努力提高政治理論水平，熟悉國家大政方針、教育政策和學校各項規章制度，立足全局考慮、分析、解決問題，干出成績，做出成果。這樣既能有效地提高辦公室的工作水平、質量和績效，又有助于在辦公室管理崗位上實現個人價值。

參考文獻

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