高校學籍檔案的信息化管理

摘 要:隨著信息技術的不斷發(fā)展，高校學籍管理逐漸走上了信息化的道路，本文探討了高校學籍檔案特點，并提出了現(xiàn)代信息技術下高校學籍檔案管理的相關意見，以供參考。

關鍵詞:信息技術 高校 學籍檔案管理

中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2012)06(b)-0216-01

高校學生學籍管理是高校日常管理中的重要部分，能有效確保學術的嚴謹性與公正性，并且學校對學生的管理有著很大的促進作用，老師可以隨時關注到學生的動態(tài)變化，學生可以輕松的了解自己的信息，總的來說，完善的學籍管理對于學校、老師和學生都有很大的幫助。隨著信息時代的來臨，信息技術的不斷發(fā)展，學籍檔案管理也走上了信息化的道路，如何更好的通過信息技術實現(xiàn)學籍的科學管理，值得探討。

1 高校學籍檔案特點

1.1 數(shù)據(jù)龐大、內(nèi)容眾多

現(xiàn)在，我國招生規(guī)模日益膨脹，上大學的人數(shù)在急劇增加，大學教育已經(jīng)有成為普及教育的趨勢。隨著上大學的人增多，就必然使得學籍檔案量成線性增長，這就大大的增加了學籍管理的難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在信息量的存儲與管理。學籍檔案源于學校管理的各個方面，經(jīng)過匯總后形成，比如學生基本情況數(shù)據(jù)、學生成績數(shù)據(jù)、教務處日常管理數(shù)據(jù)等等，匯總起來就形成了一個數(shù)據(jù)龐大、內(nèi)容眾多的學籍檔案。

1.2 內(nèi)容復雜、形式眾多

高校學籍檔案的內(nèi)容復雜，并且形式多樣。學籍卡記錄了學生的入學情況、高考成績、家庭情況;電子學籍包括了學生的身份證號、性別、年齡、籍貫、政治面貌、班級、專業(yè)、學制等等一系列基本信息;成績單記錄了學生在校的學習成績、學分、學時、所學課程等等信息，總之，內(nèi)容非常復雜。還有，學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)的所有信息總和，不同的階段下，形式也就不一樣，紙質(zhì)、電子的都有，形式眾多。

1.3 時間跨度大、周期長

現(xiàn)在的高校都是按學期、學年來開展教育工作的，所以時間跨度大、周期長。雖是同一年入校的學生，但是在畢業(yè)時間上往往會不同，以入校所屬班級為歸檔單位，對立卷整理和日后的查找都會造成不便。因此以“屆”即畢業(yè)時所在班級來歸檔學籍材料，則從根本上保證了學籍檔案立卷的精準度。

2 現(xiàn)代信息技術下高校學籍檔案管理策略

2.1 提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)與管理水平也會直接影響到學校的學籍管理工作，更有甚者會間接影響學校的教學質(zhì)量。學籍管理工作的嚴肅性要求工作者要有強烈責任意識與端正的服務態(tài)度。工作者要維護自己的職業(yè)道德，對所有同學一視同仁。學校也應對相關人員做信息技術的培訓，提高其信息系統(tǒng)的操作能力;工作人員也應經(jīng)常溝通，避免問題的產(chǎn)生。同時，還要注意國家對學籍管理的相關政策，保證工作的合法順利進行。

2.2 健全完善學籍管理信息化體制機制

學校的學籍管理事關整個高校全局，于是體制的建設至關重要。只有建立合理完善的管理信息化體制，學籍管理才有章可循，才能保證工作的公平合理。制度的制定既要符合國家相關法律法規(guī)，又要靈活創(chuàng)新，與學校的實際情況相符合。

2.3 設計出一套可行的電子學籍管理系統(tǒng)

對于電子管理系統(tǒng)的設計，可以采用分級分配管理權限的管理模式來進行信息管理，就是說，把管理的權限按一定的要求分配給管理員、普通用戶和學生用戶。管理員的權限是學生學籍信息收錄、審核、維護、開設學生用戶和普通用戶的賬號并管理，有需要時也可以增設年級管理員或是班級管理員;普通用戶的權限是學生信息錄入、數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計;學生用戶的權限是本人的信息查詢與統(tǒng)計。此外，可以根據(jù)學科信息需求，對不同系統(tǒng)的資源進行共享、重組和分類，以提供開放性的檔案星系服務。

2.4 提供信息資料導航服務

可以通過計算機編程等方法，將信息材料輸入系統(tǒng)后自動歸檔，設置制動歸檔規(guī)則，使材料能自動在數(shù)據(jù)庫中歸檔。此外，負責信息服務的管理人員可以通過現(xiàn)代信息技術，利用網(wǎng)絡來進行信息咨詢管理，建立學籍信息導航系統(tǒng)、搜索引擎，使用戶能迅速找到目標信息，比如在學生需要尋找相片時，可以把那一屆的學生相片放到同一個文件夾中，通過相同文件名搜索目標相片，如果在文件夾中沒有找到對應的文件，就將信息寫入到日志中以便查詢。

主要的代碼分析:

(1)驗證指定目錄下是否有該文件名存在，如果不存在則寫入到:

Fileexists(ep + ''tpml\\'' + dbt.fieldbyname(''sfzh'').AsString + ''.jpg'')。

(2)如果存在文件，則將其復制到另一個新建文件夾zp中:

copyfile(pchar(ep + ''tpml\\'' + dbt.fieldbyname(''sfzh'').AsString +''.jpg'')，pchar(ep + ''zp\\'' + dbt.fieldbyname(''sfzh'').AsString + ''.jpg'')，1)。

4 結(jié)語

隨著我國高校的不斷擴招，學生的學籍檔案表現(xiàn)出了數(shù)據(jù)龐大、內(nèi)容眾多、內(nèi)容復雜、形式眾多、時間跨度大、周期長等特點，因此，學籍檔案的管理工作就變得更加困難，在信息化的現(xiàn)代社會，只有充分利用現(xiàn)代信息技術才能真正提高學籍管理的水平。在運用信息技術進行學籍管理時，要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、健全完善學籍管理信息化體制機制、設計出一套可行的電子學籍管理系統(tǒng)、提供信息資料導航服務，從而實現(xiàn)學籍信息化管理。

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