淺談高校實(shí)驗(yàn)室的檔案管理

【摘要】高校實(shí)驗(yàn)室是高校教學(xué)科研的重要基地，建立和完善高校實(shí)驗(yàn)室的檔案管理對提升實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)科研發(fā)展具有非常重要的作用。本文論述了高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題，并提出了做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的具體措施。

【關(guān)鍵詞】高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理措施

【中圖分類號】G647【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1674－4810（2012）08－0038－01

在高等教育體系中，高校實(shí)驗(yàn)室既是培養(yǎng)學(xué)生綜合能力的重要場所，又是科研及對外服務(wù)的重要基地，建立和完善高校實(shí)驗(yàn)室的檔案管理對提升實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)科研發(fā)展都具有十分重要的作用。

一 實(shí)驗(yàn)室檔案的作用

實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的歷史記錄，是廣大教師和實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員知識與智慧的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)資源儲備的一種形式。它對加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室管理、提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量以及促進(jìn)科研發(fā)展等方面都具有十分重要的作用。

1．合理配置實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備

實(shí)驗(yàn)室檔案是配置實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的重要依據(jù)之一。實(shí)驗(yàn)室的資金投入是有限的。購置儀器設(shè)備時(shí)可先查看儀器設(shè)備使用記錄，分析每臺儀器在實(shí)驗(yàn)中的利用率，從而得出使用效率，進(jìn)而最終確定要購置哪些儀器設(shè)備。此外，儀器設(shè)備的維修記錄有助于購置儀器時(shí)選擇合適的廠家，也有利于儀器的維護(hù)與保養(yǎng)。

2．改進(jìn)實(shí)驗(yàn)管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)

實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力的重要場所，不斷改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)條件有助于提高學(xué)生的素質(zhì)，提升實(shí)驗(yàn)管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平。實(shí)驗(yàn)室檔案本身是實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是對零散資料進(jìn)行收集、分類和整理后歸檔而成的。它可以給實(shí)驗(yàn)管理及實(shí)驗(yàn)教學(xué)提供大量有益的經(jīng)驗(yàn)和依據(jù)。

3．保障科研實(shí)驗(yàn)

在進(jìn)行科研實(shí)驗(yàn)時(shí)通常要用到一些大型精密的儀器設(shè)備，這些儀器設(shè)備的安裝、調(diào)試及使用方法一般都比較復(fù)雜，關(guān)于這一過程的準(zhǔn)確細(xì)致的記錄均保存在實(shí)驗(yàn)室檔案里。

二 實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室從建設(shè)、發(fā)展到完善這一過程的真實(shí)記錄，是反映整個(gè)學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。

1．檔案管理意識薄弱

許多高校實(shí)驗(yàn)室管理人員缺乏長遠(yuǎn)的管理意識，存在嚴(yán)重的短期行為思想，平時(shí)不注意收集和整理實(shí)驗(yàn)材料，只對實(shí)驗(yàn)室的重大活動進(jìn)行記錄且記錄不完整不規(guī)范，有具體措施卻沒有書面文件和資料存檔，上報(bào)學(xué)校及相關(guān)部門的規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)……也沒留底保存，導(dǎo)致大量有價(jià)值的材料不能及時(shí)為實(shí)驗(yàn)教學(xué)服務(wù)。

2．規(guī)章制度缺乏

許多高校對實(shí)驗(yàn)室檔案的建立沒有具體制度加以規(guī)范和約束，沒有制定規(guī)范的院系、室兩級檔案管理制度，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作無章可循。另外，學(xué)校在進(jìn)行年終目標(biāo)考核時(shí)，也沒有將實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作納入目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。

3．實(shí)驗(yàn)師資配備不完善

許多高校的實(shí)驗(yàn)室除實(shí)驗(yàn)員外就沒有設(shè)置專職或兼職的實(shí)驗(yàn)檔案管理人員，而實(shí)驗(yàn)員又不具備檔案管理專業(yè)知識，不能規(guī)范地對實(shí)驗(yàn)材料進(jìn)行收集、分類和整理，長期存放積累下來的資料雜亂無章，根本無法按照學(xué)校的教學(xué)檔案管理辦法和立卷要求進(jìn)行分類歸檔，需要用時(shí)難以分辨和查找，而且有些資料殘缺不全，嚴(yán)重影響了教學(xué)管理的質(zhì)量。

三 做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的具體措施

1．提高實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理意識

實(shí)驗(yàn)室人員要不斷增強(qiáng)檔案管理意識，做好實(shí)驗(yàn)文件材料的收集、分類、整理工作。實(shí)驗(yàn)教學(xué)人員要認(rèn)真、及時(shí)地填報(bào)實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、儀器設(shè)備申請計(jì)劃、人員考核記錄、工作日志、儀器設(shè)備運(yùn)行記錄、儀器設(shè)備維修記錄、實(shí)驗(yàn)室安全檢查記錄、實(shí)驗(yàn)室開放記錄等，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、連續(xù)性、全面性。實(shí)驗(yàn)室還必須建立完整的工作檔案和教學(xué)檔案。

2．制定切實(shí)可行的規(guī)章制度

社會上有關(guān)檔案管理的制度很多，但高校實(shí)驗(yàn)室有其自身的特點(diǎn)不能照搬硬套。作為一個(gè)培養(yǎng)人教育人的實(shí)踐活動中心，科技水準(zhǔn)高、設(shè)備造價(jià)高、人員素質(zhì)高、流通利用率高，其工作材料的管理要準(zhǔn)確完整，還要有連續(xù)性和統(tǒng)一性。基于這些特點(diǎn)，應(yīng)建立完善的切實(shí)可行的規(guī)章制度，并按其認(rèn)真執(zhí)行，不能浮于形式；應(yīng)成立監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，對實(shí)驗(yàn)室檔案管理過程進(jìn)行定期或不定期的督查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，缺材料補(bǔ)材料，不規(guī)范的則督促其整改。

3．加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室?guī)熧Y隊(duì)伍建設(shè)

實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍建設(shè)及其管理是實(shí)驗(yàn)室檔案管理的關(guān)鍵，建設(shè)一支高素質(zhì)的實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍尤為重要。學(xué)校要積極創(chuàng)造條件，加大培訓(xùn)力度，不斷提高實(shí)驗(yàn)人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，同時(shí)相應(yīng)地提高其工作待遇，穩(wěn)定實(shí)驗(yàn)室的師資隊(duì)伍。學(xué)校還應(yīng)設(shè)置專職或兼職的實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員，按實(shí)驗(yàn)室檔案管理的具體要求，做到存檔材料齊全、連續(xù)、規(guī)范。

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〔責(zé)任編輯：王以富〕