高校學生黨員組織檔案之規范化管理研究

摘 要:本文通過對高校學生黨員組織檔案內容的闡述、對高校學生黨員組織檔案管理存在的不規范問題的指出，依據黨和國家相關規定，特別是教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》(第27號令)，提出了高校學生黨員組織檔案規范化管理的措施，以進一步推進高校學生黨員組織檔案具有規范性的管理方法與制度的形成。

關鍵詞:高校 學生黨員 組織檔案 規范化管理

中圖分類號:G420文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2012)08(a)-0212-02

高校學生黨員組組檔案的規范化管理，具有極其重要的意義。高校學生黨員組織檔案是一個學生在校期間政治生命軌跡的縮寫，是黨組織、用人單位等了解一名學生黨員政治情況的非常重要的資料，也是一名學生黨員政治生涯的重要組成部分。同時，學生黨員組織檔案也是學生黨員身份的重要憑證，具有難以替代的作用。

1 高校學生黨員組織檔案的內容

高校學生黨員組織檔案管理主要是對學生黨員在校期間所形成的各種相關材料進行整理、歸檔，提供學生黨員組織檔案的查閱、借閱服務及畢業學生黨員組織檔案的轉遞、管理等。高校學生黨員組織檔案的具體內容包括以下幾個方面。

1.1 黨員發展相關材料

按照發展黨員的基本流程，主要包括入黨申請書，申請入黨人登記表，思想匯報(一個季度一次)，團組織推薦意見，確定為入黨積極分子的材料，入黨積極分子培養考察表，列為發展對象的材料，群眾座談意見，黨員座談意見，學生黨支部意見，黨校集中培訓學員登記表、結業證，政審材料與結論，個人自傳，學生黨支部討論決議情況，入黨志愿書，轉正申請書，預備期思想匯報(一個季度一次)，預備黨員培養考察表，批準為正式黨員的材料，其他需要說明的情況材料等等。

1.2 黨員獎勵相關材料

學生黨員忠于職責，成績優秀，遵守紀律，起模范帶頭作用的，或者在學習工作中有發明、創造、提出合理化建議，對黨和國家以及高校有顯著貢獻的，或者對防止、挽救事故有功，使國家和人民以及高校的利益免受損失的，或者愛護公共財產、節約國家財產，有重大成績的，或者同嚴重的違法行為堅決斗爭，有顯著成績的，或者有其他應當獎勵的情形的，相應黨組織都應當予以獎勵，并如實記錄獎勵的日期、獎勵的黨組織、受獎勵人基本情況、獎勵的內容、獎勵的原因、受獎勵人主要事跡和備注等信息。

1.3 黨員懲戒相關材料

主要包括學生黨員因違犯黨的紀律、國家的法律法規、高校的各項規章制度等所受到的相關黨組織的處理決定、處分決定、免于處分的處理意見，以及個人檢查、相關證據等材料;在民主評議學生黨員中認定為不合格的主要事實依據材料，學生黨支部對其做出的限期改正、勸退和除名等處置的決定、向上級黨組織的報告材料、上級黨組織的批復意見;取消學生預備黨員資格的黨組織意見，延長預備期的有關材料。

1.4 其他相關材料

除以上內容外，高校學生黨員組織檔案還包括一些其他相關內容。例如，對學生黨員的年度民主評議和組織考核所形成的綜合材料;學生黨員的退黨申請書、學生黨支部大會討論并宣布對其除名的決定、向上級黨組織呈報的備案材料;學生黨員死亡后的死亡證明材料;相關的原始會議記錄;其他可供黨組織參考的材料。

2 當前高校學生黨員組織檔案管理存在的不規范問題

由于諸多原因，部分高校對于學生黨員組織檔案的管理工作重視程度不夠，致使學生黨員組織檔案管理不夠規范，從而導致了一系列問題，甚至存在學生黨員組織檔案丟失等嚴重問題。

2.1 學生黨員組織檔案管理體制不盡完善

學生黨員組織檔案不僅是學生檔案的重要組成部分，而且還是高校檔案的一個分支，但是，部分高校往往只重視教學和其他工作的檔案管理，對于學生黨員組織檔案工作的重要性沒有認識到位，學生黨員組織檔案管理的制度缺失，管理體制不盡完善。例如，部分高校沒有設立檔案館或綜合檔案室，沒有擬訂學生黨員組織檔案工作規章制度，沒有組織實施學生黨員組織檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，沒有對負責學生黨員組織檔案管理工作的部門配備專職人員，缺少對于學生黨員組織檔案管理工作的監督，對于學生黨員組織檔案管理工作投入的經費有限等等。

2.2 學生黨員組織檔案的收集整理不夠規范

當前學生黨員組織檔案的管理一般由高校的學生管理部門(例如學生工作部、學生處等)進行統一管理，并將學生黨員組織檔案的整理交由高校的院系來完成。但由于部分高校的學生管理部門和院系并沒有配備專職的學生黨員組織檔案管理人員，加上部分高校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生黨員組織檔案在收集整理過程中沒有形成標準化、規范化的系統，導致諸多問題的產生。例如，僅在文字材料方面就存在紙張規格不統一、文字書寫不標準、書寫用筆不規范、出現錯別字、考察寫實情況千篇一律、材料缺失等。

2.3 學生黨員組織檔案的服務功能有所喪失

因學生黨員組織檔案管理不規范，導致學生黨員組織檔案的服務功能有所喪失。要么學生黨員組織檔案無人知曉、無人查閱，不利于有關單位和個人了解學生黨員;要么學生黨員組織檔案使用過于隨便，不經審批擅自查閱、借閱，學生黨員擅自查閱、借閱本人的組織檔案;要么無視黨和國家有關閱檔的規定和保密制度，存在涂改、圈劃、抽取、撤換學生黨員組織檔案材料，或者私自保存學生黨員組織檔案，或者利用學生黨員組織檔案材料營私舞弊等情況。

2.4 學生黨員組織檔案的轉遞工作有待加強

當學生黨員由一個黨組織轉至另一個黨組織時，其相應的組織檔案也應當隨即轉遞。在接收學生黨員組織檔案時，應當經過初審、復查等環節對其組織檔案進行形式性與實質性審查。同時，應當檢查組織檔案有無破損、封口是否完好;檢查材料是否齊全;檢查考察、發展、審批程序是否符合要求;檢查入黨志愿書是否涂改、填寫是否符合要求;檢查函調政審等材料是否符合要求;對于組織關系介紹信要辨別真偽并及時將回執送達給相應黨組織。在轉出學生黨員組織檔案時，應當妥善送達，避免郵寄;應當密封包裝，貼好封條，加蓋黨組織公章;逾期一個月未收到回執的，應及時催問以防丟失。但是，部分高校并沒有真正做到以上各項事宜。

3 高校學生黨員組織檔案規范化管理的措施

對高校學生黨員組織檔案進行規范化管理，除高校的學生黨員組織檔案管理機構設置、人員配備應當符合黨和國家有關規定，符合科學性、合理性原則外，還應當注意以下幾個方面。

3.1 在學生黨員組織檔案的歸檔管理方面

高校應當建立、健全學生黨員組織檔案管理的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收學生黨員組織檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學生黨員組織檔案管理水平。同時，應當對所存學生黨員組織檔案和資料的保管情況進行定期檢查，消除安全隱患，遇有異常情況，應當立即向校長報告，及時處理。對于學生黨員組織檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

高校應當對學生黨員組織紙質檔案材料和電子檔案材料進行同步化歸檔，根據高校的實際情況將紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式的學生黨員組織檔案及時歸檔。應當按照歸檔要求，組織相關人員及時整理學生黨員組織檔案，并按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料進行系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄。

歸檔的學生黨員組織檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔應當嚴格按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)的要求執行。相關人員應當對學生黨員組織檔案進行整理、分類、鑒定和編號，按照黨和國家有關規定，確定檔案材料的保管期限。

高校應當采用先進的檔案保護技術，防止學生黨員組織檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。必要時，應當對相關學生黨員組織檔案及時進行數字化處理，加工成電子檔案保管。

3.2 在學生黨員組織檔案的利用與公布方面

高校應當按照黨和國家有關規定公布學生黨員組織檔案。但是，涉及黨和國家秘密的、涉及專利或者技術秘密的、涉及個人隱私的除外。凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明其利用學生黨員組織檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，應當允許其合理利用已公布的學生黨員組織檔案。但是，境外組織或者個人利用學生黨員組織檔案的，應當謹慎處理。查閱、摘錄、復制未開放的學生黨員組織檔案，應當經過批準。需要利用的學生黨員組織檔案涉及重大問題或者國家秘密的，應當經過相關保密工作部門批準。暫時寄存在高校的學生黨員組織檔案(例如，已經畢業的學生黨員)，歸寄存的學生黨員所有，高校如果需要向社會提供利用，應當通知寄存的學生黨員并征得其同意。

另外，高校應當采取多種形式積極開展學生黨員組織檔案宣傳工作，如舉辦學生黨員組織檔案展覽、陳列、建設學生黨員組織檔案網站等等。

3.3 在學生黨員組織檔案管理的條件保障方面

高校應當將學生黨員組織檔案管理所需經費列入高校預算，保證學生黨員組織檔案工作的需求。同時，高校應當設立專項經費，為學生黨員組織檔案工作配置管理現代化、信息化所需的各種設備設施，加快數字學生黨員組織檔案管理工作進程，保障學生黨員組織檔案信息化建設與高校數字化校園建設同步進行。

高校應當為學生黨員組織檔案管理提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適合學生黨員組織檔案管理需要或者不符合學生黨員組織檔案保管要求的館庫，應當按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行擴建、改建或者重建。存放涉密檔案應當設有專門庫房。存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

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