帕金森定律視角下的高校行政管理工作

【摘 要】從帕金森定律視角看，組織機(jī)構(gòu)膨脹、崗位設(shè)置不合理、部門(mén)之間統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制不健全、缺乏信息共享機(jī)制、人員素質(zhì)較低等因素影響了高校行政管理工作的效能。合理設(shè)置行政機(jī)構(gòu)、推進(jìn)高校管理部門(mén)職能創(chuàng)新、建立富有活力的用人機(jī)制、推進(jìn)辦公現(xiàn)代化管理等可作為提高高校行政管理工作效能的有效舉措。

【關(guān)鍵詞】帕金森定律 高校行政管理 管理效能

俄國(guó)著名教育家烏申斯基說(shuō)，學(xué)校有三要素——行政管理、教育和研究。相對(duì)于高校教育、研究活動(dòng)而言，高校行政管理是輔助性的，但卻必不可少的一項(xiàng)活動(dòng)，行政管理工作的好壞直接影響辦學(xué)水平和辦學(xué)效益。長(zhǎng)期以來(lái)，高等學(xué)校受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人事管理觀念和工作模式的影響，出現(xiàn)了機(jī)構(gòu)重疊、臃腫，人浮于事，人才成長(zhǎng)緩慢，工作效率低下等問(wèn)題，缺乏生機(jī)和活力，嚴(yán)重地影響著高等學(xué)校行政管理工作的有效開(kāi)展。從帕金森定律的視角解析上述問(wèn)題產(chǎn)生的原因，對(duì)改進(jìn)高校行政管理工作，提高行政管理效能具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、帕金森定律概述

一個(gè)不稱職的官員可能有3條出路：第一是申請(qǐng)辭職，把位子讓給能干的人；第二是讓一位能干的人來(lái)協(xié)助自己工作； 第三是任用兩個(gè)水平比自己更低的人當(dāng)助手。第一條路不會(huì)走，因?yàn)槟菢幼鏊麜?huì)失去很多權(quán)力；第二條路不能走，因?yàn)槟莻€(gè)能干的人會(huì)成為他的對(duì)手；看來(lái)只有第三條路最適宜。于是，兩個(gè)平庸的助手就分擔(dān)了他的工作，他則高高在上發(fā)號(hào)施令，而他們不會(huì)對(duì)自己的權(quán)力構(gòu)成威脅。兩個(gè)助手既然平庸無(wú)能，他們也上行下效，再為自己找兩個(gè)更加無(wú)能的助手。這樣一來(lái)，1個(gè)人的工作變成7個(gè)人來(lái)完成，且7個(gè)人之間形成了許多的相互關(guān)系，制造出許多新工作，7個(gè)人都將顯得很忙。由此就形成了人浮于事、機(jī)構(gòu)膨脹、效率低下的局面。這就是著名的帕金森定律。

“帕金森定律”是英國(guó)著名的政治學(xué)家諾思科特·帕金森在對(duì)組織機(jī)構(gòu)的無(wú)效活動(dòng)進(jìn)行調(diào)查和分析中，提出的關(guān)于組織機(jī)構(gòu)臃腫低效的形成原因的定律。之后，帕金森提出了一個(gè)公式：X=[100（2KM+L）/yn]100%。式中：K表示一個(gè)要求派助手從而達(dá)到個(gè)人目的的人；L表示從這個(gè)人被任命到他退休期間的年齡差；M表示部門(mén)內(nèi)部行文通氣而耗費(fèi)的勞動(dòng)時(shí)數(shù)；y表示往年所需人員的數(shù)目；n是被管理的單位；用這個(gè)公式求出的X就是每年需要補(bǔ)充的新職工人數(shù)。帕金森研究得出結(jié)論，無(wú)論工作量有無(wú)變化，用這個(gè)公式求出來(lái)的數(shù)值總是處在5.17%-6.56%之間。由此類(lèi)推，就形成了一個(gè)機(jī)構(gòu)重疊、人浮于事、互相扯皮、效率低下的領(lǐng)導(dǎo)體系。

帕金森定律從行政機(jī)構(gòu)和行政人員的結(jié)構(gòu)層面揭示了行政管理的負(fù)效應(yīng)，充分地暴露了管理機(jī)構(gòu)存在的頑癥，體現(xiàn)行政效率增長(zhǎng)的消極與對(duì)抗力量。它并非只是特定社會(huì)制度和特定時(shí)期內(nèi)行政機(jī)構(gòu)中所具有的現(xiàn)象，而是貫穿于人類(lèi)社會(huì)各個(gè)歷史時(shí)期行政管理活動(dòng)和全過(guò)程。作為公共行政的一部分，我國(guó)高校行政管理不可避免地受到帕金森定律的影響，制約著高校行政管理效能和教育教學(xué)質(zhì)量的提高。

二、從帕金森定律看影響高校行政管理的主要因素和原因

（一）帕金森定律產(chǎn)生的條件

帕金森定律是一條官僚機(jī)構(gòu)自我繁殖和持續(xù)膨脹的規(guī)律。該定律要發(fā)生作用，必須同時(shí)滿足以下四個(gè)缺一不可的條件：一是必須要有一個(gè)組織，這個(gè)組織必須有其內(nèi)部運(yùn)作的活動(dòng)方式，其中管理要在這個(gè)組織中占有一定的地位。二是尋找助手以達(dá)到自己目的的不稱職管理者本身不具有對(duì)權(quán)力的壟斷性。權(quán)力對(duì)這個(gè)管理者而言，可能會(huì)因?yàn)樽鲥e(cuò)某件事情或者其他人事的原因而輕易喪失。三是這個(gè)管理者能力極其平庸，他在組織中的角色扮演不稱職，所以他要找?guī)讉€(gè)助手來(lái)協(xié)助。四是這個(gè)組織一定是一個(gè)不斷自我要求完善的組織，正因?yàn)槿绱耍拍懿粩嗟匚招氯藖?lái)補(bǔ)充管理隊(duì)伍，也才能符合帕金森關(guān)于人員編制增長(zhǎng)的公式。

（二）從帕金森定律來(lái)看影響高校行政管理的主要原因

一是組織機(jī)構(gòu)膨脹。我國(guó)的高校行政機(jī)構(gòu)和人員的設(shè)置，基本按照政府機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)和人員的編制建立起來(lái)的。機(jī)構(gòu)在行政分工中越設(shè)越多，功能越分越細(xì)，編制內(nèi)人員和輔助人員也就隨之增加。特別是管理層級(jí)過(guò)多，構(gòu)建了一個(gè)金字塔式的組織機(jī)構(gòu)。同時(shí)，校級(jí)管理層的權(quán)力過(guò)分集中，職能部門(mén)管理幅度和自主權(quán)過(guò)小，遇事需要層層請(qǐng)示、層層匯報(bào)，這是產(chǎn)生官僚主義、行政效率較低的重要根源。二是崗位設(shè)置不合理。目前崗位設(shè)置主要采取定編定崗。在崗位設(shè)置時(shí)對(duì)工作任務(wù)量的大小和服務(wù)對(duì)象的范圍及數(shù)量考慮不周全，一崗一人的設(shè)置導(dǎo)致有些崗位工作量不滿，而有些崗位相對(duì)輕松，造成部門(mén)間或者部門(mén)不同科室間工作量的不均衡。三是缺乏部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合機(jī)制。我國(guó)高校的行政管理工作帶有明顯的科層制特點(diǎn)。部門(mén)之間劃分明確，而工作任務(wù)劃分相對(duì)模糊。這就造成在實(shí)際工作中，盡管各個(gè)部門(mén)能夠很好履行職責(zé)，但只是完成自己分工范圍內(nèi)的工作。對(duì)一些大型活動(dòng)或涉及全局的工作任務(wù)，部門(mén)間缺乏配合意識(shí)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，則相互推諉，影響工作的正常運(yùn)行，造成工作拖延、成本加大，管理效率大大降低。四是部門(mén)間缺乏信息共享機(jī)制。相當(dāng)多的部門(mén)沒(méi)有建立數(shù)據(jù)庫(kù)或者沒(méi)有對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，沒(méi)有信息歸口管理部門(mén)，造成部門(mén)間信息共享不夠，上報(bào)數(shù)據(jù)或表格時(shí)出現(xiàn)重復(fù)上報(bào)，需花費(fèi)大量人力和時(shí)間才能完成任務(wù)，工作效率低下。五是部分行政管理人員素質(zhì)較低。行政管理講求的效率和執(zhí)行力。而在一些高校內(nèi)，一些行政管理人員因教學(xué)科研能力較弱，不能勝任專業(yè)技術(shù)崗位需求，未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格選拔而進(jìn)入管理崗，因而行政管理服務(wù)能力不強(qiáng)。其次，有的高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理工作重視不夠，片面認(rèn)為高校主要工作就是教學(xué)科研工作，把行政管理工作看得無(wú)足輕重，使得工作人員積極性不大。再者，受機(jī)關(guān)化影響，一些行政管理干部養(yǎng)成了官僚作風(fēng)、形式主義作風(fēng)，行政權(quán)力泛化，加之不注重學(xué)習(xí)提高，造成了行政管理隊(duì)伍整體素質(zhì)較低，不適應(yīng)新形勢(shì)下的高校行政管理工作，影響了行政管理工作的高效、良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、跨越帕金森定律提高高校行政管理質(zhì)量

（一）合理設(shè)置行政機(jī)構(gòu)

高校行政機(jī)構(gòu)是具體實(shí)施行政管理的主體，高校行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置、結(jié)構(gòu)、編制、職位對(duì)高校行政效率有著直接的影響，行政組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理化是高校行政效率提高的重要組織保障。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，首先高校應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循教育規(guī)律，堅(jiān)持“精干、高效”的原則，對(duì)主體職能相近或任務(wù)性質(zhì)基本相同的部門(mén)和機(jī)構(gòu)要精簡(jiǎn)合并或?qū)嵭泻鲜疝k公，充分發(fā)揮綜合管理的效能，提高用人效益。其次，要理順行政部門(mén)之間和部門(mén)內(nèi)部之間的關(guān)系，建立統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)合作機(jī)制，明確各自職責(zé)權(quán)限，避免出現(xiàn)管理盲區(qū)和多頭管理。

（二）推進(jìn)高校管理部門(mén)職能創(chuàng)新

高校機(jī)構(gòu)臃腫的原因很大程度上在于理念上因循守舊，不能改革創(chuàng)新。如高校中食堂、車(chē)隊(duì)、物業(yè)、醫(yī)務(wù)管理等應(yīng)該進(jìn)行社會(huì)化改革，交給市場(chǎng)運(yùn)作，使其按照市場(chǎng)的規(guī)律自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧，成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體。同時(shí)對(duì)原有執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行改革、職能重新定位，保留其決策、調(diào)控、監(jiān)管職能和人員，實(shí)現(xiàn)資源的合理重組和優(yōu)化配置。這樣既緩解了高校行政管理壓力，又可降低行政成本，煥發(fā)起活力。

（三）建立健全各項(xiàng)管理制度

科學(xué)合理的管理制度是學(xué)校高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件，高校要順應(yīng)整個(gè)國(guó)家形勢(shì)發(fā)展的需要，逐步實(shí)現(xiàn)行政管理的科學(xué)化，決策制定的民主化。要在建立健全現(xiàn)代大學(xué)制度上下工夫，改變制度保障不完善、工作“無(wú)章可循”和“有章難循”、主觀隨意的狀況，通過(guò)制度化、規(guī)范化的行政管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)管理出效益的辦學(xué)目標(biāo)。提倡分權(quán)管理模式，實(shí)現(xiàn)權(quán)力中心適當(dāng)下移，為管理人員創(chuàng)造良好的人文環(huán)境和工作環(huán)境，充分發(fā)揮下級(jí)管理人員的主觀能動(dòng)性，提高工作積極性。

（四）建立富有活力的用人機(jī)制

1.科學(xué)實(shí)施人力資源配置。人是組織的靈魂，是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的關(guān)鍵。在選拔使用上要堅(jiān)持任人唯賢，按照“按需設(shè)崗、公開(kāi)招聘、平等競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)聘用”原則，積極推進(jìn)行政管理人員聘任制，建立“能上能下、能高能低、能進(jìn)能出”的用人機(jī)制，真正把懂業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)、會(huì)管理的人聘任到行政管理崗上來(lái)。

2.建立科學(xué)的考核激勵(lì)體系。要本著科學(xué)合理、簡(jiǎn)便易行、平時(shí)與年終相結(jié)合、專項(xiàng)與綜合相結(jié)合的原則，對(duì)行政管理人員的思想品德、管理能力、工作積極性和工作業(yè)績(jī)等方面進(jìn)行全方位的考察，建立完善的評(píng)價(jià)考核體系。對(duì)考核優(yōu)秀的人員除給予一定額度的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)外，可為其提供在國(guó)內(nèi)外進(jìn)修和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過(guò)考核機(jī)制激發(fā)管理人員的進(jìn)取和創(chuàng)新意識(shí)，最大限度地挖掘行政人員的潛力，逐步形成自我激勵(lì)、自我約束、自我完善、自我發(fā)展的機(jī)制。

3.建立健全有效的培訓(xùn)體系。高校的行政管理是各種決策的制定和組織實(shí)施的動(dòng)態(tài)過(guò)程，需要行政管理人員具有一定的前瞻能力、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見(jiàn)能力和應(yīng)變能力，迫切需要管理人員提升專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。高校可根據(jù)崗位需求和職業(yè)發(fā)展需要，將其納入學(xué)校整體人才培養(yǎng)規(guī)劃，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以提升其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，提高管理效能。

（五）推進(jìn)辦公現(xiàn)代化管理

實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化管理是高校行政工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效手段。各高校可根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推進(jìn)學(xué)校的信息化建設(shè)。如：積極開(kāi)展電子平臺(tái)應(yīng)用，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)各部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)的信息交換和互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)學(xué)校組織結(jié)構(gòu)和工作流程的重組和優(yōu)化；加強(qiáng)學(xué)校信息資源的統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)和利用，建設(shè)跨部門(mén)、基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)信息庫(kù)和辦公信息資源庫(kù)，建立一套信息發(fā)布和更新維護(hù)機(jī)制；全面實(shí)行無(wú)紙化辦公等。通過(guò)推進(jìn)辦公現(xiàn)代化管理，降低管理成本，提高行政管理效率。

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