試論城建檔案數字信息化管理模式探討

摘 要：分析檔案信息化建設的必要性和建設信息化管理的一些關鍵環節，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應的信息安全保障措施。

關鍵詞：城建檔案； 信息化安全

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-174-001

城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務。

一、城建檔案的必要性

城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

二、城建檔案信息化的環節

檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題：

1.電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。

2.數字化檔案信息資源的長期存取問題

數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.統一數字化標準格式問題

檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享。

三、數字化檔案具備的功能

數字檔案館與傳統意義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化：館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。

1.館藏檔案數字化：通過運用計算機技術與多媒體技術，將各類傳統介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心。

2.檔案管理現代化：數字化檔案館不僅包含了傳統檔案館的一切功能，它還包括：檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎。

3.資源利用共享化：各種載體的檔案資料將以文字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網絡化：數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞。

5.數據結構連接化：通過統一規劃的、標準的、規范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。

四、數字城建檔案的安全性

如何保障數字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網絡服務，可采用包括操作系統及數據庫安全技術、網絡安全技術、信息加密與身份認證技術、防病毒技術等在內的多種安全技術。（1）采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。（2）綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。（3）采用信息加密技術與身份認證技術。（4）采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度。（5）加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。加強對用戶的管理，包括加強對用戶權限的管理，即加強對用戶的監督、審計、跟蹤，同時控制上網信息范圍。（6）加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。

五、結論

建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向，數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發和應用過程中應該堅持統籌規劃、量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻：

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[2]求真實務，開拓創新，全面抓好中小城市建設檔案工作——建設部辦公室主任李秉仁在全國中小城市建設檔案工作座談會上的講話，2009-11