高校校院（系）兩級辦公室工作機制初探

摘 要：高校辦公室作為學校各級行政管理的中樞機構，在整個學校運轉中處于舉足輕重的位置。探討校院（系）兩級辦公室如何構建適應學校發展的管理體制和工作機制，促進其內部相互協調和功能的延伸。

關鍵詞：辦公室工作； 工作機制

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-128-001

要推動高校的跨越式發展，實現教學科研水平的全面提升，自然而然對高校的行政管理服務提出了新的要求和挑戰。辦公室作為高校各級行政管理的中樞機構，是高校行政管理的綜合職能機構，擔負著承上啟下、協調左右、聯系內外的職能，同時又起著傳遞信息、輔助決策、督辦落實的重要作用，具有參與政務、管理事務、搞好服務等多項職能，是教學、科研等中心工作的保障力量。辦公室工作的成敗將直接影響到整個學校的形象和管理服務水平，影響到學校自身的發展。辦公室工作的特殊性和重要性決定了它在高校進行校院（系）兩級管理體制改革、管理重心下移后，將承擔更多的責任和義務，面臨更大的機遇和挑戰。在這一新形勢下，就需要探討校院（系）兩級辦公室如何構建適應學校發展的管理體制和工作機制，促進其內部相互協調和功能延伸，從體制機制上整合高校校院（系）兩級辦公室工作，真正做到信息通暢、資源共享、分工協作，實現管理上水平、服務上檔次、業務上臺階、工作有突破，對于促進辦公室工作，提高工作效率，樹立全新的辦公室形象具有非常重要的意義。

一、理順管理體制

目前，高校學校辦公室與學院（系）辦公室按塊管理，各自為政，工作、崗位上的交流都很少，不利于辦公室工作為教學科研服務。建議高校采取學院（系）辦公室由“學院（系）和學校辦公室雙重領導、以學院（系）為主”的管理體制。提出這一建議主要是基于以下兩方面考慮：一是發揮學校辦公室的輻射和引領作用。學校辦公室作為學校的綜合協調部門，在工作理念、管理模式、工作機制、服務方法、規范化建設等方面探索出一些比較好的經驗和做法。通過這樣的體制，可以加強學校辦公室與學院（系）辦公室的溝通，促進全校辦公室的均衡發展；二是系統的整合校院（系）兩級辦公室的工作，促進其內部相互協調和功能延伸，從根本上打通全校辦公室系統工作，逐步實現學校行政管理服務一體化、規范化、專業化，帶動全校管理水平的提升，從而逐步實現全校行政管理系統的大融通、大循環。

二、創新工作機制

一是主副崗制。辦公室的工作隨機性特別大，本來每個人都有自己的職責，都有自己負責的一塊工作，但常常會因為這個人外出、臨時出去辦事等原因，他負責的這塊工作就出現了空缺。一些師生來辦事，就需要等半天，甚至辦不了。為了解決這個問題，建議采取主副崗制。每個工作人員在履行自身的崗位職責時（主崗），同時也熟悉、承擔著辦公室另外一個工作人員的崗位職責（副崗），這種安排必須建立在工作需要和個人的素質、優長的基礎上。通過這種機制，加強了辦公室工作的拾遺補缺和人員的相互了解、密切配合。

二是三三制。辦公室工作因為頭緒多，常常是做完了這件事，接著又忙別的事，很少有時間能夠坐下來思考問題，總結經驗和教訓。完全把自己捆在事務上，這不利于工作的深入開展。建議實行三三制工作方式，即用三分之一的時間和精力做預前工作，用三分之一的時間和精力做事件處理工作，用三分之一的時間和精力做事后的研究總結工作。通過這種工作方式促進辦公室人員多思考和總結工作，盡可能把工作做到更細致、更主動、更系統。

三是個性化工作模式。以學校辦公室為例，主要負責行政接待、文秘綜合和信訪，這三大塊在工作性質上有很大差別，只有針對不同的工作性質，采用不同的工作模式，才能更有效率地做好工作。針對行政接待工作，實行方案式工作模式，把能想到的細節都寫進方案里，遇到事情按照方案實施，增強工作的預見性和可操作性；針對文秘綜合工作，實行研討調研式工作模式，事先擬好研討和調研題目，不定期組織內部研討和到相關部門了解情況，濃厚研究型的團隊氛圍；針對信訪工作，實行預前式工作模式，把可能發生的信訪事件通過信息發布、有問必答等方式，消滅在萌芽中。

四是建立聯系制度。為了從根本上扭轉學校辦公室與學院（系）辦公室各自為政，工作、崗位上的交流少的現狀，嘗試從學校辦公室挑選工作人員（以科級以上干部為主），每人負責聯系幾個學院（系）辦公室，加強學校辦公室和學院（系）辦公室的聯系和溝通。同時，可以邀請學院（系）辦公室主任或行政干事在適當的時候到學校辦公室體驗工作，也可以將學校辦公室工作人員派到學院（系）辦公室掛職鍛煉，加強人員之間的交流，增進崗位了解。

五是規范工作程序。工作程序實質上是工作制度的具體化，按照工作程序去做，就會使一項復雜的工作變得富有條理性。學校辦公室把一年中的常規性工作全部程序化，匯總成常規工作運行規程，包括開學典禮、畢業典禮、運動會、教師節表彰、節日走訪等。有了這些規程，即便是新來的辦公室人員，也很容易接手工作，縮短了新同志了解和適應工作的周期。除此之外，在每類事務上也都建立固定的工作流程，比如會議籌辦流程、接待工作流程、公文處理流程、信息報送流程、信訪工作流程等。

六是濃厚研究氛圍。嘗試編印學校的辦公室系統內部刊物《辦公室工作》，選取一些學院（系）辦公室的先進經驗材料和有關辦公室工作的好文章，激發辦公室工作人員學習和思考的熱情，推動辦公室這支隊伍向學習型、研究型團隊的方向發展。