淺論物資編碼在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中應用

葛明峰 王高仁 李 杰 朱葆燕 朱建霞

1 物資編碼的產(chǎn)生

物資編碼，是將表示物資的某種符號體系或自然語言轉換成為唯一的易于電子計算機或人識別與處理的符號體系。它屬于信息分類與編碼的一個分支，通過對物資的有關屬性進行數(shù)字化標準處理，從而實現(xiàn)一項物資對應一個編號，為信息化物資管理系統(tǒng)提供基礎數(shù)據(jù)。類似于我們平時生活中使用的身份證號碼。

物資編碼最早產(chǎn)生于1914年，當時美國海軍從圖書館使用的圖書卡片中得到啟示，對物資進行分類編碼，以快速獲得物資的有關信息，對物資進行有效管理;前蘇聯(lián)在1971年由原蘇聯(lián)國家標準化委員會技術信息分類編碼科學研究院完成了《全蘇工農(nóng)產(chǎn)品高位分類集》代碼標準的信息分類編碼工作;日本于1975年完成了《日本標準局商品分類》的第四次修訂本。我國的物資編碼工作始于1979年，國家相關部委、軍隊共同參與組成了編碼標準化機構，對我國各行業(yè)信息進行編碼標準化研究，形成統(tǒng)一的編碼標準，目前最新的物資編碼－GB/T 14885－2010－《固定資產(chǎn)分類與代碼》由國家標準由財政部提出，國家質檢總局和國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布，這為我國固定資產(chǎn)管理的信息共享與交換規(guī)范化奠定了基礎，在全國固定資產(chǎn)普查、統(tǒng)計和建立固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)及固定資產(chǎn)管理等工作中發(fā)揮著重要的作用。

2 固定資產(chǎn)編碼的編制原則

2．1 唯一性原則 唯一性是代碼設計的首要原則。通俗的講就是編碼不能重復，物資編碼與固定資產(chǎn)之間要一一對應。

2．2 標準化原則 應參照國家標準中有關分類標準體系，設計出層次分明、科學合理的物資編碼體系。

2．3 適用性原則 各個行業(yè)的特殊性決定了固定資產(chǎn)編碼應結合固定資產(chǎn)特點來編制。這其中涉及到各行業(yè)、固定資產(chǎn)種類、資產(chǎn)管理要求等因素。

2．4 一貫性原則 一套固定資產(chǎn)編碼系統(tǒng)要行之有效，必須得到一貫遵循。

2．5 可擴展性原則 編碼的分類標準、屬性定義、屬性值應可維護，以便將來進行擴充和完善。

2．6 可分析性原則 應能滿足各類業(yè)務統(tǒng)計分析使用需求。

3 物資編碼在醫(yī)院的應用

3．1 國家標準《固定資產(chǎn)分類與代碼》目錄共分為六大門類 包括:門類一:土地、房屋及構筑物，代碼范圍為01～03;門類二:通用設備，代碼范圍為6301～6347;門類三:專用設備，代碼范圍為6801～6899;門類四:文物及陳列品，代碼范圍為85～86;門類五:圖書，代碼為87;門類六:家具、用具、裝具及動植物，代碼范圍為90～93［1］。我院的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，依據(jù)國標《固定資產(chǎn)分類與代碼》分類目錄結合現(xiàn)行《醫(yī)院會計制度》有關要求及本單位的固定資產(chǎn)情況，整理出固定資產(chǎn)分類目錄。所有實物資產(chǎn)既建立本院編碼，同時又與國家代碼相對應聯(lián)系，便于醫(yī)院加強對國有資產(chǎn)的統(tǒng)計與監(jiān)管。其中通用、專用設備由于必須有醫(yī)療器械注冊證，而醫(yī)療器械注冊證是國家食品藥品監(jiān)督管理局發(fā)放，代碼中含有分類信息，有助于醫(yī)院對醫(yī)療設備的分類，因此目前我院對此設備部分執(zhí)行的是國家食品藥品監(jiān)督管理局于2002年8月28日發(fā)布的《醫(yī)療器械分類目錄》，同時因要向財政部門上報數(shù)據(jù)，對其他固定資產(chǎn)增加了財政分類字段。

3．2 我院固定資產(chǎn)物資編碼具體做法 將編碼分三部分。(1)時間編碼即購入年4位;(2)國家標準的設備物資編碼前4位;(3)在國家標準分類下自然排序編碼，總的編碼數(shù)位為12位。其中醫(yī)用電子儀器－6821、光學儀器及窺鏡－6822、醫(yī)用超聲儀器－6823、激光儀器設備－6824、醫(yī)用高頻儀器設備－6825、物理治療及體療設備－6826、中醫(yī)儀器設備－6827、醫(yī)用磁共振設備 －6829、醫(yī)用 X線設備 －6830、高能射線設備－6832、醫(yī)用核素設備－6833、生化分析儀 －6840、化驗設備 －6841、藥房器具 －6843、體外循環(huán)設備－6845、手術急救設備－6854、口腔設備－6855、病房護理設備－6856、消毒設備－6857、防疫、防護 －6860。例如我院2012年7月購入1臺西門子MAGNETOM Verio 3．0磁共振系統(tǒng)(影像科/專用設備)，設備編碼為201268280002。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)中包含了資產(chǎn)設備的臺賬信息、核算信息、維護信息及使用信息，并與HIS同步［2］，物資編碼由計算機自動生成后，在資產(chǎn)出庫時通過標簽打印機打印出標簽，將條形碼標簽對應貼在固定資產(chǎn)上，這樣可及時了解固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)、存放地點及價值變更情況，做到固定資產(chǎn)管理科學化、規(guī)范化、信息化。

3．3 通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)軟件建立固定資產(chǎn)卡片臺賬 根據(jù)單位資產(chǎn)管理的需要，內容包括設備編碼、設備名稱、供貨單位、生產(chǎn)廠家、使用科室、購入途徑、購入日期、規(guī)格型號、價格、使用日期、出庫單號、折舊年限、月折舊金額、調入日期、調出日期、報廢日期、檔案編號、保管人合同編號等［3］。

3．4 我院使用物資編碼的效果

3．4．1 在物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應用中，物資編碼工作是最重要、最復雜的基礎性工作。做好信息分類編碼標準化工作，建立一套設計科學、合理的物資編碼系統(tǒng)，是整個固定資產(chǎn)電算化工作的堅實基礎。

3．4．2 物資編碼是每件物資的惟一標識，避免了同一物品不同名稱、不同理解現(xiàn)象。有了統(tǒng)一、規(guī)范的物資描述，可以減少各業(yè)務環(huán)節(jié)之間為尋找或確認某一物資花費的大量時間。使用后則能快速、準確地定位，方便得多。

3．4．3 物資編碼管理體系為我院固定資產(chǎn)采購、存儲、領用、維修、盤點、報損等工作提供統(tǒng)一、規(guī)范的信息標識，有效地提高固定資產(chǎn)管理的工作效率。

3．4．4 物資編碼的使用有利于我院職能部門查詢、統(tǒng)計固定資產(chǎn)分布及使用情況，充分利用現(xiàn)有資產(chǎn)，合理調劑使用和再利用現(xiàn)有閑置資產(chǎn)，提高了醫(yī)院固定資產(chǎn)綜合利用率。

4 物資編碼在醫(yī)院使用中存在的問題及處理

4．1 編碼分類科學性不足 我院物資編碼分類使用已近20年的時間，當時因為這方面沒有經(jīng)驗和現(xiàn)成的標準，所以就采用了衛(wèi)生行業(yè)個別單位已使用的某種分類編碼，隨著國家標準及醫(yī)院會計制度中對固定資產(chǎn)管理相關規(guī)章制度的出臺，原有的編碼分類就顯得有些陳舊落伍了，個別地方不規(guī)范、科學。處理:首先按國標/《固定資產(chǎn)分類與代碼》來分類，國標中沒有或分類較模糊、難區(qū)分的按單位歷史來分類編制，上述兩種情況均無法確定的則按同行業(yè)成熟做法來實施。

4．2 存在部分重碼 容易造成物資信息混淆 例如因起用新程序時導入數(shù)據(jù)有偏差原因，醫(yī)院總務固定資產(chǎn)中學生公寓樓(集體宿舍)的多功能學生床，132余張床中有10張物資編碼為重碼，在統(tǒng)計及查詢時數(shù)據(jù)就不準確。處理:對已有物資編碼、新增編碼進行查重處理，將標準物資編碼外的其它編碼從系統(tǒng)中去除，改用正確的編碼。

4．3 編碼標準過多問題 目前我院的固定資產(chǎn)編碼，采用的是國家食品藥品監(jiān)督管理局《醫(yī)療器械分類目錄》(俗稱68碼)，隨著不同上級部門的統(tǒng)計需要，在財政局、統(tǒng)計局也存在各自分類編碼，就是俗稱的45碼、32碼，要求基層單位按不同統(tǒng)計口徑提供數(shù)據(jù)。處理:并行使用，哪一部、局來檢查或按要求上報數(shù)據(jù)，則按不同標準提供基礎數(shù)據(jù)。

5 結論

物資編碼在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中應用的實踐與探索是一項長期、系統(tǒng)的工程，尤其是編碼的使用和維護，需要資產(chǎn)管理、使用人員的相互配合，逐步完善。針對我院物資編碼在固定資產(chǎn)管理中的應用、存在的問題，筆者拋磚引玉，提出以上幾個觀點及解決意見，和廣大同行共同探討，集思廣益。

1 中華人民共和國財政部．固定資產(chǎn)分類與代碼(GB/T 14885－2010)［S］．2010．

2 劉歆農(nóng)，張民，陶愛林．我院固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的應用［J］．中華醫(yī)院管理雜志，2010，26(12):952 －953．

3 楊華英．醫(yī)院固定資產(chǎn)管理問題及對策［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟，2008，7(7):142－143．