淺談電子檔案在疾控管理中的應用

吳偉

【摘要】本文通過對電子文件管理的現狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

【關鍵詞】電子文件 檔案 管理

隨著辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等，都可用電子計算機進行管理，由此而產生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設的一項重要內容。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉。

1電子檔案管理的現狀

1.1電子文件的優點

電子文件有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2多種類型數字化信息的檔案化

隨著信息化的發展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應現代檔案工作的發展要求。因此，實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源的社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。

1.3電子文件的收集范圍

凡是在醫院工作中形成的、真實反映本院各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：一是文體文件：主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過數碼相機拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；四是多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件。

1.4電子文件的開發利用

合理運用聲像檔案，讓其服務于醫院中心工作，在醫院建設發展中發揮應有的作用，這是檔案管理的最終目的。

2醫院電子文件管理存在的問題

2.1電子文件不能取代紙質文件

醫院的電子文件只是紙質文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質文件的存在。

2.2聲像檔案歸檔

聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項活動主要由宣傳科負責拍攝。因此多數聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統一到綜合檔案室里保管，今后綜合檔案室的工作是積極和宣傳科聯系，及時將醫院的聲像檔案歸檔。

2.3及時了解醫院信息

醫院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導的新業務、新技術，護理部、醫務部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

2.4由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題

2.5檔案管理人員的知識有待提高

檔案管理人員新技術知識貧乏，加強檔案管理的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

3醫院電子文件管理的對策

3.1加大投入，實現檔案的現代化管理

用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3.2健全制度，明確責任

由于電子文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫院檔案管理員的網絡。為防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。

3.3檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念

傳統的紙質檔案都是在文件辦結后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家對電子文件管理的標準規范不依托，對各種類型的電子文件從其產生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

3.4檔案管理人員知識結構的變革迫在眉睫

檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，因此檔案管理人員要通過業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

3.5電子文件歸檔份數

對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。

3.6電子文件的保存對策

電子文件應存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備要求有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和拷貝。

參考文獻：

[1]王寧.醫院檔案現代化管理的途徑[J].研究與探討，2007（2）.

[2]楊薇.醫院電子文件的管理與利用[J].江蘇衛生事業管理，2006（6）.