淺談水庫檔案管理信息化建設

田利梅

(河南省白沙水庫管理局，河南 許昌 461670)

1 引言

水庫與人們的生活息息相關，他不僅是一項防洪工程，還是一個解決人們日常用水的重要途徑。水庫作為一個調節水資源的重要工程，在平時的使用、維護、管理中形成了大量的文獻檔案，這些文獻檔案對今后的科學研究以及本水庫的維護管理意義重大。計算機信息技術的出現對傳統的水庫檔案管理提出了新的要求，管理方便、易修改、檢索方便、準確率高等這些信息技術的優點促使我們對水庫檔案管理進行信息化改革。本文淺陋地談一下作者對我國水庫檔案管理信息化建設的認識及深一步探究。

2 水庫檔案管理信息化建設的定義

水庫檔案管理信息化是指水庫檔案的管理中利用現代信息技術、網絡技術、計算機技術對水庫資源進行儲存、保管、調閱、修改等從而達到為人民生活服務的目的。水庫檔案管理信息化建設是指對水庫文獻檔案信息化的一個工程，包括水庫檔案的數字化錄入、存儲、管理、檢索等環節。水庫檔案管理的信息化建設是有飛速發展的社會現狀決定的，對適應社會發展，促進科學研究意義重大。

3 水庫檔案管理信息化建設的內涵

水庫信息化建設是一個系統的數字化工程，簡單地說主要包括三個方面的內容，分別是水庫檔案信息數字化存儲、水庫檔案信息管理標準化化以及水庫檔案信息查閱網絡化。

3.1 水庫檔案信息數字化存儲。水庫檔案信息數字化就是指改變檔案信息的承載媒介，把水庫檔案信息從紙質上轉化到計算機的特定硬盤上，把觸手可摸的實物形態轉變成數字形態。這主要包括水庫檔案目錄的數字化，水庫檔案詳細內容的數字化，以及檔案系統的數字化等。水庫檔案信息化是水庫檔案信息化建設的基礎，不把水庫檔案信息數字化不能進一步地談水庫檔案信息化建設。傳統的水庫檔案信息都是寫在紙質上，經年累月，紙質很容易出現破損，相應地信息也會出現丟失，這些都在說明水庫檔案信息數字化迫在眉睫。應用數據庫、多媒體技術、數字圖像技術等現代信息化技術對水庫檔案進行數字化處理，把紙質的圖像文字轉化成數字信息存儲到計算機的光盤中是水庫檔案信息化建設的第一步。

3.2 水庫檔案信息管理標準化。水庫檔案信息管理標準化主要是指借助專業的信息管理軟件，把數字化之后的水庫檔案信息進行有效管理。首先水庫檔案信息采集的時候一定要準確無誤，這是檔案信息管理標準化的第一步;其次運用的存儲設備以及軟件要符合標準，存儲設備不標準信息容易丟失或者改變，軟件不標準在資源共享的時候容易出現不兼容現象從而無法共享。

3.3 水庫檔案管理信息查閱網絡化。水庫檔案管理信息查閱網絡化是指利用計算機技術、網絡技術通過互聯網或者局域網把這些信息化后的水庫檔案信息連接起來，當人們需要查閱的時候可以通過檢索工具準確、及時地找到自己所需要的資料。

4 水庫檔案管理信息化的優點

水庫檔案管理信息化建設是社會發展的要求也是科學研究的需要，它的優點更是不言而喻，主要包括以下幾個方面。

4.1 方便水庫檔案管理人員的管理。水庫檔案管理信息化之后整個水庫檔案信息成為了一個電子系統，不管是管理員要增加還是刪改信息都比以前方便的多了，可以隨時地補漏拾遺，避免了文檔存積的問題，大大地減少了水庫檔案管理人員的勞動量，使工作效率得到提高。

4.2 確保文獻的準確性。通過掃描儀或者數碼照相機等現在信息技術設備可以把檔案拍成照片保存進數據庫，能夠保持水庫檔案信息的原貌，從而增加其準確性。

4.3 檢索方便。當我們需要什么資料時只用輸入相關的信息或者關鍵詞就可以找到相應的檔案資料，可以提高水庫檔案信息的有效利用率，例如我們在搜索引擎中輸入‘蟻害‘這個詞，就可以查到所有水庫檔案信息里面關于螞蟻對水庫危害的資料。另外通過網絡技術可以實現遠程查詢的效果，即使你人遠在異地，只要通過網絡一樣能夠快速，便捷地找到你所需要的信息。

4.4 有利于檔案信息保護。有些檔案不是隨隨便便的人都能夠看的，而水庫檔案信息化技術能夠對檔案電子稿設置訪問權限，記錄每一個查詢人員的足跡，這樣有利于水庫檔案信息保護的管理。

5 水庫檔案管理信息化的必然趨勢

隨著計算機技術在各個領域的普及，人們已經習慣了信息技術給人們的工作和科研帶來的方便，水庫檔案管理屬于這個社會大機器中的一部分，當別的領域都實施并且運用了信息化建設之后，水庫檔案管理卻還停留在傳統的管理模式上，肯定要阻礙社會的發展。另外，信息技術普及的今天，追求效率，講究速度的工作、生活方式也不允許傳統的水庫檔案管理模式無動于衷，所以說無論從社會發展的客觀要求還是人們的主觀選擇，水庫檔案管理信息化建設都是一種趨勢。

6 結束語

水庫檔案管理信息化建設是一個現代的信息技術工程，主要包括水庫檔案信息化的存儲，標準化的管理操作以及信息查閱的網絡化。水庫檔案管理信息化有很大的優點首先方便了管理員的管理，其次確保了檔案的準確性和原貌性，再次，檢索查找資料十分方便，而且能夠有效地對水庫檔案資料進行保護。水庫檔案管理信息化建設可以說已經成為一種必然的趨勢。

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設[J].河南科技.2011(13)

[2]陳慶華.加強檔案基礎管理 全力服務企業建設[J].供電企業管理.2009(02)