基于服務的高校檔案信息化建設

摘 要：檔案工作的評價應以便于社會各方面利用為準則。高校檔案建設應著眼于如何更好地服務師生。作為高校重要的基礎性工作，它深刻地反映并影響高校管理建設水平。正確認識檔案工作與高校管理建設的依存關系，適應新時期高校檔案工作的要求，有利于順利地開展檔案工作，提升檔案服務水平，從而促進高校管理建設工作的規范發展。

關鍵詞：檔案工作；信息化建設；高校管理；高校建設

高校的檔案工作無論是從歷史還是現實的角度來看都是不可缺少的，但是某些高校對檔案工作的重視程度不夠也是不爭的事實。如何正確地認識檔案工作與高校管理建設之間的緊密聯系，信息時代背景下高校信息工作如何更好地服務師生是本文研究的重點內容。

一、 高校檔案服務對象的需求

1. 滿足校內師生信息需求

高校檔案的服務對象最主要的群體是校內師生。集中表現為教師的教學、科研，學生的學習、就業等方面的檔案信息服務功能。

第一，保障教學活動順利開展，服務教學評估。教育部自2003年起確立了周期性教學評估制度，為提高教育質量，確立教學工作的中心地位，深化教學改革，規范教學管理的關鍵舉措。評估的結果關系到學校的聲譽及發展前途，各高校都把教學評估作為首要的工作任務來抓。檔案全面記錄了學校教學工作的開展和進程，檔案的原始記錄性對于教學評估來說是極其重要的，檔案是評估材料的來源，是專家評價的依據。高校的教學檔案可分為規章制度、學籍管理、教學管理、教學研究、師資隊伍建設及教學活動等資料，完備齊全的收集教學檔案，對于保障教學活動的順利開展具有重要作用，也是一個學校教學水平和質量的總體表現。

第二，為教師科研活動提供服務。高校科研檔案記錄了高校教師進行科研活動的全過程，包括在科研活動中的科研創意、科研思想、科研方法、科研經驗、科研成果，這些都是教師進行科研再活動的依據和參考。一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準確、系統的科研檔案，是科學技術的一種形式，是重要的信息資源。這就要求檔案部門組織編制各種檢索工具對科研檔案信息加工和編輯，匯編各種參考資料；采取多種方式提供科研檔案信息服務，為國家和社會創造巨大的經濟價值和使用價值。

第三，豐富學生校園生活，建設和諧校園文化。高校的文化傳統經由一代又一代師生傳遞下來，高校的歷史檔案客觀、真實的記錄了學校的發展歷程，以及在此過程中前輩的拼搏奮斗，這些都是校園文化建設的有益載體，具有很強的說服力和感染力。高校檔案部門應該充分利用這些檔案信息資源，積極引導學生參與，向學生傳遞信息，這樣既可以豐富學生課余生活，又有助于激勵高校師生員工，激發其自豪感和歸宿感，培育健康向上的校園精神，重塑高校文化傳統。

嘉應學院地處世界客都——梅州，具有鮮明的地域文化特色，學生中有較大比例也來自于該地區，學校檔案信息中收集有眾多關于客家文化、習俗、歷史等資料，檔案部門應充分利用這些寶貴的檔案資料，開展各式各樣的展覽、查閱、原文傳遞等活動，這樣既極大地豐富了學生的見聞，又有利于客家文化的保育和傳承，真正做到高校服務于地方建設和發展的目的。

第四，建立畢業生就業信息檔案，為學生就業提供服務。高校畢業生的就業問題已成為高校管理工作的重要內容，這也給高校檔案工作帶來了新的機遇與挑戰。高校畢業生就業信息檔案直接影響高校的人才培養和畢業生就業。為此，我們有必要專門針對畢業生建立檔案，為其就業提供信息服務。首先，檔案部門應做好學生的學習檔案建設工作，對學生的個人基本信息、學習成績、綜合測評、學歷學位授予等信息進行完備記錄和規范管理；其次，檔案部門工作人員應利用自身的專業優勢及計算機、網絡設備對就業信息進行搜集整理，為畢業生提供有價值的就業信息，還應針對就業形勢進行分析，對在校生和畢業生的就業進行宏觀上的指導與規劃。

2. 拓展高校檔案信息的社會服務需求

高校檔案由于其信息來源的特殊性，對社會服務需求的滿足一般包括企業對學校人才培養的咨詢和了解，校友對歷史資料的查詢、復制，個人或團體對特定歷史檔案資料的查詢等，其中，高校檔案工作最應重視的一項社會服務是高校科研成果的推廣應用服務。高校是科研活動的重要基地，高校檔案部門掌握了許多先進的科研成果資料。檔案部門應通過宣傳教育、出版編輯，講座研討，技術推廣等多種方法相結合，多途徑地開發利用這些科研成果，促進科技成果轉化為現實生產力，更好地服務社會。

二、信息化對高校檔案建設的要求

1. 高校檔案信息化要注重信息資源的整合

高校設有多個職能部門，每個部門都有各自的信息收集和管理，彼此互不相連，造成信息的割裂。在學校的檔案信息建設過程中，應注重個信息系統的整合，形成一個有機統一的整體。

2. 高校檔案信息建設應充分利用網絡提供服務便利

網絡是信息時代最重要的交流渠道，高校檔案也應該順應這一趨勢，加強檔案網站建設，利用網絡為校內師生、社會群體提供便捷的服務。檔案網站建設的服務包括信息的發布和共享，同時應提供信息的在線咨詢服務，注重雙向溝通渠道的建設有助于完善檔案工作。

3. 高校檔案信息化過程中需要注意兼顧信息公開共享與信息保密的要求

一方面，高校檔案信息中的一部分內容適宜公開，以利于社會進步，利于科學技術的推廣和發展，促進社會文化建設，檔案部門在處理這部分內容時要充分考慮到信息傳遞的渠道暢通，以發揮信息的最大效用。而高校檔案中也包含有設計專利、機密或個人隱私等不宜公開的內容，檔案部門應注意這部分內容的保密工作，以維護學校和個人的利益不受侵害。

4. 高校檔案信息化對檔案人才提出更高要求

信息化工作對檔案人才也提出了要求，一是檔案館要增加編制，滿足檔案工作深入發展和檔案規模擴大的需要，二是檔案館要加強人才培訓和繼續教育，形成合理的知識結構，掌握最新的專業技術和理念。

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責任編輯 龍建剛