醫(yī)院圖文檔案管理存在問題以及對策研究

【摘 要】隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及醫(yī)療體制的不斷改革、新時期全新的發(fā)展形勢對我國醫(yī)院的圖文檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。醫(yī)院圖文檔案管理的科學性直接關系到醫(yī)院自身管理體系的完善，從長遠角度來說更關系到我國醫(yī)療體制改革的最終成效。為此，本文嘗試從當前我國醫(yī)院檔案管理的存在的問題入手，對于具體的改革策略進行簡要地論述。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案管理；問題；對策

檔案管理是醫(yī)院整體管理系統(tǒng)中不可或缺的重要組成部分，檔案作為醫(yī)院運行的基本資料，有著自身形成、傳遞、儲存以及最終利用的完整過程。醫(yī)院的檔案特別是圖片與錄像資料檔案的管理，在新時期更有著與普通文字資料所不能代替的重要作用。醫(yī)院圖文檔案記錄了醫(yī)院自身發(fā)展的全部歷程，其能夠從不同的側面反映各個時期以及不同的社會背景下，醫(yī)院整體經(jīng)歷的重大事件、工作、任務以及成績等等。醫(yī)院檔案資料中的圖片與錄像資料更是一部鮮活的歷史畫卷，其能夠在全新的時期為當前的工作提供重要的參考，對于促進行業(yè)自律與醫(yī)療體制的改革有著重要的指導和促進作用。因此，在新時期的新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作者必須要切實從當前工作中存在的問題出發(fā)，找出提升檔案管理水平的具體對策，從而促進醫(yī)院檔案管理的制度化、科學化、標準化與規(guī)范化。不斷創(chuàng)新檔案管理的方式方法，與時俱進，使醫(yī)院的檔案管理服務更好地適應醫(yī)療體制改革的新形勢。

1 當前我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

從當前的情況來看，我國多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中普遍存在著對于檔案工作重視不足、工作人員整體素質不高、管理機制不合理以及人力、物力投入不足的問題。這些問題的存在可以說嚴重地制約著醫(yī)院檔案管理的科學化發(fā)展。

1.1 對于檔案管理工作的重視不足

相比于醫(yī)院的其他與醫(yī)療直接相關的業(yè)務內容，檔案管理這看似“二線”的管理工作始終未能得到醫(yī)院的高度重視。多數(shù)醫(yī)療工作者與管理者缺乏檔案意識，造成了檔案做的豐富卻利用率極低的問題。而這種現(xiàn)象在當前我國的大部分醫(yī)院中已經(jīng)十分普遍。“重臨床，輕檔案”成為了醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的一個瓶頸，特別是醫(yī)院的相關管理者，未能夠從本質上認識到檔案工作對于醫(yī)院整體管理的重要意義，在管理方面消極懈怠，致使一些重要的醫(yī)院管理與活動資料在不同的環(huán)節(jié)從個人手中流失，使得許多珍貴的資料失去了其本身的價值。在檔案管理的改革方面更加缺少力度，未能將檔案管理工作置于重要的工作議程之中，對于檔案信息化開發(fā)重視不足，這也成為了醫(yī)院檔案管理利用率不足的直接性原因。

1.2 檔案管理隊伍整體素質有待提高

多數(shù)人對于檔案管理有著錯誤的認識，認為檔案管理并不具備較高的技術含量，并認為具有簡單管理基礎的人就能夠勝任。事實上檔案管理工作本身是一個復雜而系統(tǒng)的工程，對于檔案管理人員的綜合業(yè)務能力有著較高的要求。檔案管理工作者不僅要具有扎實的檔案管理理論基礎，同時還必須要掌握較高的聲像、圖文等多種內容的軟件處理技術，檔案管理人員本身要具備一定的檔案敏感性，要掌握各領域的多方面知識。然而從當前我國醫(yī)院的檔案管理人員隊伍構成來看，管理人員的年齡普遍偏高，未能吸納掌握先進知識與管理技術的青年人才參與到管理隊伍中來，現(xiàn)有的管理人員多數(shù)知識面較為狹窄、缺乏創(chuàng)新意識，未能對檔案進行系統(tǒng)的整理與開發(fā)，僅僅在“存儲”環(huán)節(jié)上發(fā)揮了作用，從這一點來說，我國醫(yī)院檔案管理的整體工作隊伍的綜合素質還有待提高。

1.3 圖片與錄像資料管理不科學

在醫(yī)院的檔案管理中，圖片與錄像資料是非常珍貴的檔案財富。圖片與錄像資料能夠真實的再現(xiàn)資料場景，準確的提供有效的歷史依據(jù)與重要參考，因此在對其保管的的過程中則更要特別重視。然而從當前情況來看，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理模式仍然十分傳統(tǒng)，還未能建立起專項的圖片與錄像的分類管理體系，缺少高效率的檢索和存儲系統(tǒng)，這也造成了資料圖片與錄像管理的混亂與無序，大量的文件資料在檢索的過程中消耗了工作人員較多的精力，這對于提高工作效率，發(fā)揮圖片與錄像資料的作用來說是非常不利的。

1.4 檔案工作投入不足

當前我國多數(shù)醫(yī)院都不同程度地進行擴建，在醫(yī)療規(guī)模不斷提升的同時，許多醫(yī)院開始高度重視經(jīng)濟效益的提升，因此在醫(yī)院擴建方面投入了大量的資金。這在一定程度上導致了對于檔案工作的投入不足問題。再加之管理者對于檔案工作的重視不足，檔案管理工作場所被擠占等等，致使檔案管理所需的先進設備無法快速更新與引進，在人力與物力方面的投入不足直接造成了檔案管理的數(shù)字化程度不足，一些醫(yī)院甚至還存在紙質資料無處存放的尷尬現(xiàn)象，關于圖片與錄像資料的管理未能建立統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，在保存方面原始而簡單，這與當前信息化、網(wǎng)絡化以及系統(tǒng)化的電子辦公時代的全新要求是不匹配的。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的具體對策

2.1 轉變思想，提高認識

全面到來的現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)發(fā)展形勢，對于醫(yī)院的檔案管理工作提出了全新的要求，因此，我們必須要積極轉變陳舊思想，提高對于醫(yī)院檔案管理工作重要性和必要性的認識。積極主動地將檔案管理工作置于醫(yī)院工作的整體議程之中。扭轉以往對于檔案管理工作漠視和忽視的錯誤做法，真正地將醫(yī)院檔案管理工作視為是醫(yī)院工作的重要組成部分。人的意識決定著行動的方向，只有不斷提高認識，創(chuàng)新思想，才能夠予以醫(yī)院檔案管理工作新的生機和希望。而轉變思想、提高認識也是新時期與醫(yī)療改革實現(xiàn)同步的重要精神舉措。

2.2 不斷提升檔案管理工作者的業(yè)務水平

檔案管理是一個系統(tǒng)化的復雜工作，對于檔案管理工作者的業(yè)務素養(yǎng)要求較高。因此，作為檔案管理工作者必須要首先對于本職工作予以崇高的敬仰，要尊重歷史、尊重資料，要用無限的敬業(yè)和奉獻精神投入到檔案管理的工作中去。其次，檔案管理工作者還必須要具備一定的政治意識與保密意識，在嚴格進行自我要求的同時，還要不斷地參與相關專業(yè)知識的后續(xù)學習。醫(yī)院要積極為檔案管理工作者的學習和深造創(chuàng)造條件與機會，可以通過專業(yè)培訓、專家講座、實地考察、進修學習等多種形式，進一步加強檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，促使相關管理人員能夠從職業(yè)操守出發(fā)，愛崗敬業(yè)，扎實提高自身的檔案管理理論與實踐水平，提高自身在計算機、網(wǎng)絡信息以及外語等多方面知識的掌握和運用能力。此外，檔案管理工作者還要深入到醫(yī)療工作的一線中去，收集臨床工作的相關信息，這對于檔案管理工作人員素質的提升來說是十分有效的補充。

2.3 不斷完善醫(yī)院檔案管理的機制建設

醫(yī)院要積極建立科學化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的檔案管理體系，不斷完善相關的制度與規(guī)范，在醫(yī)院上下實行統(tǒng)一的檔案管理模式。要積極建設檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，形成一個完善的檔案管理信息中心。在檔案管理方面明確各部門職能，使檔案管理部門成為軸心，各部門予以積極配合，從而明確責任，使檔案管理更加公開化與透明化，以便于對于檔案信息資料的跟蹤檢查。此外還要高度重視檔案資料的開發(fā)與利用，進一步提升檔案資料特別是圖片與錄像資料的使用價值，從而更好地為醫(yī)院管理及患者服務。

2.4 加大投入力度，為檔案管理創(chuàng)造條件

醫(yī)院要進一步提高對于檔案管理工作的人力與物力投入，積極引進全新的檔案管理設備，加大先進人才的引入力度，為檔案管理創(chuàng)造更好的物質和精神條件。首先要與具有一定實力的軟件開發(fā)機構合作，為醫(yī)院檔案管理建立科學化的檔案管理軟件系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)與醫(yī)院整體網(wǎng)絡系統(tǒng)并聯(lián)，要積極建立圖片、錄像、文本、科研等多種類型檔案的檢索目錄，掃描原文存儲入計算機系統(tǒng)，使檔案的收入、分類、整理、存儲、開發(fā)以及利用能夠更加便捷與高效。這樣一來不僅節(jié)約了大量的工作時間，同時還解放了工作者的雙手，管理人員可以將更多的精力投入到相關業(yè)務知識的學習和科研當中。另外還大大降低了人工保管和檢索檔案的錯誤率，有效地延長了檔案的存儲和使用壽命，更好地保護檔案。

結論：綜上所述，在新時期的新形勢下，加強醫(yī)院檔案管理工作模式的改革是非常必要的。改革與創(chuàng)新是新時代的全新主題。因此，作為醫(yī)院檔案管理工作者，我們必須要深刻認識到當前工作中存在的問題，從而有針對性地提出行之有效的改革對策，加強體制調整，在信息共享的基礎之上，實現(xiàn)醫(yī)院各級檔案管理的橫向網(wǎng)絡關聯(lián)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化與科學化，從而更好地滿足醫(yī)院日益提升的醫(yī)療、教學以及科研工作的多種需求，為促進我國醫(yī)療體制的整體改革作出重要的貢獻。

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