轉變觀念 科學管理 打造現代化檔案信息庫共享平臺

新時代檔案管理的目標是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。檔案信息資源的收集與利用實際上就是檔案工作的“兩個體系”，如何建設一個布局合理、運行高效的檔案信息資源體系和檔案利用服務體系，更好地服務于“三個文明”建設，值得我們檔案工作者認真探索。

一、將現代化檔案資源體系建設作為檔案館的基礎工作

為將現有的檔案“資源”逐步轉變成發展“資本”，從而進入檔案“資訊”時代，檔案局在過去的一年里，進行了孜孜探索，并創新性地提出“內生驅動、創新轉型”的發展戰略，以及推進檔案質量標準、技術服務、資源管理、資訊平臺等體系建設，為現代化檔案資源體系建設總體構架的提出，進行了充分的研究和論證：一是加大特色檔案的收集力度。實行主動收集、創造收集，創新載體，建立網絡，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的檔案資料，構建系統完善的文化資源中心。二是開展檔案資源集約化管理試點。選定一個城市區作試點，對區內機關、企事業單位所有門類、載體的檔案資源實行集中統一管理，探索紙質檔案移交、寄存、電子文件即時歸檔的集約化管理服務模式。三是自主開發檔案管理軟件，逐步構建檔案資訊平臺。在全縣推廣規范檔案管理軟件的安裝使用，2012年建成10家縣直機關數字檔案室，強化檔案網站的資訊服務功能，實現數字檔案信息的安全存儲、永久保存及檔案信息資源網上利用和社會共享服務。

二、檔案信息的合理利用

1.打破舊觀眾，樹立新理念

各級綜合檔案館，要徹底打破守舊思想觀念，轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務，輕為群眾服務的傳統觀念和認識，樹立人民群眾是歷史創造者的唯物史觀、樹立以國家綜合檔案館為主體、樹立人民群眾是檔案所有者三種新的理念。

2.探索檔案管理體制創新之路

檔案行政管理部門要走出一條制度創新之路，進一步強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制，及時修訂與現實需要不適應的法規、技術標準。同時，在全社會開展與新時期檔案管理與利用相適應的檔案普法宣傳教育工作，以創造一個有利于新時期檔案管理與利用的社會環境。探索檔案管理體制創新之路，從體制上調整部門綜合檔案室、專門檔案館與同級綜合檔案館的關系，將其他檔案室作為為綜合檔案館的分室。這樣的體制創新不僅有助于制止綜合檔案館功能弱化的勢頭，增強綜合檔案館核心地位，而且對于提高綜合檔案館在我國檔案事業中的主體地位來說也是必需的。如有些地區將城建、土地、房產檔案并入綜合檔案館，就是為順應新形勢下對檔案工作要求而作出的大膽嘗試。

3.建立覆蓋人民群眾的檔案資源利用服務體系

建立方便人民群眾的檔案利用服務體系，檔案資源建設是主體。對檔案資源進行整合就是要突破其來源（各種所有制、級別的機構法人或自然人而形成）的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優勢，最終實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求，在見證歷史、傳承文化和維系國家的長治久安方面會具有廣泛而長久利用價值，成為對區域可持續發展所必需的信息資源，成為公共信息資源的重要組成部分。綜合檔案館作為縣委和政府直屬的文化事業機構，亟須在國家檔案資源整合方面唱好集聚與輻射這臺重頭戲。要以館藏檔案“全覆蓋”為預期目標，打破檔案資源部門分割的局面，將各類專業檔案和其他領域的民生檔案，按一定方式集中到檔案館統一管理、統一利用，建立以國家檔案資源為主、非國家檔案資源為輔的公共服務資源庫，最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發揮全方位的輻射作用，使檔案館成為真正意義上的檔案集聚中心和檔案信息社會共享平臺。

4.在增強開放、服務上實現創新突破，提高利用服務效率

（1）建立方便快捷的檔案信息開發體系。建立方便人民群眾的檔案利用服務體系，檔案信息化建設是手段。縣級綜合檔案館要以檔案信息化建設為重點，強化檔案信息開放開發功能，大力推進檔案信息化建設，本著“利用優先、分步實施”的原則。一是要進一步完善檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，各單位檔案建成檔案目錄中心，有序推進數字檔案館工程，逐步建立起區域內、多層次、分布式、規范化的各類檔案數據庫群，并通過各類信息網絡平臺實現檔案信息資源共享；二是制定一個致力于以社會效益為價值取向的文化發展和文化創新策略，積極推進檔案信息產品的專題開發和加工，深化檔案信息資源的開發和利用；三是提升檔案網站服務功能，建成自己的檔案網站，配合已公開現行文件中心的建設，實現已開放檔案的微機檢索，逐步做到各單位實現電子文件歸檔，各級各類檔案館實現電子檔案的接收保管和利用。

（2）建立優質高效的檔案公共服務體系。服務是檔案工作永恒的主題，檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在于服務。檔案利用體系建設應堅持以服務為主線，不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現實。

在經濟不斷發展中，檔案部門要認真牢牢抓住檔案工作的“收、管、用”三個關鍵環節，將檔案工作建設與現代化要求結合起來，將檔案工作與服務經濟社會發展、服務人民群眾有機統一起來，努力探索檔案工作新機制、創新檔案工作新模式，不斷提升檔案管理、服務新水平。