新建企業會計電算化初始化工作之我見

張桂先

摘 要：會計電算化初始化工作是會計信息系統中一項極其重要的工作，這項工作是確保財務系統正常有效運行的關鍵所在。由于會計電算化的初始化工作只能進行一次，并且對后期的會計核算工作有極大的影響，本文針對新建企業，談談自己在會計電算化初始化工作中的一些體會和建議。

關鍵詞：會計電算化；初始化；科目設置

中圖分類號：F8 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0244-01

會計電算化已經在各企事業單位財務系統中廣泛運用多年，就應用效果來講，不少單位電算化應用效果并不盡人意，究其原因，除領導觀念、重視程度、經濟實力、人員素質等因素外，還有一個極為重要的首要環節就是會計電算系統的初始化工作不到位。由于會計電算化的初始化工作只能進行一次，并且對后期的會計核算工作有極大的影響，許多單位在初始化工作中考慮不足，各種設置不到位，嚴重制約了后期會計核算的速度和質量。俗話說“萬事開頭難”，對于一個新建企業的會計電算系統初始化工作來講，更顯得尤為重要，下面我針對新建后轉入生產經營的企業，談一點自己在會計電算系統初始化工作中的體會和建議。

一、會計電算系統的初始化準備階段

（一）全面考慮、總體規劃，設計適用于本單位的會計核算體系及會計核算流程。對于新建企業來講，第一步是結合建設期特點，先考慮建設工程核算的需求，第二步是考慮建設期向生產經營期的過渡階段，滿足試生產過程的財務核算需求，第三步是考慮一個完整的生產經營型企業的全面財務核算需求。根據以上三方面的需求，設計本公司會計核算流程。重點是建設期工程核算和經營期成本核算流程。

（二）硬軟件的選擇與配置。硬件是電算化系統的基礎，在硬件的選擇上，盡可能請專業人士幫助選擇運行穩定、速度、硬盤和內存容量、信息傳送等方面能滿足需要的品質較好的硬件設備。軟件是會計電算化的主體，建議考慮國內知名的比較成熟的用友、金蝶等財務軟件。

（三）積極與開發商溝通，結合企業特點和核算流程實現二次開發功能，即實現通用型財務軟件向適用于本企業核算的專用型財務軟件的轉化。各企業要根據本企業的特點和核算要求，積極與開發商溝通，結合本企業會計核算的特點及重點，制定ERP系統中的全面財務核算流程及初始化工作流程，這是今后會計核算工作能否順利實施的一項重要基礎工作。

（四）進行人員培訓，提高人員素質，做到人人懂流程，人人會操作。會計核算流程及初始化工作流程經討論確定之后，要進行財務人員的培訓工作，讓財務人員在充分了解建設及生產經營各個環節工作流程的基礎上、熟悉財務核算流程、初始化工作流程、初始化工作內容等，按照初始化工作流程制定工作計劃，責任到人，分工明確，準備進入初始化的設置階段。

二、會計電算化系統的初始化設置

對于新建企業來講，我們除了設置滿足一般性核算需要的會計科目外，還根據企業特點進行重點會計科目的設置。

（一）滿足建設期工程核算的需求。在這一點上，我們主要在“在建工程”科目的二、三級科目上下功夫。在“在建工程”科目下分別設置了“土地”、“海域使用金”“建安投資”、“設備投資”“待攤投資”等二級科目。另外對于建設單位領用的甲供材料設置了“其他應收款—工程材料”科目，并按照施工單位進行輔助核算。

（二）滿足試生產過渡期的核算需求，在“在建工程”科目下分別設置了“試生產準備費”“試生產成本”等二級科目。

（三）滿足生產經營期核算需求，重點在成本類會計科目的設置上下功夫。我們的做法是：對于生產單位設置“生產成本-基本生產”科目歸集生產產品發生的直接費用，設置“制造費用”科目歸集間接費用和分廠管理運營費用；對于輔助單位設置“生產成本-輔助生產”科目歸集生產產品和提供服務發生的直接費用，設置“制造費用”科目歸集間接費用和本單位管理營運費用。在設置過程中充分考慮各基本生產單位和輔助生產單位特點進行三級科目和輔助核算的設置。

（四）輔助設置。輔助設置在會計科目中的應用是極為重要的，這一點是絕對不能忽視的。我們的主要設置是：貨幣資金設置現金“流量項目”輔助核算；“在建工程”設置“項目名稱”輔助核算；“固定資產”設置“資產類別”輔助核算；往來科目設置“客商輔助核算”或個“人檔案”輔助核算；成本費用類科目設置“制造成本中心”或“部門檔案”輔助核算。

（五）會計報表初始化。會計報表是會計核算的最終成果，也是會計電算化的核心部分，設置開發各種報表是初始化的一項重要工作。對于會計報表的初始化工作，我建議先設置基本會計報表，即滿足對外報告的一般財務報表。然后根據本單位管理需要設置本單位管理報表，分別滿足單位績效考核、效益評價、市場定位、領導決策等多方面的需要。在建設期我們不僅根據需要設置了在建工程明細表，還設置了在建工程——待攤投資明細表，以便領導在掌握大項工程支出的同時，也了解待攤投資各分散項目的投資情況。在各項報表名稱、類型、結構確定以后，接下來大量的工作就是報表公式設置、參數設置、勾稽關系核對等內容，在這一點上建議充分發揮團隊精神，按業務分工負責、分工設置，以實現財務報表設置工作保質保量的完成。

三、會計電算化運行過程中的補充與完善

初始化設置完成后，雖然設置是一次性的，但在系統的運行過程中，可能還會出現各種小問題，其中一些問題是可以補充和完善的，比如輔助核算考慮的不周全，不影響大級次的二、三級會計科目以及會計報表公式出現誤差修正等，總之，會計電算化系統會在不斷補充和完善過程中日趨完美。

實踐證明，會計電算化系統初始化工作是一項極其重要的工作，這項工作是確保系統以后正常有效運行的關鍵所在，希望我的初始化工作體會和建議能給同行們一點小小的啟示。