淺談民營企業(yè)檔案工作

劉威威

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-5811（2013）03-0052-01

摘要：近年來，我國的檔案事業(yè)有了長足的發(fā)展。國家在對國有企業(yè)的檔案工作進(jìn)行有效地管理的同時(shí)，也開始關(guān)注民營企業(yè)的檔案工作。筆者從民營企業(yè)檔案存在問題和成因及推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的幾點(diǎn)意見對民營企業(yè)檔案的管理情況進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè) 檔案 存在問題 成因 解決對策

黨的十一屆三中全會(huì)以來，我國進(jìn)行了全面的經(jīng)濟(jì)體制改革。隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，民營企業(yè)開始在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)重要的位置。黨的十六大也指出：“必須毫不動(dòng)搖地鼓勵(lì)、支持和引導(dǎo)非公有制經(jīng)濟(jì)的發(fā)展”。伴隨著民營企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，民營企業(yè)家們開始對諸如檔案管理之類的基礎(chǔ)性工作越來越看重。民營企業(yè)檔案管理問題也成為近十多年檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)問題之一。

近些年，不論是有關(guān)部門和檔案學(xué)術(shù)界，都提高了對民營企業(yè)檔案的管理工作的關(guān)注度，一些的文件也在相續(xù)出臺。國家檔案局在2007年還舉辦了“劍南春杯”檔案與法制知識有獎(jiǎng)競賽，以此來提高全社會(huì)的檔案意識和檔案法律意識，并促進(jìn)學(xué)術(shù)界、國有企業(yè)的檔案部門與民營企業(yè)的共同進(jìn)步。但由于歷史、經(jīng)濟(jì)、體制等原因，我國的這種檔案意識在民營企業(yè)中萌生較晚，民營企業(yè)的檔案工作起步相對落后。因此，并沒有形成完善的管理機(jī)制。致使民營企業(yè)的檔案管理工作整體處于滯后狀態(tài)，民營企業(yè)管理中仍存在這一系列的問題。以下筆者將對民營企業(yè)檔案的管理存在問題及解決措施進(jìn)行分析。

一、民營企業(yè)檔案存在問題及成因

（一）檔案管理水平存在差異。因?yàn)槲覈奶厥鈬椋駹I企業(yè)形成的途徑比較復(fù)雜，這在某種程度上也反應(yīng)在了企業(yè)的檔案管理情況上。一些有傳統(tǒng)的國有企業(yè)的改制的大型民營企業(yè)，由于其有檔案管理的基礎(chǔ)，整個(gè)企業(yè)的工作也比較規(guī)范。此外一些沿海的民營企業(yè)，有更多的機(jī)會(huì)接觸和了解國外的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，相關(guān)的部門也比較重視，因此企業(yè)的檔案的管理工作也相對規(guī)范很多。相反，一些從無到有的民營企業(yè)，大多都是家長式管理模，因此包含著家族企業(yè)的種種弊端。有些民營企業(yè)主受教育的程度較低，習(xí)慣于傳統(tǒng)的家庭式的管理理念，目光短淺， 他們看不到管理的重要性，檔案的管理工作就更不可能提上日程。

（二）檔案意識薄弱。我國民營企業(yè)是在市場經(jīng)濟(jì)的早期秩序化和法制化過程中發(fā)展起來的，這種以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為主，效率第一的觀點(diǎn)深入人心，使多數(shù)民營企業(yè)主以追求短期利潤為主要目標(biāo)。一些檔案領(lǐng)導(dǎo)只顧眼前利益，現(xiàn)代的管理意識不強(qiáng)。在這種經(jīng)營理念指導(dǎo)下，他們很難把資金投入到效益不能即見的檔案管理上。因此造成檔案管理很難能與企業(yè)的發(fā)展保持同步。

（三）檔案管理機(jī)構(gòu)及制度不健全。首先我國并沒有相關(guān)的機(jī)構(gòu)對民營企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)并提出針對民營企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)范制度。也因?yàn)槲覈駹I企業(yè)和國有企業(yè)的巨大差別而無從尋找可以遵照模式和相應(yīng)制度。因此在民營企業(yè)內(nèi)部也很少設(shè)立專門的檔案部門管理企業(yè)檔案工作，有檔案部門，也無法提出適應(yīng)本企業(yè)檔案工作的管理制度。

二、推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的意見

加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作，既是民營企業(yè)自身發(fā)展的需要，也應(yīng)該是我國檔案部門應(yīng)該關(guān)注和解決的問題。所以加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作應(yīng)該涉及兩方面問題：第一國家檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該怎樣介入到民營企業(yè)的檔案管理問題中；第二，民營企業(yè)自身應(yīng)該怎么加強(qiáng)內(nèi)部的檔案管理工作。下面我們從四個(gè)方面具體談一下這兩個(gè)方面。

（一）作為國家檔案管理機(jī)構(gòu)必須主動(dòng)介入到民營企業(yè)的管理工作中。但與此同時(shí)我們應(yīng)該注意到，民營企業(yè)是企業(yè)主自己興辦的企業(yè)，其在管理上有很大程度的自主權(quán)。因此，檔案部門的介入必須 做到“適度”原則，絕對不可影響民營企業(yè)的正常經(jīng)營活動(dòng)。檔案部門可以通過以下方式對民營企業(yè)的檔案工作進(jìn)行管理：

首先，相關(guān)部門應(yīng)該為民營企業(yè)更多的提供宏觀上的策略和技術(shù)指導(dǎo)。例如：檔案部門可以編寫一些民營企業(yè)檔案管理方面的指南，來指導(dǎo)民營企業(yè)的建檔工作；通過檔案網(wǎng)站等宣傳手段加強(qiáng)企業(yè)主的檔案意識，讓民營企業(yè)主充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，樹立企業(yè)的檔案觀；派業(yè)務(wù)精通的檔案人員到民營企業(yè)內(nèi)部指導(dǎo)工作，也可根據(jù)民營企業(yè)的意愿，為企業(yè)挑選和培訓(xùn)檔案管理人員。

其次，檔案部門應(yīng)該意識到民營企業(yè)的檔案管理的自主，必須是法律框架下的自主。前國家檔案局局長毛福民就提出過： “要針對民營企業(yè)檔案管理中存在的問題和違法行為加大執(zhí)法檢查和查處力度，突出在監(jiān)督重點(diǎn)，確保檔案安全。”第一，各級檔案行政部門要依據(jù)檔案法等法律法規(guī)，盡快建立健全適合民營企業(yè)單位檔案管理辦法和檔案工作規(guī)章制度。第二，在統(tǒng)一必要的管理辦法和規(guī)章制度外，還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的檔案管理特點(diǎn)，形成具有特色、方便民營企業(yè)操作的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（二）作為民營企業(yè)自身，必須做到知法、守法、執(zhí)法，履行《檔案法》規(guī)定的義務(wù)，確保企業(yè)檔案的安全，依法做好企業(yè)的檔案工作。并在相關(guān)法律法法規(guī)的基礎(chǔ)上制定適應(yīng)本企業(yè)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案歸檔齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用便捷。民營企業(yè)還要逐步加強(qiáng)企業(yè)的檔案意識，樹立檔案管理與企業(yè)競爭需要相適應(yīng)的觀念。圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)工作，積極開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)提供利用，為企業(yè)增強(qiáng)競爭能力、提高經(jīng)濟(jì)效益。有條件的民營企業(yè)還應(yīng)該積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)，倡導(dǎo)企業(yè)實(shí)行檔案、信息、圖書、資料四位一體管理的新方式，逐步建立與企業(yè)信息化建設(shè)水平相適應(yīng)的企業(yè)檔案信息化管理，充分發(fā)揮企業(yè)信息整體的優(yōu)勢。

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