淺析信息公開環境下的檔案保密工作

王芳

摘要：檔案是國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的，有價值的，各種形式的歷史記錄。檔案管理工作是一項管理性、服務性、政治性的工作，不僅對個體單位的工作生產有意義，也對國家建設和國民經濟發展具有現實、長遠的意義。面對現代檔案管理中呈現的復雜化，多樣化和具體化的特點，我們對新時期檔案管理工作提出了新的要求，尤其是檔案的保密工作。本文將從當前檔案保密工作中存在問題入手，分析其成因，最后就如何進一步做好檔案保密工作提出合理化建議。

關鍵詞：檔案保密 存在問題 解決途徑

我國檔案工作，經歷了從“封閉型”管理到開放式服務，從人治到法治、重保管到重服務、傳統管理到現代化管理的轉變。新時期檔案工作的地位和作用日漸凸顯，但隨之而來也面臨著一些挑戰：如何管理好檔案中一些涉及國家秘密的文件資料、科技成果、經濟數據，如何應對辦公自動化和通訊技術的發展對檔案保密技術手段提出的新要求等。一方面，這需要我們對檔案管理工作予以充分的重視，另一方面需要我們不斷提高完善檔案管理能力。以下是筆者對檔案保密工作的一些粗淺的認識與思考。

1 我國檔案保密工作中存在的問題

1.1 保密制度還不健全，管理還不規范 目前在檔案管理過程中，還存在如下問題：職責不明確、沒有落實到位，未明確好檔案保管期限與保密期限兩個概念，絕密檔案的保管工作不規范；調用檔案時監督工作存在漏洞。現階段，國內通用的《檔案法》對機關、團體、企事業單位等社會組織檔案的移交以及檔案信息的開放管理尚有漏洞，致使約束力度不夠，而且國家尚未出臺關于公民使用機關檔案室檔案的規定。制度的缺失使機關單位的檔案保管行為缺乏正確的認知和有效的約束，各機關對本單位的檔案信息的保管與利用有很大的隨意性，嚴重者會在利益的驅使下將本應保密的檔案信息公布于眾，使國家的檔案事業陷入不利的輿論環境中，甚至有可能助長官僚之風，滋生腐敗行徑。

1.2 保密意識淡薄，缺乏保密安全教育 長期以來，國人對檔案缺乏概念和理解，直到1987年9月5日我國制定頒布《中華人民共和國檔案法》才對檔案的定義有了一個比較一致的認識。但是該法只是對檔案管理的專門人員有指導性、約束性的意義，而對于檔案開放，使用過程中的相關人員沒有起到很好的普及作用。在實踐中，檔案利用者很多情況下不出示（不帶）有效證件，有些單位派工作人員查檔不帶介紹信；有些利用者認為檔案記錄與事實有出入，要求檔案管理員更改檔案記錄。有些利用者甚至認為檔案中記錄了和自己有關的事，本人完全有權利查閱而不必經過管理部門同意等等。這些并非個別現象，在這樣的環境因素下，要讓檔案利用者履行檔案信息的保密義務難度是相當大的。

1.3 信息、通訊技術發展帶來的挑戰 檔案是人類歷史最重要的載體之一，它通過自己的記載，向后人揭示歷史的真相，而檔案本身也不斷發生著變化。長期以來紙質檔案作為我國檔案的主要載體一直占據著重要的位置，工業社會后開始出現聲像檔案，如照片，影片，錄音帶，錄像帶等。隨著信息時代的到來，檔案載體又發生了革命性的變化，產生了以代碼形式記錄在磁盤、光盤上，并依賴計算機和現代通信手段傳播的電子檔案。電子檔案的產生直接影響檔案工作的管理、運作方式，對傳統檔案保密技術提出了挑戰。一些檔案在保存和傳輸過程中很容易出現泄密的情況，例如使用紅外線、無線電技術、激光等手段通過互聯網竊取檔案信息。特別是近幾年來，國際上圖書館界與檔案界在多項領域均有合作，逐漸強化了圖、情、檔一體化的發展趨勢，隨著信息技術和網絡的發展，圖、情、檔三者又出現了融合的趨勢，國外許多檔案機構與圖書機構進行了聯合或者整合，目前我國還未建立完善的技術保密手段以應對信息、通訊技術發展所帶來的挑戰。

2 完善檔案保密工作對策

2.1 建立和完善檔案保密制度

2.1.1 正確處理好檔案保密與利用的關系。作為本國公民，每個人都有責任、有義務保守國家機密，尤其是檔案管理者，更應該履行好崗位職責。大多數檔案管理人員都具有良好的職業操守，都能對檔案資料進行保密管理，但受傳統思想觀念的影響，檔案信息的利用率都比較低。由此產生某些弊端：大部分檔案信息雖然保管得當，但實際應用率低下，很多檔案雖然有利用價值，但因上級規定等諸多因素長期束之高閣，大量檔案資源嚴重浪費；領導思想觀念保守，致使檔案不能充分利用；大多數檔案管理者始終從事保管等事務性的工作，其專業知識和個人才能無用武之地。鑒于此，要求檔案管理者在對檔案資料進行保密管理的同時，還應該徹底履行工作職能，多角度、全方位地探尋檔案信息利用途徑，以提高領導決策的科學性。當前，機密檔案往往因高度的保密級別而重管輕用。利用是檔案保密的主要目標，在保證檔案資料完備的情況下，應該推行開放化管理，可以設定固定的時間、地點或開放范圍，有計劃地利用，重保輕用，檔案資料便如“廢紙”一般不再具有利用價值，也就失去了作為檔案的價值。筆者建議檔案應該有節制的利用。應該基于保密性的要求劃分利用的地點和時間段，以確保檔案的完整性，避免檔案資料破損。由此可見，保密與利用對于體現檔案價值來說具有非常現實的意義。

2.1.2 加強對檔案使用的保密監督。一般來講，檔案使用規章制度涉及外借制度、閱覽制度和復制制度等。基于檔案管理機構的現實條件，可將檔案利用人群分出層次，依據人員層次設定相應的利用范圍及審批流程，以提高檔案信息的利用率。在檔案信息實施開放性管理的同時，還要注重保密工作，比如開放前的基礎工作、檔案的審查和解密工作。

①基礎工作：將現有的檔案資料分門別類整理匯總，確保檔案資料編目清晰、組卷科學、排列系統，提高開放檔案案卷的內在質量；建立編制檢索工具、健全檔號，方便檢索和管理；重要的檔案信息可通過拍照、影音或抄錄的方式提前做好備份。②檔案的審查工作：檔案開放前必須經過審查，這對于保障檔案信息的完整性十分關鍵。審查的目的是準確區分和評定檔案的開放程度及其適用范圍。一般來講，審查工作分為初審、中審和終審三個步驟進行。a初審。檔案保管人員應根據標準，逐件審查可開放的檔案資料，對開放程度和應用范圍作出初步評定；b中審。初審環節未作出準確評定的檔案資料，交由業務經驗豐富的管理人員進行定性審查；c終審。由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。③做好檔案的解密工作。根據《保密法》規定，保密的等級的劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定明確解密的法律主體。《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”即解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。同時，要嚴格按照檔案保密的時效性，對開放的檔案進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

2.2 加強檔案保密的宣傳、教育工作，建立高素質的檔案管理隊伍 針對在檔案管理工作中存在的保密意識淡薄，缺乏保密安全教育等問題，我們應該一方面對檔案使用者加強宣傳、教育工作；另一方面，從檔案管理工作的內部入手，強化對檔案管理人員的管理，建立高素質的檔案管理隊伍。公民在依法享受公共檔案信息知情權、使用權的同時，也要履行對秘密信息保密的義務。在實際檔案利用過程中，如何處理好二者的關系，是檔案利用過程中“最關鍵、難度最大”的一個問題，同時也是一個法律問題。加強保密工作不僅需要完善檔案法制建設，同時也需要相關管理部門積極作為，落實宣傳，嚴格執法，營造檔案社會環境。對于檔案使用者應嚴格禁止其不出示（不帶）有效證件、不帶介紹信、擅自要求更改檔案記錄、未經管理部門同意擅自查閱等行為，并將該行為向相關單位或其上級主管單位通報和反應。要擴大《中國檔案報》等相關刊物的宣傳、普及力度，增加公眾對于檔案的了解，要積極鼓勵、提倡將檔案使用、保密相關課程作為選修科目納入到教學體系中。

檔案管理人員，是執行制度的直接貫徹者、實施者，對檔案的安全負有不可推卸的責任。這就要求管理人員必須具備較高的素質，要有高度的責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律，有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。檔案管理人員要忠于職責，維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂；管理人員要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護，防止利用者損毀、涂改、偽造檔案。檔案管理人員還應分析利用者的情況和利用效果，檢查被利用的案卷，督促利用登記制度的落實。

2.3 提高檔案保密的技術手段 信息時代的到來對檔案管理的運作方式、保密技術影響重大。一方面，計算機在檔案管理中得到了廣泛的應用，隨之產生的計算機文檔一體化管理、檔案網絡以及檔案論壇的出現給現代檔案管理工作帶來了新的要求。另一方面，電子檔案在保存和傳輸過程中很容易出現泄密的情況，傳統管理模式已不能適應新形勢和新技術發展的要求。面對新時期出現的變化，政府應根據自身實際情況制定，完善，規范，補充相關的法規，對聲像檔案的收集內容、信息采集時間和方式、整理方法、移交時間、儲存格式、條件都做出詳細規定，并對管理人員實現問責制，保證實際工作中有法可依；檔案管理部門要從源頭上控制聲像檔案接收工作，應明確規定聲像檔案由形成部門負責收集整理、存儲，并要求提供的原始材料符合相應的規定；各級檔案管理部門都應重視檔案管理現代化，加大對設備的投入，注重復合型人才培養，加強人才隊伍建設；引進和學習國際上檔案保密的先進手段，完善國內檔案網站建設。

3 結論

檔案保密工作是黨和國家事業的重要組成部分，隨著經濟和社會的不斷發展，新時期檔案工作的地位和作用也顯得日益重要。目前我國在檔案保密工作中還存在制度不健全，管理不規范，保密意識淡薄，保密技術落后等問題。針對這些問題，本文提出了健全和完善保密制度，加強檔案使用中的監督，加強宣傳教育工作，培養和建設高素質檔案管理隊伍等合理化措施。我國檔案工作還處在建設、摸索中，隨著我們的檔案工作不斷在實踐中豐富、完善，必將為國家建設和經濟發展做出更大貢獻。

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