應對電子檔案 創新檔案管理

李振輝

摘 要：信息化快速發展的同時，產生了數量龐大的電子檔案，而相當多的電子檔案正處于失控狀態；如何面對電子檔案帶給管理者的挑戰，擔負起延續歷史、傳承文明的重任，成為檔案管理者探析的問題。

關鍵詞：信息化；電子檔案；管理創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2013）09-0152-02

近年來，世界各國信息化發展進入了快車道，我國的信息化應用也進入大發展階段。新技術的應用為社會各行各業帶來極大的便利，但與此同時產生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應對新的問題與挑戰，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創新檔案管理。

一、電子檔案產生的背景

自從1946年，世界上第一臺計算機誕生以來，信息技術的發展可謂日新月異。與此同時，電子文件的的飛速發展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認為，紙張的發明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當下，正在發生的電子文件代替紙質文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發生了變化，但是本質卻是同樣的。

那么，就出現了一個問題，這個問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發生了載體轉變的巨量的電子檔案如何有效管理？

二、電子檔案管理的現狀

（一）電子檔案更難鑒定

國家檔案局在2003年7月28日頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。”那么，問題是，隨著各行各業信息化技術的應用，例如不同辦公管理軟件的應用，由此產生了不同形式、不同規格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。

竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質上一致的。傳統的紙質檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價值的非現行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應當是具備了一定的保存價值和利用價值的電子文件，并且被歸檔。與傳統紙質文件進化為文書檔案不同的是，電子文件在轉化為電子檔案的過程中，還應當具備兩個特性：一是必須為真實可靠的反應人們生活工作的原始記錄，同時還要具備內容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應當局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因為，隨著新技術的革新，或許經過一段時期，會發生因為人們讀取信息設備的改變，而導致今天我們花費了大量人力物力所保存的電子檔案出現無法順利利用的囧態。“我國90年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀80年代開展的一次重要的全國普查活動的99%的原始數據已經丟失，某市政府大批20世紀80年代生成的電子文件無法讀取[1]。正因為上述原因，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統的紙質文件更加困難。

（二）電子檔案管理失控

通過了解，現今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據）另外，各個電子檔案產生單位沒有相應的電子檔案管理制度。

正所謂，沒有規矩，不成方圓。因為沒有相關制度，各單位的電子檔案要么沒人管理，要么處于不科學、無序、混亂的管理狀態，甚至于因為各種原因，導致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無法彌補的遺憾。可見電子檔案管理已經失控。

（三）電子文件法律體系欠缺

在許多國家，電子文件的證據效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業務活動證據。在1998～1999年美國司法部針對微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據大多數是電子郵件，美國司法部一位高級官員說，電子郵件正是這次訴訟的一場革命[2]。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。

（四）電子檔案歸檔率很低

我國目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費。據四川省政府估計，推行無紙化辦公，一年可節省紙張約630萬張[3]。在國家愛積極倡導綠色環保的今天，僅從保護環境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質文件都是應當被加快推廣；科學技術是第一生產力，相比電子文件及電子檔案的應用，傳統的紙質文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。

（五）檔案人才匱乏

所有的工作都是圍繞人開展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國電子文件管理沒有相應的職業，其中大多數是非計算機專業的人員兼職收集檔案，即使是專業的檔案員也很少在具備檔案管理知識的同時具備較好的計算機技術，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質的管理隊伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國電子檔案管理事業的可持續發展。

三、電子檔案管理創新

（一）管理理念創新

面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現，甚至于趨向替代傳統的紙質文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態迎接新生事物挑戰。

（二）領導組織創新

信息化發展到今天，在電子文件逐漸取代傳統紙質文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發揮領導者的組織創新管理能力，縱觀歷史，優秀的人才在歷史的某個階段產生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，而只有領導干部帶頭組織開展信息化建設工作，才能有更有效地管理信息化工作產生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質的電子檔案材料，為形成高質量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。

（三）管理機制創新

檔案的管理是一項長期性、系統性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效開展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家帶頭起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應及時的，結合本行業、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設事業持續地保駕護航。

（四）人才管理創新

任何事業的發展，都離不開人才的培養，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質較高，專業素養較好的的管理隊伍。目前，因為各種原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會地位不夠高、人們認知度偏低等原因，導致檔案管理部門很難吸引到高學歷、高素質的專業技術人才，現有的檔案管理人員往往是其他部門臨時調入檔案機構的。因而，應該從國家層面上制定相關鼓勵政策，比如落實對檔案工作者有毒有害物質保護的待遇，加大對檔案工作者學習與培訓，尤其是從政策和資金上鼓勵涉及到電子文件及電子檔案信息化技術研究與開發方面的研究，在各類大專院校開設檔案學專業的基礎上，進一步設立檔案信息類的公共選修課，培養年輕一代對檔案、電子檔案的認知，從而逐漸提高全社會對檔案工作的了解。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻：

[1] 馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[2] 王嵐.無法回避的挑戰，必須跨越的巔峰——迎接電子檔案的降臨[J].檔案學通訊，2000（1）.

[3] 劉佳.無紙化推行，四川據電子辦公時代有多遠[N].四川日報，2008-06-19.