淺談數字檔案室建設

焦建華 石星

湖北省疾病預防控制中心檔案信息化建設已經開展十幾年，檔案信息化建設取得不斷的發展，為檔案工作服務于疾控事業提供重要保障，并日益成為本單位檔案工作的重點工作之一。隨著檔案信息化進程的加快，數字檔案室已經成為檔案信息化建設的重要目標。

一、數字檔案室的基本定義

數字檔案室是指運用數字設備和技術，收集、管理、利用檔案信息的數字化、信息化、網絡化的系統，是以檔案目錄數據庫和全文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介提供利用服務的虛擬檔案室。

對數字檔案室的理解，有不少人認為數字檔案室就是紙質檔案的數字化加工，這是一種理解的誤區，紙質檔案數字化加工只是數字檔案室建設的一部分。數字檔案室不僅僅是簡單的建立一套檔案管理系統，也不是僅僅完成紙質檔案的掃描即可，它是按照信息化環境下檔案工作的新要求和新特點，通過多個部門的協同、配合，從檔案管理體制、標準規范、信息化基礎設施、檔案數據資源采集、管理和開發利用等方面全面變革傳統的檔案管理模式，建立一套管理現代、服務便捷、流程一體的全新的檔案管理模式。

二、數字檔案室建設的必要性

1、數字檔案室建設是實現檔案信息化的必然要求。數字檔案室建設對推進檔案信息化建設，加快本單位數字檔案室建設的步伐，促進檔案室的檔案信息化進程，更好地為本單位各項工作發展服務，有著重要意義。

2、數字檔案室建設是電子政務建設的必然要求。隨著信息技術的迅猛發展，電子政務是發展的趨勢。檔案工作承擔著維護檔案的完整與安全，便于利用的職責，它是政務工作的一種，因此將計算機網絡技術應用于檔案領域，提供在線信息服務，實現電子化管理勢在必行。

3、檔案數字化已作為一項業務建設項目列入省檔案工作規范。湖北省檔案局《關于印發〈湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評審辦法〉的通知》（鄂檔[2012]194號）中，對基層檔案室的檔案數字化作了具體要求：如創建檔案工作湖北省AAA級的單位必須實現“利用計算機、網絡提供高效、便捷的檔案查詢、遠程利用”。因此檔案工作規范管理更上一層樓，就必須做好檔案數字化工作。

三、省疾控中心數字檔案室建設現狀

1、建立了適合數字檔案室建設的檔案管理體制。省疾控中心為加強檔案工作的統一領導，保證檔案工作落實到位，成立了檔案工作領導小組，并根據工作變動適時調整領導小組成員，組長由單位分管辦公室工作領導擔任，成員由各所處室領導擔任，負責指導、檢查檔案工作，及時解決工作中出現的問題。把數字檔案室建設寫進《檔案管理規范》，并納入《CI管理手冊》中，保證了數字檔案室建設有法可依、有章可循。

2、加強數字檔案室的軟硬件平臺建設。本單位建立了OA辦公系統，實現無紙化辦公，并將世紀科怡檔案管理系統與OA辦公系統集成，在OA上建立檔案查詢系統，全院職工均可坐在辦公室高效、快捷的查詢利用檔案，實現檔案信息資源的最大共享。

3、加強數據庫建設。一是建立檔案目錄數據庫。建成1950年至2011年室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，實現檔案目錄的100%數字化。二是定期開展檔案數字化加工工作。為更好地服務于本單位各項工作，與湖北省檔案咨詢信息中心簽訂協議，定期開展檔案數字化加工工作。對掃描加工的原文及其他電子版原文均嚴格進行核實，并對掛接后的數據，分門類進行抽檢，抽檢合格率達到100%，逐步建立2001年至2011年文書檔案全文數據庫。三是加強電子文件的積累和歸檔。逐步建立電子文件歸檔制度，開始了電子文件的積累和歸檔，這都為數字檔案室建設提供了資源保障。

4、加大硬件投入。近幾年，省疾控中心加大檔案信息化的投入，配備檔案專用服務器及相應的存儲設備，檔案室也根據實際需要配備計算機、光盤刻錄機、掃描儀、防磁柜等檔案信息化設備。這為數字檔案室的建設提供硬件支持。

四、省疾控中心數字檔案室建設存在的問題

1、文檔一體化管理還需加強。必須依托OA辦公系統，完成“文檔一體化子系統”建設，根據數字檔案室設計要求做好電子文件封裝、檔案報送、利用查詢系統等功能，改造成為符合本單位實際、功能齊全、運行穩定、數據安全的檔案管理子系統。

2、電子文件的管理有待進一步提高。對于電子文件管理，要按照文檔一體化、全程管理等原則，統籌和優化文檔管理流程，加強對電子文件的前端控制，在信息系統需求分析和功能設計階段就充分考慮電子文件的積累和歸檔要求。

3、數字檔案和電子檔案的網上接收有待進一步規范。加強對加工、接收的數字檔案或電子檔案實行網上移交和接收，建立科學安全的保管存儲體系。

4、檔案數字化還需按照一定的規程和要求開展。為保障檔案信息安全，在進行數字化加工過程中按照目前我國已出臺檔案文獻數字化的一系列標準和技術規范，如《檔案文獻數字化工作導則》、《紙質檔案數字化技術規范》等。

5、人員素質有待進一步提高。當前檔案室存在人才缺乏的狀況，特別是既懂檔案管理、又能熟練掌握現代化技術的復合型人才，此外，對電子檔案的重要性認識不足，需要轉變長期以來以紙質檔案管理利用為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，實現思維方式的轉變和觀念的更新。

（作者單位：湖北省疾病預防控制中心）