淺談數(shù)字檔案室建設(shè)

焦建華 石星

湖北省疾病預(yù)防控制中心檔案信息化建設(shè)已經(jīng)開(kāi)展十幾年，檔案信息化建設(shè)取得不斷的發(fā)展，為檔案工作服務(wù)于疾控事業(yè)提供重要保障，并日益成為本單位檔案工作的重點(diǎn)工作之一。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，數(shù)字檔案室已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。

一、數(shù)字檔案室的基本定義

數(shù)字檔案室是指運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集、管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)，是以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案室。

對(duì)數(shù)字檔案室的理解，有不少人認(rèn)為數(shù)字檔案室就是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，這是一種理解的誤區(qū)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工只是數(shù)字檔案室建設(shè)的一部分。數(shù)字檔案室不僅僅是簡(jiǎn)單的建立一套檔案管理系統(tǒng)，也不是僅僅完成紙質(zhì)檔案的掃描即可，它是按照信息化環(huán)境下檔案工作的新要求和新特點(diǎn)，通過(guò)多個(gè)部門的協(xié)同、配合，從檔案管理體制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息化基礎(chǔ)設(shè)施、檔案數(shù)據(jù)資源采集、管理和開(kāi)發(fā)利用等方面全面變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套管理現(xiàn)代、服務(wù)便捷、流程一體的全新的檔案管理模式。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

1、數(shù)字檔案室建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然要求。數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快本單位數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案室的檔案信息化進(jìn)程，更好地為本單位各項(xiàng)工作發(fā)展服務(wù)，有著重要意義。

2、數(shù)字檔案室建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的必然要求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)是發(fā)展的趨勢(shì)。檔案工作承擔(dān)著維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的職責(zé)，它是政務(wù)工作的一種，因此將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，提供在線信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子化管理勢(shì)在必行。

3、檔案數(shù)字化已作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目列入省檔案工作規(guī)范。湖北省檔案局《關(guān)于印發(fā)〈湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)審辦法〉的通知》（鄂檔[2012]194號(hào)）中，對(duì)基層檔案室的檔案數(shù)字化作了具體要求：如創(chuàng)建檔案工作湖北省AAA級(jí)的單位必須實(shí)現(xiàn)“利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)提供高效、便捷的檔案查詢、遠(yuǎn)程利用”。因此檔案工作規(guī)范管理更上一層樓，就必須做好檔案數(shù)字化工作。

三、省疾控中心數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀

1、建立了適合數(shù)字檔案室建設(shè)的檔案管理體制。省疾控中心為加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案工作落實(shí)到位，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)工作變動(dòng)適時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，組長(zhǎng)由單位分管辦公室工作領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由各所處室領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查檔案工作，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。把數(shù)字檔案室建設(shè)寫進(jìn)《檔案管理規(guī)范》，并納入《CI管理手冊(cè)》中，保證了數(shù)字檔案室建設(shè)有法可依、有章可循。

2、加強(qiáng)數(shù)字檔案室的軟硬件平臺(tái)建設(shè)。本單位建立了OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，并將世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)集成，在OA上建立檔案查詢系統(tǒng)，全院職工均可坐在辦公室高效、快捷的查詢利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。

3、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。一是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。建成1950年至2011年室藏各類檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的100%數(shù)字化。二是定期開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作。為更好地服務(wù)于本單位各項(xiàng)工作，與湖北省檔案咨詢信息中心簽訂協(xié)議，定期開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作。對(duì)掃描加工的原文及其他電子版原文均嚴(yán)格進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)掛接后的數(shù)據(jù)，分門類進(jìn)行抽檢，抽檢合格率達(dá)到100%，逐步建立2001年至2011年文書檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。三是加強(qiáng)電子文件的積累和歸檔。逐步建立電子文件歸檔制度，開(kāi)始了電子文件的積累和歸檔，這都為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了資源保障。

4、加大硬件投入。近幾年，省疾控中心加大檔案信息化的投入，配備檔案專用服務(wù)器及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，檔案室也根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、防磁柜等檔案信息化設(shè)備。這為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供硬件支持。

四、省疾控中心數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題

1、文檔一體化管理還需加強(qiáng)。必須依托OA辦公系統(tǒng)，完成“文檔一體化子系統(tǒng)”建設(shè)，根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求做好電子文件封裝、檔案報(bào)送、利用查詢系統(tǒng)等功能，改造成為符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理子系統(tǒng)。

2、電子文件的管理有待進(jìn)一步提高。對(duì)于電子文件管理，要按照文檔一體化、全程管理等原則，統(tǒng)籌和優(yōu)化文檔管理流程，加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制，在信息系統(tǒng)需求分析和功能設(shè)計(jì)階段就充分考慮電子文件的積累和歸檔要求。

3、數(shù)字檔案和電子檔案的網(wǎng)上接收有待進(jìn)一步規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)加工、接收的數(shù)字檔案或電子檔案實(shí)行網(wǎng)上移交和接收，建立科學(xué)安全的保管存儲(chǔ)體系。

4、檔案數(shù)字化還需按照一定的規(guī)程和要求開(kāi)展。為保障檔案信息安全，在進(jìn)行數(shù)字化加工過(guò)程中按照目前我國(guó)已出臺(tái)檔案文獻(xiàn)數(shù)字化的一系列標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如《檔案文獻(xiàn)數(shù)字化工作導(dǎo)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。

5、人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。當(dāng)前檔案室存在人才缺乏的狀況，特別是既懂檔案管理、又能熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，此外，對(duì)電子檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，需要轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變和觀念的更新。

（作者單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）